Zarządzanie nieobecnościami w teorii wydaje się prostym zadaniem. W praktyce jednak, dla firm z nawet niezbyt rozbudowanym zespołem pracowniczym to proces, która składa się z wielu aspektów i angażuje cały zespół ludzi. Skalę tego z pozoru mało ważnego zadania pokazuje prosty przykład. W przedsiębiorstwie, w którym zatrudnionych jest ok. 100 pracowników, wystawianych jest kilkaset wniosków urlopowych w sakli roku. Dla każdego wolnego dnia, przeprowadzane jest każdorazowo zawiłe postępowanie.

Proces składa się z kilku etapów, w których biorą udział kolejni pracownicy – wnioskujący, przełożony, niekiedy i osoba zastępująca, a wszystko to cały czas nadzoruje dział kadr. Nie należy zapominać o szeregu czynności, koniecznych do wykonania, są to: zweryfikowanie terminu oraz liczby pozostałych dni urlopowych, zaakceptowanie wniosku przez przełożonych na wszystkich szczeblach, na ręcznym wypisywaniu wniosków urlopowych kończąc. Do tego zdarza się, że współpracownicy nie przekazują załodze informacji o swojej nieobecności. Co za tym idzie, nie ma możliwości efektywnego rozplanowania przyszłych zadań. Jednak poprzez wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań proces ten może przebiegać znacznie sprawniej i przede wszystkim krócej.

E-wniosek urlopowy

Aplikacja „Urlopy” wchodząca w skład pakietu LOGITO jest docenionym przez szerokie grono przedsiębiorców usprawnieniem w zakresie planowania oraz kontroli nieobecności pracowników, jak i wskazywania zastępstw. Jej zastosowanie pozwala każdemu pracownikowi na elektroniczne składanie wniosków. Tym samym ma on bieżący dostęp do informacji dotyczącej pozostałego do wykorzystania urlopu, bieżących we wnioskowanym okresie zadaniach oraz o zaplanowanych urlopach innych pracowników.

Wniosek do akceptacji zostaje przekazany do przełożonego poprzez zaledwie kilka kliknięć. Platforma umożliwia zdefiniowanie i modyfikację ścieżki akceptacji wniosku, co wynika z indywidualnej polityki firmy. Ponadto możliwa jest szybka i prosta modyfikacja formularza, m.in. poprzez zamieszczenie dodatkowych pól. Wszystkie te elementy razem tworzą nieskomplikowaną procedurę składania wniosku urlopowego.

Informacja dotycząca statusu wniosku (zaakceptowany lub odrzucony) wyświetlana jest w systemie, a dodatkowo trafia bezpośrednio na skrzynkę mailową pracownika. Takie rozwiązanie pozwala na natychmiastowe i dwutorowe przekazanie ważnych dla niego danych. W konsekwencji nie musi on brać czynnego udziału i aktywnie uczestniczyć w procesie akceptacji, który sprowadza się do kontaktu z przełożonym, działem kadr, czy innymi jednostkami opiniującymi, jeśli takowe występują. Dodatkowo zakładka „Moje urlopy” zawiera dane dotyczące statusu wypełnionego wniosku oraz informacje dodatkowe, takie jak historia nieobecności od początku zatrudnienia w firmie, jak i w obszarze wybranego okresu czasu.

Zarządzanie urlopami i kontrola

Osoba wydająca zgodę na urlopy również ma możliwość zarządzania nimi. Zawiadomienie o nowym wniosku jest przesyłane na skrzynkę e-mailową i automatycznie pojawia się w systemie, w zakładce „Urlopy do akceptacji”. W tym miejscu taki pracownik dysponuje dostępami do wszystkich wniosków, wraz z kluczowymi danymi, które są potrzebne do zarządzania urlopami, czy na etapie podejmowania decyzji. Tymi informacjami są imię i nazwisko pracownika , który złożył wniosek o urlop, zakres trwania urlopu, charakter urlopu (wypoczynkowy, bezpłatny itp.) oraz jego status.

Co więcej, panel ten może być rozbudowany o kolejne pola, według własnych potrzeb np. o wskazanie przez starającego się o urlop pracownika osoby na zastępstwo. Dodatkowo system daje możliwość odrzucenia wniosku, który przeszedł akceptację lub wystawienia wstępnej akceptacji.

Ponadto możliwe jest szybkie wygenerowanie listy z wnioskami lub terminarzem, według określonego przedziału czasowego. To szczególnie przydatna funkcja w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba określenia wszystkich wniosków oraz zaakceptowanych urlopów w danym przedziale czasowym. Dzięki temu rozplanowanie zadań pracowników jest znacznie łatwiejsze.

Terminarz urlopów

Na codziennie funkcjonowanie firmy wpływają dane odnoszące się do nieobecności współpracowników, szczególnie jeśli zajmują oni wysokie stanowiska. W powszechnie znanym systemie urlopowym o tym, że współpracownik poszedł na urlop, załoga dowiaduje się zazwyczaj próbując się z nim skontaktować. Poprzez aplikację „Urlopy” możliwe jest współdzielenie terminarza urlopów ze wszystkimi pracownikami. Dodatkowo możliwe jest stałe monitorowanie wszystkich obecnie trwających nieobecności oraz tych, zaplanowanych na przyszłość. Kalendarz prezentuje nieobecności w całej firmie, z kategoryzacją według działów. Ponadto wdrożone zostały opcje umożliwiające ich przeglądanie, według wybranego kryterium - miesiąc lub status wniosku: przekazany do zaakceptowania, wstępnie zaakceptowany, anulowany lub usunięty.

Tak nowoczesne rozwiązania przynoszą korzyści dla każdej ze stron. Dla osoby opiniującej tak klarowny widok wszystkich nieobecności jest ułatwieniem w podejmowaniu decyzji dotyczących zaakceptowania lub odrzucenia złożonego wniosku. Tym samym całkowicie wykluczone zostało powielanie się terminów urlopowych pracowników w tym samym czasie, w zakresie działu. Tak samo tryb pracy „szeregowych” pracowników uległ poprawie, bowiem mogą oni planować pracę ze współpracownikami uwzględniając terminy urlopów. Ponadto istnieje możliwość dostosowania terminu wnioskowanego urlopu do zaplanowanych z wyprzedzeniem nieobecności w konkretnym dziale.

W razie konieczności możliwa jest integracja z innymi, zewnętrznymi systemami kadrowo-płacowymi. Po jej wykonaniu terminarz wyświetla również te nieobecności, wynikające z innych przyczyn.

Oszczędności dla firmy

Powszechnie praktykowana procedura zgłaszania wniosków urlopowych jest z reguły długo trwającym procesem, a w jego udział zaangażowany jest szerokie grono pracowników. Wiadomym jest, że każdej firmie przyjęcie wniosku urlopowego będzie w praktyce wyglądać inaczej – wszystko jest uzależnione od polityki firmy. Mimo wszystko nawet przy przemyślanej i sprawdzonej organizacji, cała procedura zajmuje dużo czasu.

Warty zaznaczenia jest fakt, że pracownicy z reguły nie kontrolują na bieżąco dni urlopowych, które pozostały im do wykorzystania. Dlatego planując urlop proszą dział kadr o taką informację. W niewielkich firmach takich zapytań nie jest dużo, natomiast duże przedsiębiorstwa muszą zmagać się z prawdziwą falą zapytań. W konsekwencji pracownicy działu kadr są co chwila wybijani ze swojego rytmu pracy, a zarazem nie poświęcają czasu na swoje standardowe obowiązki. Wdrożenie aplikacji „Urlopy”, niweluje takie sytuacje praktycznie całkowicie.

Możliwe do wykorzystania dni urlopowe pokazywane są w panelu każdego pracownika. Samo zgłoszenie wniosku do akceptacji odbywa się poprzez kilka kliknięć. Jest to rozwiązanie wygodne również dla osoby akceptującej. Nie musi ona pilnować statystyk, aby orientować się statystykach odnośnie urlopów swoich pracowników. Zrezygnowanie z papierowych wniosków daje również możliwość zmniejszenia ponoszonych przez firmę kosztów wewnętrznych. Oprócz tego jest to rozwiązanie ekologiczne, które redukuje wykorzystanie papieru. Zautomatyzowanie procesu planowania i zarządzania terminarzem nieobecności daje pozytywne odzwierciedlenie w postaci oszczędności czasu oraz wyeliminowania niepotrzebnych funduszy przedsiębiorstwa.

Procedury formalne

Szybki i niewymagający angażowania dużej liczby pracowników proces wnioskowania urlopowego, to z pewnością atrakcyjna wizja. Często powstają jednak wątpliwości, czy zastosowanie tego rodzaju systemu jest zgodne w świetle prawa kodeksu pracy. Okazuje się, że jak najbardziej tak - nie obowiązuje żaden wymóg prawny, który nakazywałby, aby wnioski urlopowe były składane wyłącznie w postaci dokumentów papierowych. Według art. 163 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) udzielanie urlopów musi mieć miejsce w pełnym porozumieniu z pracownikiem lub według planu urlopów. Jedynym warunkiem, jaki musi być spełniony jest przez pracownika złożenie wniosku z podaniem daty.

Przepisy jednak wykazują jaką formę musi mieć złożony wniosek. Uszczegółowienie tej kwestii w zakresie indywidualnych ustaleń firmy. Konieczne do odkreślenia jest jednak to, że w ramach prowadzenia elektronicznej ewidencji istnieje obowiązek odnotowania czasu pracy wszystkich pracowników, z uwzględnieniem bezpieczeństwa danych.

Ponadto z początkiem 2019 roku obowiązują nowe przepisy w Kodeksie Pracy. Zgodnie z nimi pracodawca ma możliwość prowadzenia akt pracowniczych w pełni w formie elektronicznej, z wykorzystaniem systemu. Cyfrowe archiwizowanie dokumentów pracowników to rozwiązanie, które usprawnia w dużym stopniu pracę działów HR. W szczególności da się to w większych przedsiębiorstwach, gdzie funkcjonuje kilka oddziałów. System, który dopiero wchodzi na rynek „e-Teczki pracownicze” jest udogodnieniem zarówno dla pracodawców, ale i dla samych pracowników.

Korzyści z systemu

Zgłaszanie urlopów i zarządzanie nimi odbywa się w każdej firmie. Powszechnie stosowane metody składania wniosków nie dają zapewnienia, że proces ten odbędzie się sprawnie i szybko. Niestety podejście do kwestii urlopów jest często umniejszane przez samych pracodawców. Tymczasem wszystkie kwestie, które powodują jakiekolwiek trudności, są do rozwiązania poprzez prosty w obsłudze system. W konsekwencji zyskiem jest oszczędność czasu i zasobów, jak i usprawnienie całej gamy działań oraz skrócenie czasu ich realizacji do minimum. Ostatecznie pracownicy poświęcają swój czas i skupiają się na rzeczach istotnych, przy zachowaniu porządku informacyjnego oraz w dokumentacji.