Jednym z największych błędów organizacyjnych jest przyjmowanie na siebie wszystkich obowiązków i wykonywanie ich bez ustalenia określonej hierarchii. Świat nie zawali się, jeśli osobiście nie będziesz prowadził całej korespondencji, czytał wszystkich raportów i tracił czas na drobne i mało znaczące szczegóły projektu. Ale zacznijmy od początku!

W jakim punkcie znajdujesz się teraz?

Jeśli toniesz w chaosie zaległych, obecnych i oczekujących zadań, najwyższa pora, by spojrzeć na to wszystko z nieco innej perspektywy. W obliczu paraliżującego natłoku zadań, zacznij od zidentyfikowania ilości czasu, jakim rzeczywiście dysponujesz. W ciągu doby każdy z nas ma niezmienne 24 godziny i ani minuty więcej! Zastanów się:

• ile czasu w ciągu doby potrzebujesz na sen?
• ile czasu spędzasz lub powinieneś spędzać z rodziną i przyjaciółmi?
• ile czasu zajmują Ci rutynowe aktywności, takie jak posiłki, spacery z psem, zakupy, codzienny trening?

Czas, który zostaje, to godziny, które możesz przeznaczyć na pracę.

Zapewne zauważysz, że to trochę odwrócony sposób wyliczania pracogodzin, który na pierwszy rzut oka może wydać się wręcz absurdalny, gdy pracujesz na etacie. Przecież etat to 8 godzin i już!

Celowo jednak przedstawiam go w ten sposób, aby uzmysłowić Ci, że fakt konieczności przebywania w pracy przez 8 godzin nie oznacza, że Twoje obowiązki zawodowe MUSZĄ zajmować Ci aż tyle czasu. W końcu nie tylko praca zawodowa należy do ogółu Twoich obowiązków i nie tylko zaległości w tej sferze mogą odbijać się na Twojej efektywności.

Co więcej – bez względu na to, czy jesteś „etatowcem”, czy „wolnym strzelcem”, gdybyśmy przyjęli „tradycyjną” kolejność, okazałoby się, że obowiązki zawodowe powinny zajmować Ci kosmiczną liczbę godzin, która nijak ma się do rzeczywistości.

Zastanów się, gdy ktoś Cię zapyta: „ile godzin dziennie pracujesz?”, co odpowiadasz? Dwanaście, piętnaście? Być może odpowiemy zgodnie z wewnętrznym przekonaniem, jednak każdy z nas poza pracą ma szereg obowiązków, których wykonanie zajmuje również określoną ilość czasu. Przekonanie, że pracujemy więcej godzin, niż możemy, generuje dodatkowe zaległości.

Jeśli już wykonamy przewrotny remanent naszych zasobów czasowych i wiemy, ile czasu realnie przeznaczamy czy też możemy przeznaczyć na pracę, należy uporządkować listę zadań.

Jaki jest Twój cel?

Realizując każde zadanie, należy pamiętać o głównym celu, który powinien być motorem naszych działań. To, co robimy na co dzień, musi mieć sens. Zastanów się, dlaczego zacząłeś pracę w tej właśnie firmie, jaki był powód przyjęcia dodatkowych obowiązków – i wreszcie – z jakiej przyczyny zaangażowałeś się w ten właśnie projekt?

Twoje decyzje wynikają z konkretnych założeń. Przypomnij sobie, jaki jest Twój cel i zanim przystąpisz do działania, każdy dzień zaczynaj od kontemplacji swojej życiowej misji: „po co właściwie wstaję z łóżka?”.

Hierarchia zadań i priorytety

Wiesz już, dlaczego robisz to, co robisz? Doskonale! Dzięki tej wiedzy szybko i precyzyjnie uporządkujesz stos piętrzących się zadań. Sam musisz przygotować sobie system, który będzie działał dla Ciebie. Najprościej skorzystać z programu, który automatycznie przypisuje skomponowany wcześniej zbiór priorytetów.

Warto wzorować się na macierzy Eisenhowera – podziel zadania na cztery grupy: pilne i ważne, pilne i mało ważne, ważne, ale nie pilne oraz mało ważne i nie pilne. Na początku jednak, kiedy nie wiesz, od czego zacząć, stwórz tylko dwie kategorie zadań: te, które musisz wykonać dziś, i te, które możesz wykonać jutro.

Wiesz już, co musi być zrobione danego dnia. Teraz działaj szybko i precyzyjnie. Kilka rad, aby nie stracić impetu:

• Nadaj zadaniom priorytety.
• Określ te, które powinny być zrealizowane jak najszybciej.
• Zaczynaj od najpilniejszych czynności, które zajmą Ci mało czasu.
• Zastanów się, czy czasochłonne projekty, które powinieneś wykonać dzisiaj, mogą być realizowane etapami w przeciągu np. kilku następnych dni.
• Czy są zadania, które ktoś mógłby wykonać za Ciebie?

Nie bądź Zosią samosią!

Tak oto przechodzimy do syndromu Zosi samosi. Cierpią na niego całe pokolenia! Wszystko za sprawą zgubnego przekonania, że jeśli chcemy, żeby zadanie było wykonane jak należy, musimy wykonać je sami. Powiedzenia „myszy tańcują, gdy kota w domu nie czują”, „umiesz liczyć, licz na siebie” czy „można się kimś podeprzeć jak złamanym kijem” utwierdzają nas w przekonaniu, że nikomu nie można ufać. Albo robimy wszystko samodzielnie od A do Z, albo poniesiemy porażkę. Nic bardziej mylnego!

W każdym zbiorze zadań są takie, które ktoś może wykonać za nas. Zasada ta dotyczy także (a może zwłaszcza!) pracy zawodowej.

Delegując zadania zyskujemy tak wiele, że nie sposób zrozumieć tych, którzy unikają zdrowej współpracy. Co da nam zlecanie naszych zadań innym?

• Oszczędzamy czas.
• Uczymy się efektywnej współpracy.
• Skuteczniej zarządzamy projektami i ludźmi.
• Sprawdzamy kompetencje pracowników/współpracowników i poznajemy ich predyspozycje i umiejętności.

Korzyści z ukrócenia syndromu Zosi samosi są niebagatelne. Jeśli wciąż nie jesteś przekonany, mamy dla Ciebie wyzwanie! Każdego dnia deleguj jedno, Twoim zdaniem, najprostsze zadanie. Po dwóch tygodniach sprawdzisz, czy sposób ten zaoszczędził Ci więcej czasu, czy też sprowadził koniec świata.

Powodzenia!

Na Facebooku stworzyliśmy grupę „Czas pod kontrolą”. Włącz się do dyskusji, zadawaj pytania i dziel się doświadczeniem – zapraszamy!

Poradę dla czytelników Dziennika Internautów przygotowała Katarzyna Matczuk, project manager agencji MindFizzer, odpowiedzialna za serwis Leadertask.pl.

MindFizzer jest wyłącznym dystrybutorem rodziny Organizerów LeaderTask, oprogramowania wspierającego efektywność osobistą i zarządzanie projektami. Wśród oprogramowania marki LeaderTask znajdują się zarówno Organizery osobiste – na PC i PDA, jak i wersje sieciowe dla firm, ułatwiające zarządzanie zadaniami w grupie.