Osoba, która pracuje w elastyczny sposób, ma swobodę organizacji dnia, co pozwala jej odpowiednio połączyć pracę z życiem osobistym. To wartość, którą współcześni pracownicy cenią szczególnie wysoko, nierzadko nawet bardziej niż wynagrodzenie. Choć większość pracowników docenia możliwość elastycznego planowania pracy i związane z tym korzyści, trend ten pojawił się dopiero, gdy na rynek pracy wkroczyło tzw. pokolenie Y (millenialsi). Od tego czasu kolejne generacje przyczyniają się do rozwoju tej tendencji.

Oczekiwania, style pracy i ambicje młodszych pracowników są wyraźnie inne niż w przypadku wcześniejszych pokoleń. Młodsze generacje śmiało korzystają z technologii i Internetu, dzięki czemu są przyzwyczajone do pracy zdalnej — przy użyciu laptopów, telefonów czy tabletów — i elastycznych harmonogramów. Te nowe modele pracy wymagają odpowiedniego wsparcia ze strony technologii, które zapewniają elastyczność reguł i umożliwiają korzystanie z urządzeń prywatnych do celów służbowych (BYOD). To dla partnerów handlowych olbrzymia szansa. W praktyce okazuje się jednak, że pracownicy, którzy dopiero rozpoczynają karierę zawodową, lubią przychodzić do pracy, gdzie mają okazję uczyć się od kolegów i budować z nimi relacje.

Zalety elastycznych form pracy uwidaczniają się na przykład wtedy, gdy przedsiębiorstwa mogą zapewnić elastyczność pozwalającą rodzicom wrócić do pracy po urlopie rodzicielskim. Ceniona jest już choćby możliwość pracy zdalnej, gdy trzeba naprawić pralkę lub gdy zawiedzie transport. 

Zamiast dużej sali konferencyjnej niewielki gabinet

Małe gabinety wyposażone w system komunikacji umożliwiają elastyczną pracę, ponieważ pozwalają pracownikom organizować spontaniczne spotkania tak szybko, jak to konieczne, bez konieczności rezerwowania pełnowymiarowej sali konferencyjnej w ustalonym na sztywno terminie. To bardzo ważne, ponieważ elastyczna praca nie oznacza już tylko pracy z domu — może to być poruszanie się po całym biurze lub po współużytkowanej przestrzeni roboczej, bez ograniczeń typowych dla technologii stacjonarnej. Oczywiście istnienie takich gabinetów nie powinno zastępować wszystkich innych sal konferencyjnych. Są one naturalną odpowiedzią na potrzebę, która nie została jeszcze zaspokojona: potrzebę współpracy w naturalnej formie, wspierającej kreatywność niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa. 

Pracownicy chcą być w stanie spotykać się i współpracować w naturalny sposób w dowolnej chwili, w której pojawi się taka konieczność lub inspiracja. Kluczem do sukcesu jest zadbanie o to, aby środowiska pracy mniej przypominały biura, a bardziej miejsca do pracy. Wyposażenie potrzebne w niewielkich salach konferencyjnych jest mniejsze i bardziej elastyczne. Duże instalacje, takie jak kompleksowe systemy wideokonferencyjne, w dalszym ciągu są potrzebne, służą jednak do całkiem innych celów biznesowych. Większe przedsiębiorstwa często instalują oba typy rozwiązań, ponieważ duże instalacje i małe sale konferencyjne nie wykluczają się nawzajem.

BYOD poprawia elastyczność

Dla osób, które chcą być w stanie pracować w podróży, poza biurem lub domem, nieodzowne są rozwiązania mobilne, takie jak aplikacje i zestawy słuchawkowe. Tak docieramy do kolejnego kluczowego aspektu technologii ułatwiających współpracę: umożliwienia korzystania z urządzeń prywatnych do celów służbowych (ang. Bring Your Own Device, BYOD). 

Obecnie ludzie często dołączają do spotkania w drodze do pracy - zwykle przy użyciu własnego telefonu komórkowego i słuchawek. Sytuacja, w której musieliby się rozłączyć tylko dlatego, że dotarli do budynku swojej firmy, jest zdecydowanie niepożądana. Na szczęście najlepsze w swojej klasie technologie komunikacji zintegrowanej umożliwiają każdemu pracownikowi wejście do biura i bezproblemowe kontynuowanie spotkania przy użyciu dowolnego urządzenia, bez żadnych przerw — wystarczy przesunąć palcem po ekranie, aby przenieść współpracę lub treść prosto do systemu w dużej lub małej sali konferencyjnej.  

Kluczowym aspektem, o którym nie wolno zapominać, jest fakt, że cała technologia ułatwiająca współpracę powinna obsługiwać szeroką gamę popularnego oprogramowania używanego obecnie w przedsiębiorstwach, od rozwiązania Skype dla firm po platformę Zoom, bez trudu integrując się z dotychczasową infrastrukturą.

Autor: Paul Dunne, Plantronics