System obiegu dokumentów i jego najważniejsze zadania

System obiegu dokumentów, nazywany także systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System) to nowoczesne oprogramowanie dla firm stworzone w celu ułatwienia i właściwego organizowania elektronicznego obiegu dokumentów. Narzędzie to pozwala w łatwy, intuicyjny oraz zgodny z najnowszymi trendami technologicznymi zarządzać całokształtem firmowej dokumentacji zgromadzonej w elektronicznej postaci. Jego wdrożenie umożliwia optymalizację realizacji wszystkich zadań związanych z organizacją obiegu dokumentów. Możliwość prostej integracji z pozostałym wdrożonym w firmie oprogramowaniem biznesowym pozwala z kolei na czerpanie wymiernej synergii płynącej z możliwości połączenia sił i funkcjonalności wszystkich narzędzi informatycznych znajdujących się w ekosystemie przedsiębiorstwa.

Zakres korzyści oraz możliwości oferowanych przez systemy klasy DMS jest ściśle uzależniony od ich funkcjonalności oraz zastosowanych technologii i mechanizmów. Najlepsze dostępne na rynku systemy obiegu dokumentów działają w oparciu o szereg innowacji - ich praca jest wspierana o technologie i mechanizmy z zakresu m. in. automatyzacji procesów biznesowych (BPA), uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), workflow, no-to-low-code application development, OCR, robotyzacji procesów biznesowych (RPA) oraz autorskie technologie pozwalające na sprawne zarządzanie zmianą i wprowadzenie modyfikacji z natychmiastowym skutkiem zarówno w obszarze dopiero tworzonych aplikacji biznesowych, jak tych już wdrożonych w środowisku produkcyjnym.

Jakie korzyści oferuje dedykowane oprogramowanie klasy DMS?

System obiegu dokumentów pozwala w skuteczny i nowoczesny sposób zapanować zarówno nad bieżącymi, jak i archiwalnymi zasobami firmowej dokumentacji oraz zarządzać nią w efektywny sposób. Jego wdrożenie umożliwia znaczące ograniczenie wydatków finansowych, usunięcie z biurek pracowników stosów papierowej dokumentacji oraz zaoferowanie lepszej i skuteczniejszej kontroli nad dostępem do poszczególnych pism, ich wymianą pomiędzy uczestnikami procesu oraz przyspieszenie podejmowania decyzji przy jednoczesnym podniesieniu ich jakości.

System obiegu dokumentów pozwala także ograniczyć ryzyko błędów, gdyż obiegi dokumentów są automatyzowane zgodnie ze specyfiką danego procesu lub scenariusza biznesowego. Zaawansowane narzędzia tego typu pozwalają na automatyzowanie przepływu dokumentów i zadań z nimi związanych (workflow) - realizujący procesy biznesowe pracownicy nie muszą więc każdorazowo zastanawiać się, co z danym dokumentem zrobić i do kogo go skierować, lecz są prowadzeni przez system "za rękę", wedle skonfigurowanych odgórnie scenariuszy, procedur i reguł. Ich praca przebiega więc szybciej, sprawniej, spokojniej i poprawniej.

System zarządzania dokumentami pozwala na usprawnienie i przyspieszenie wszystkich procesów związanych z obiegiem dokumentów, zadań i informacji. Jego bogata funkcjonalność pozwala na łatwe współdzielenie dokumentów pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu, wysoka audytowalność z kolei umożliwia sprawowanie bieżącej kontroli nad wszystkimi zmianami i modyfikacjami wprowadzanymi przez poszczególnych użytkowników. Wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony firmowych danych zapewniają natomiast mechanizmy odgórnego nadawania uprawnień, które oferują dostęp do poszczególnych plików wyłącznie zaufanym, wyznaczonym do tego celu osobom.

Jakie możliwości oferują najlepsze systemu obiegu dokumentów dostępne na rynku?

Nowoczesne, wysokiej klasy systemy zarządzania dokumentami charakteryzują się prostą i intuicyjną obsługą oraz są w stanie sprawnie obsługiwać nawet masowe ilości dokumentacji. Dedykowane systemy klasy DMS posiadają nie tylko rozbudowaną funkcjonalność, ale są także wysoce elastycznymi i skalowalnymi rozwiązaniami, co pozwala na dostosowywanie ich funkcji i sposobu działania do indywidualnych potrzeb poszczególnych pionów biznesowych oraz wymagań wynikających ze specyfiki danego procesu lub scenariusza biznesowego. Poszukując systemu dostosowanego do ewoluujących potrzeb przedsiębiorstwa, warto zwrócić uwagę na najbardziej funkcjonalne i przyszłościowe rozwiązania, do których należą elastyczne, wyposażone w szereg innowacyjnych funkcji platformy low-code.

Platformy niskokodowe pozwalają na szybkie i łatwe tworzenie skrojonych na miarę, funkcjonalnych oraz ustandaryzowanych aplikacji biznesowych bez kodowania. Najwyższej klasy rozwiązania oferują ponadto sprawne zarządzanie zmianą oraz możliwość wprowadzania modyfikacji na dowolnym etapie dostarczania rozwiązania (nawet po jego wdrożeniu produkcyjnym), z natychmiastowym rezultatem. Decydując się na wdrożenie takiego rozwiązania firma zyskuje więc nie tylko potężne i wysokofunkcjonalne narzędzie do szybkiego dostarczania aplikacji niezbędnych w zarządzaniu obiegami dokumentów, lecz może je również na bieżąco dostosowywać do dynamicznie zmieniających się w czasie potrzeb własnych, co ma ogromne znaczenie dla rozwijania działalności biznesowej w wymagającej erze cyfrowej.