Są jednak plusy pandemii.

Zmusiła ona ustawodawcę do wprowadzenia przepisów ułatwiających działalność spółką dzięki czemu od końca marca 2020 roku zgromadzenia wspólników, walne zgromadzenia akcjonariuszy oraz prace zarządów i rad nadzorczych mogą odbywać się bez konieczności fizycznego spotykania się.

Nowe przepisy

Powyższe zmiany wprowadza Rozporządzenia związane z Tarczą antykryzysową (Dz.U. poz. 374 ze zm.) a w szczególności art. 27 Ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19

Aktualizacji uległy dwie grupy zapisów:

1. art. 208 § 5 [1] – 5 [3] – dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
2. art. 371 § 3 [1] – 3 [3] – dla spółki akcyjnej.

Zmodyfikowana również inne powiązane artykuły k.s.h. dotyczące zdalnej formy obradowania organów spółek kapitałowych (art. 222, 234, 238, 3371, 388, 406)

Co wynika ze zmian kodeksowych?

Trudno oczekiwać aby przy szybko zmieniającej się technologii informatycznej ustawodawca określił precyzyjnie wymogi techniczne i funkcjonalne w zakresie zdalnych posiedzeń organów spółek.

Zapisy mają charakter ogólnych zaleceń, które trzeba spełnić organizując zdalne posiedzenie i głosowania online.

Ze zmian kodeksowych wynikają następujące wymogi i zasady:

zezwala się na

• udział członków organów spółek lub akcjonariuszy w zgromadzeniu przy wykorzystaniu bezpośredniej komunikacji elektronicznej o ile umowa spółki wprost nie zakazuje takiej formy zgromadzenia. Dopiero w sytuacji gdy umowa spółki zakazuje posiedzeń online konieczna jest jej zmiana;
• system musi zapewniać dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia;
• regulamin posiedzeń online obowiązkowy dla spółek akcyjnych, zalecany dla pozostałych spółek kapitałowych;
• prosty proces weryfikacji uczestnika ze w względu na wymóg braku ograniczeń i utrudnień dla wspólników;
• system głosowań online musi niezwłocznie przesyłać potwierdzenie otrzymania głosu;
• na żądanie akcjonariusza system musi mieć możliwość wygenerowania potwierdzenia, że głos oddany podczas głosowania online został prawidłowo zarejestrowany i policzony
• nie wynika to wprost z zapisów kodeksowych ale oczywisty jest wymóg aby system umożliwiaj głosowanie wszystkich uchwał, które mogą być poddane głosowaniu w spółkach kapitałowych. Np. głosowania jawne, tajne, z większością zwykłą, bezwzględną i kwalifikowaną, określenie kworum i włączeń od głosowania

Oddzielna kwestią pozostaje wybór konkretnego systemu (usługodawcy) umożliwiającego prowadzenie zdalnych posiedzeń o głosowań online.

Wbrew pozorna nie jest to trywialna decyzja, ponieważ niezadowoleni z rozstrzygnięci wspólnicy mogą zaskarżać do sądów niekorzystne dla nich uchwały wykorzystując jako pretekst brak wiarygodności lub spełnienia wymogów kodeksowych systemu użytego do głosowań online. W wypadku niekorzystnego dla spółki rozstrzygnięcia jej zarząd może spotkać się z zarzutem niestarannego prowadzenia spraw spółki.

Oczywiście to scenariusz bardzo negatywny i zapewne rzadko się zdarzający. Mimo to dobrze jest z uwagę wybrać system do głosowań online i zdalnych posiedzeń.

Jednym z bardzo interesujących rozwiązań w tym zakresie, które od roku funkcjonuje na polskim rynku jest system privote. Intensywne prace nad systemem były prowadzone ponad rok, przy współpracy z wiodącymi kancelariami prawnymi i przedstawicielami różnych branż a sam system oferuje bogatą funkcjonalność dostosowaną do wymogów organizacji posiedzeń zdalnych dla spółek kapitałowych.