Któryż właściciel firmy nie chciałby ograniczyć żmudnej, ale koniecznej pracy wkładanej w wystawianie faktur sprzedażowych, rejestrację kontaktów z klientami czy też przygotowywanie wysyłek ofertowych. Zatwierdzanie wniosków zakupowych, rejestracja faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych czy rozliczanie się z Urzędem Skarbowym to także pracochłonne procesy, na które każda firma musi znaleźć czas. Rozwiązaniem jest wykorzystanie profesjonalnych narzędzi informatycznych.

Najpierw analiza firmy

Zanim firma wybierze potrzebne jej systemy informatyczne powinna dokładnie przeanalizować podstawowe obszary swojej działalności i związane z nimi procesy. Im więcej czasu poświęcimy na dogłębne poznanie procesów biznesowych w firmie, tym łatwiejszy będzie wybór wszystkich aspektów działalności, które można zautomatyzować. Taką znajomość funkcjonowania przedsiębiorstwa zwykle mają szefowie działów merytorycznych i kadra kierownicza, a nie informatycy – uważa Bożena Skibicka, założycielka MIS SA i prezes Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą. Zrozumienie i opisanie procesów zachodzących w firmie to pierwszy krok na drodze do informatyzacji. Dlaczego jest ona taka ważna? Skuteczne zarządzanie polega dzisiaj na bacznej obserwacji otoczenia firmy, a nie samego przedsiębiorstwa. Nowoczesny menadżer ma na to czas tylko wtedy, gdy wewnętrzne procesy w jego firmie są zestandaryzowane i zautomatyzowane oraz wspierane profesjonalnymi narzędziami informatycznymi – dodaje Bożena Skibicka.

Które procesy automatyzować

Procesy, które warto wesprzeć profesjonalnymi narzędziami IT, to obszary związane z prowadzeniem samego przedsiębiorstwa i jego pracownikami. Jest to m.in. prowadzenie rejestru i aktualizowanie dokumentów formalnych firmy, zatrudnianie i zwalnianie pracowników, prowadzenie kadr czy rozliczeń z ZUS-em. Aby dobrze wywiązywać się z tych wszystkich obowiązkowych czynności, ale również aby efektywnie działać bez ponoszenia zbędnych kosztów, wszystkie podstawowe procesy powinny być zaprojektowane, opisane i zautomatyzowane.

Można zlecić innej firmie

Przedsiębiorcy mogą także powierzyć zarządzanie wybranymi obszarami wyspecjalizowanym firmom. Oferują one usługi w zakresie prowadzenie ksiąg i rozliczeń z Urzędem Skarbowym, naliczania płac czy rozliczenia z ZUS-em. Ale w przypadku pozostałych procesów, których nie da się zlecić, potrzebne są profesjonalne narzędzia informatyczne. Pozwoli to przedsiębiorcom zająć się tym, co najistotniejsze, czyli zadbaniem o rozwój biznesu, udoskonalaniem produktów i usług czy też szukaniem nowych możliwości działania na rynku.

Jak wybrać najlepszą aplikację w dużej firmie

– Mylą się biznesmeni, którzy chcą, aby oprogramowanie wybierał informatyk, ponieważ dobrze się zna na rynku dostępnych aplikacji – uważa Bożena Skibicka. Informatyzacją firmy powinni zajmować się wspólnie kadra zarządzająca wraz z projektantami systemów, którzy dostosują aplikacje informatyczne do potrzeb i procesów biznesowych danej firmy. To przecież firma będzie na co dzień korzystać z wybranych narzędzi automatyzujących procesy i to ona za nie zapłaci, a więc wybór odpowiedniego systemu jest kluczowy – wyjaśnia przedstawicielka MIS SA.

Przed zakupem dobrze jest przygotować listę wszystkich potrzebnych firmie funkcjonalności oraz pytań o możliwości samej aplikacji. Warto zapytać potencjalnych dostawców, jak długo wybrana technologia jest na rynku i czy jest wspierana przez znaczącego producenta. Nie zaszkodzi poprosić o listę dostępnych zestawień i raportów omawiających daną technologię. Warto sprawdzić, jakie funkcjonalności ma dany system i czy wybrane aplikacje podpowiadają sposób działania, czy trzeba je samemu przygotować do pracy?

Małe przedsiębiorstwa wybierają standardy

Ponieważ w większości małych firm procesy biznesowe są takie same, ich potrzeby informatyczne także są podobne. Oznacza to również, że standardowe wymagania technologiczne zostały już szczegółowo zidentyfikowane i opisane, a na rynku jest wiele aplikacji i narzędzi, które firma może wykorzystać. Małym przedsiębiorstwom polecam wybór standardowych aplikacji, które mogą one przetestować i sprawdzić, jak ich zastosowanie przekłada się na oszczędności, wzrost efektywności oraz lepsze zarządzanie firmą – sugeruje Bożena Skibicka. – Od niedawna właściciele małych firm mogą wybrać zakup aplikacji w chmurze (model SaaS), czyli za pomocą internetu korzystać z oprogramowania jako specjalistycznej usługi. Dzięki temu firma nie musi zatrudniać informatyków zarządzających aplikacją i infrastrukturą, korzysta z najlepszych systemów oraz płaci w abonamencie tylko za te usługi, które są jej rzeczywiście potrzebne. Wraz z rozwojem firmy można rozszerzyć zakres usług informatycznych z chmury – dodaje.

Pytania o ukryte koszty

Nie bez znaczenia jest całkowity koszt wdrożenia rozwiązania informatycznego. Ile trzeba będzie zapłacić za korzystanie ze wszystkich potrzebnych firmie funkcjonalności? Do tego dochodzą oczywiście koszty utrzymania systemu w ciągu pierwszego roku i następnych trzech lat oraz ewentualne zwiększenie liczby użytkowników aplikacji, gdy firma się rozwinie. Pytania o serwis, jego koszt i dostępność to pytania podstawowe, bez których trudno mówić o podjęciu świadomej decyzji o kupnie aplikacji. Na koniec warto jeszcze się upewnić, czy dostawca oferuje rozwiązania dostępne przez internet w postaci usługi – wtedy przedsiębiorca nie musi budować u siebie potrzebnej infrastruktury sprzętowej, kupować licencji, płacić za utrzymanie informatyka i administratora systemu – wystarczy, że podejmie decyzję i opaci miesięczny abonament za użytkowanie aplikacji.

W razie wątpliwości zawsze można skorzystać ze szkoleń organizowanych przez PARP, Ministerstwo Gospodarki czy Izby Gospodarcze. Zwykle szkolenia te są bezpłatne i uczą technik zarządzania oraz pozyskiwania dotacji na usprawnienie zarządzania, w tym na wdrożenia narzędzi informatycznych.

>> Czytaj także: Jak chronić firmę przed wyciekiem danych?