To zarządzający wybierają narzędzia informatyczne

MIS SA 11-07-2011, 13:32

Niewiele jest przedsiębiorstw, które mogą dzisiaj sprawnie funkcjonować bez systemów informatycznych. Kto powinien decydować o wyborze narzędzi informatycznych? Czy tak kluczową dla przyszłości firmy decyzję powinien podejmować szef IT czy też kadra zarządzająca?

Czas zwiększonych wydatków zbliża się nieubłaganie.

>> Sprawdź konto z kartą otwartą na dzisiaj <<

0 zł za prowadzenie rachunku, użytkowanie karty debetowej i wypłaty gotówki!


Któryż właściciel firmy nie chciałby ograniczyć żmudnej, ale koniecznej pracy wkładanej w wystawianie faktur sprzedażowych, rejestrację kontaktów z klientami czy też przygotowywanie wysyłek ofertowych. Zatwierdzanie wniosków zakupowych, rejestracja faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych czy rozliczanie się z Urzędem Skarbowym to także pracochłonne procesy, na które każda firma musi znaleźć czas. Rozwiązaniem jest wykorzystanie profesjonalnych narzędzi informatycznych.

Najpierw analiza firmy

Sonda
Kto powinien decydować o wyborze narzędzi informatycznych w firmie?
  • Kadra zarządzająca
  • Informatycy
  • Inne osoby (napisz w komentarzach jakie)
wyniki  komentarze

Zanim firma wybierze potrzebne jej systemy informatyczne powinna dokładnie przeanalizować podstawowe obszary swojej działalności i związane z nimi procesy. Im więcej czasu poświęcimy na dogłębne poznanie procesów biznesowych w firmie, tym łatwiejszy będzie wybór wszystkich aspektów działalności, które można zautomatyzować. Taką znajomość funkcjonowania przedsiębiorstwa zwykle mają szefowie działów merytorycznych i kadra kierownicza, a nie informatycy – uważa Bożena Skibicka, założycielka MIS SA i prezes Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą. Zrozumienie i opisanie procesów zachodzących w firmie to pierwszy krok na drodze do informatyzacji. Dlaczego jest ona taka ważna? Skuteczne zarządzanie polega dzisiaj na bacznej obserwacji otoczenia firmy, a nie samego przedsiębiorstwa. Nowoczesny menadżer ma na to czas tylko wtedy, gdy wewnętrzne procesy w jego firmie są zestandaryzowane i zautomatyzowane oraz wspierane profesjonalnymi narzędziami informatycznymi – dodaje Bożena Skibicka.

Które procesy automatyzować

Procesy, które warto wesprzeć profesjonalnymi narzędziami IT, to obszary związane z prowadzeniem samego przedsiębiorstwa i jego pracownikami. Jest to m.in. prowadzenie rejestru i aktualizowanie dokumentów formalnych firmy, zatrudnianie i zwalnianie pracowników, prowadzenie kadr czy rozliczeń z ZUS-em. Aby dobrze wywiązywać się z tych wszystkich obowiązkowych czynności, ale również aby efektywnie działać bez ponoszenia zbędnych kosztów, wszystkie podstawowe procesy powinny być zaprojektowane, opisane i zautomatyzowane.

Można zlecić innej firmie

Przedsiębiorcy mogą także powierzyć zarządzanie wybranymi obszarami wyspecjalizowanym firmom. Oferują one usługi w zakresie prowadzenie ksiąg i rozliczeń z Urzędem Skarbowym, naliczania płac czy rozliczenia z ZUS-em. Ale w przypadku pozostałych procesów, których nie da się zlecić, potrzebne są profesjonalne narzędzia informatyczne. Pozwoli to przedsiębiorcom zająć się tym, co najistotniejsze, czyli zadbaniem o rozwój biznesu, udoskonalaniem produktów i usług czy też szukaniem nowych możliwości działania na rynku.

Jak wybrać najlepszą aplikację w dużej firmie

Mylą się biznesmeni, którzy chcą, aby oprogramowanie wybierał informatyk, ponieważ dobrze się zna na rynku dostępnych aplikacji – uważa Bożena Skibicka. Informatyzacją firmy powinni zajmować się wspólnie kadra zarządzająca wraz z projektantami systemów, którzy dostosują aplikacje informatyczne do potrzeb i procesów biznesowych danej firmy. To przecież firma będzie na co dzień korzystać z wybranych narzędzi automatyzujących procesy i to ona za nie zapłaci, a więc wybór odpowiedniego systemu jest kluczowy – wyjaśnia przedstawicielka MIS SA.

Przed zakupem dobrze jest przygotować listę wszystkich potrzebnych firmie funkcjonalności oraz pytań o możliwości samej aplikacji. Warto zapytać potencjalnych dostawców, jak długo wybrana technologia jest na rynku i czy jest wspierana przez znaczącego producenta. Nie zaszkodzi poprosić o listę dostępnych zestawień i raportów omawiających daną technologię. Warto sprawdzić, jakie funkcjonalności ma dany system i czy wybrane aplikacje podpowiadają sposób działania, czy trzeba je samemu przygotować do pracy?

Małe przedsiębiorstwa wybierają standardy

Ponieważ w większości małych firm procesy biznesowe są takie same, ich potrzeby informatyczne także są podobne. Oznacza to również, że standardowe wymagania technologiczne zostały już szczegółowo zidentyfikowane i opisane, a na rynku jest wiele aplikacji i narzędzi, które firma może wykorzystać. Małym przedsiębiorstwom polecam wybór standardowych aplikacji, które mogą one przetestować i sprawdzić, jak ich zastosowanie przekłada się na oszczędności, wzrost efektywności oraz lepsze zarządzanie firmą – sugeruje Bożena Skibicka. – Od niedawna właściciele małych firm mogą wybrać zakup aplikacji w chmurze (model SaaS), czyli za pomocą internetu korzystać z oprogramowania jako specjalistycznej usługi. Dzięki temu firma nie musi zatrudniać informatyków zarządzających aplikacją i infrastrukturą, korzysta z najlepszych systemów oraz płaci w abonamencie tylko za te usługi, które są jej rzeczywiście potrzebne. Wraz z rozwojem firmy można rozszerzyć zakres usług informatycznych z chmury – dodaje.

Pytania o ukryte koszty

Nie bez znaczenia jest całkowity koszt wdrożenia rozwiązania informatycznego. Ile trzeba będzie zapłacić za korzystanie ze wszystkich potrzebnych firmie funkcjonalności? Do tego dochodzą oczywiście koszty utrzymania systemu w ciągu pierwszego roku i następnych trzech lat oraz ewentualne zwiększenie liczby użytkowników aplikacji, gdy firma się rozwinie. Pytania o serwis, jego koszt i dostępność to pytania podstawowe, bez których trudno mówić o podjęciu świadomej decyzji o kupnie aplikacji. Na koniec warto jeszcze się upewnić, czy dostawca oferuje rozwiązania dostępne przez internet w postaci usługi – wtedy przedsiębiorca nie musi budować u siebie potrzebnej infrastruktury sprzętowej, kupować licencji, płacić za utrzymanie informatyka i administratora systemu – wystarczy, że podejmie decyzję i opaci miesięczny abonament za użytkowanie aplikacji.

W razie wątpliwości zawsze można skorzystać ze szkoleń organizowanych przez PARP, Ministerstwo Gospodarki czy Izby Gospodarcze. Zwykle szkolenia te są bezpłatne i uczą technik zarządzania oraz pozyskiwania dotacji na usprawnienie zarządzania, w tym na wdrożenia narzędzi informatycznych.

>> Czytaj także: Jak chronić firmę przed wyciekiem danych?



Sprawdź, który bank może zaproponować Ci najtańsze kredyty gotówkowe, najlepsze kredyty hipoteczne, kredyty dla firm, bezpłatne konta osobiste, konta firmowe czy najlepiej oprocentowane lokaty >>
Przepisy na coś słodkiego z kremem Nutella
To warto przeczytać








  
znajdź w serwisie

RSS  
RSS  

RSS - Wywiad
Wywiad  
RSS - Interwencje
RSS - Porady
Porady  
RSS - Listy
Listy  
Jak czytać DI?
RSS
Copyright © 1998-2021 by Dziennik Internautów Sp. z o.o. (GRUPA INFOR PL) Wszelkie prawa zastrzeżone.