Utrzymuj stały kontakt

Pozostawanie w regularnym kontakcie zdecydowanie ułatwi stosunki, kiedy zajdzie potrzeba omówienia poważnej kwestii czy wyjaśnienia jakiegoś problemu. Czasu przeważnie brakuje, niż jest go nadmiar, ale pamiętaj o wykorzystywaniu wszystkich możliwych środków komunikacji do podtrzymywania kontaktu. I nie chodzi wcale codzienne smalltalki. Może to być na przykład polecenie na LinkedInie ciekawego artykułu, przesłanie mejlowo najnowszych badań z branży czy pochwalenie się przez Facebooka ukończeniem nowej realizacji firmy. Dobre wrażenie zrobią także przesłanie kartki świątecznej, podarowanie drobnego upominku urodzinowego czy życzenie spokojnego urlopu.

Wychodź z inicjatywą

Według 1st Financial Training Services 96% niezadowolonych klientów nie narzeka i nie składa skarg, jednak 91% z nich już nigdy nie decyduje się na skorzystanie z danej usługi. Nie czekaj zatem, aż ktoś powie, że coś jest nie tak. Pokazuj zaangażowanie, wychodź z inicjatywą, proponuj nowe rozwiązania i pomysły, troszcz się o satysfakcję. Klient czy partner będzie dzięki temu miał poczucie, że obu stronom równie mocno zależy na osiągnięciu danego celu czy powodzeniu projektu. Zdaniem Ruby Newell-Legner, aby zadośćuczynić jednemu złemu wrażeniu, potrzeba aż dwunastu wrażeń pozytywnych. Nie ma zatem na co czekać!

Dbaj o formalności

Nikt nie lubi formalności. Często generuj one wiele problemów i potrafią rzucić cień nawet na efektywną i sprawną współpracę. Porządek w dokumentacji, dokładnie opracowywane umowy, przygotowywane z pomocą prawnika naprawdę potrafią zaoszczędzić wielu trudności. Skrupulatne załatwienie tych spraw pozostawi dobre wrażenie i pozwoli zapamiętać współpracę jako szybką i bezkonfliktową. Co więcej, dobrze sporządzona umowa pozwala klarownie określić oczekiwania wszystkich podmiotów, a także gwarantuje obustronną jasność i pozwala uniknąć nieporozumień.

Spotykaj się z ludźmi

Ostatecznie pracujemy z ludźmi, a relacje nawiązywane mejlowo lub telekonferencyjnie nie zastąpią tych toczących się w rzeczywistości. Spotkania na żywo budują przywiązanie nie tylko do marki, ale i do konkretnej osoby. Poza tym poświęcony czas, którego potrzeba znacznie więcej na bezpośrednie spotkanie, jest również dowodem dużego zaangażowania w dany projekt, problem czy potrzebę klienta. Nie spotykaj się tylko w salach konferencyjnych. Zaproszenie na kolację do restauracji pozwoli zbudować swobodniejszą i życzliwszą relację.

Wyświadczaj przysługi

Reguła wzajemność jest niezmiernie silnym mechanizmem, co potwierdziły liczne badania, w tym bodaj najsłynniejsze przeprowadzone przez Dennisa Regana. Wyświadczenie przysługi – nawet takiej, o którą nie zostaliśmy poproszeni – znacząco zwiększa szansę na otrzymanie tego, o co poprosimy przy kolejnej okazji. W biznesie możesz wykorzystać regułę wzajemności na wiele sposobów. Możesz na przykład polecić swojego partnera nowemu klientowi. Polecenia i rekomendacje to jedne z najskuteczniejszych metod pozyskiwania stałych kontaktów, zatem partner na pewno to doceni i będzie się czuł zobowiązany odwdzięczyć się w przyszłości.

Zdobywaj zaufanie

Zaufanie jest kluczowym czynnikiem udanej współpracy i dobrych relacji. Zdobyć je nie jest łatwo (według Diagnozy społecznej 9 na 10 Polaków nie ufa innym), za to stracić – wręcz przeciwnie. Uczciwość działań powinna być fundamentem każdego przedsiębiorstwa, które chce, aby te fundamenty były solidne. Relacje, które opierają się na zaufaniu, będą nie tylko długofalowe, ale również przełożą się na bezkonfliktową, przyjemną współpracę nad kolejnymi projektami, ponieważ obie strony będą miały pewność co do rzetelności swoich partnerów i nie będą spowalniać prac zbędnymi pytaniami, kontrolowaniem czy prośbami o udzielenie wyjaśnień.

Nie odpuszczaj po zakończeniu transakcji

Nie urywaj kontaktu od razu po finalizacji zlecenia. Dzięki temu pokażesz, że po pierwsze – realnie interesujesz się danym projektem, jego dalekosiężnymi efektami, po drugie – możesz przygotować grunt pod rozmowy o współpracy w przyszłym roku czy kolejnej okazji. W ten sposób dasz również dowód tego, że twoja firma dokłada wszelkich starań, by satysfakcja z jej działań była jak największa. Wszystkie te elementy pozwalają naszym partnerom nas zapamiętać, zbudować obustronne zaufanie, a co za tym idzie – tworzyć trwałe relacje biznesowe.

Wiedz, kiedy się rozstać

Trwałość i owocność niektórych relacji wcale nie musi oznaczać ciągłej bliskiej współpracy. Nie dogadaliście się z jednym z dyrektorów i postanowił założyć własny biznes lub odejść do konkurencyjnej firmy? Nie palcie za sobą mostów. Każda relacja jest cenna. Być może w tym przypadku więcej zyskacie kontaktując się od czasu do czasu w ważnych sprawach, niż pracując ze sobą na co dzień.

Pomyśl, co możesz ulepszyć

Konkurencja nie śpi, dlatego zawsze musisz myśleć o tym, jak ulepszać swoje usługi, zaspokajać kolejne potrzeby klientów lub jeszcze lepiej zaspokajać te bieżące. Rozmawiaj z klientem i pytaj go o to, jak zmieniają się jego oczekiwania i wymagania. Dzięki temu nie tylko pokażesz, że zależy ci na jego satysfakcji i umocnisz z nim więź, ale także podniesiesz poziom usług świadczonych przez twoją firmę.

Szyj na rozmiar

To nie nowość, ale zawsze warto to powtórzyć – każdy klient, partner czy kontrahent ma indywidualne potrzeby i powinien być indywidualnie traktowany. Tylko w przypadku unikalnego podejścia można w ogóle mówić o prawdziwej relacji, a nie o schematycznym kontakcie. Dopasowanie usługi do specyficznej potrzeby danego klienta sprawi, że zyskasz jego zaufanie i wizerunek firmy, na którą można liczyć, a z takimi właśnie partnerami każdy chce współpracować.

Autor: Alain Kaj, Prezes Inventage