Brak możliwości dopasowania strategii do indywidualnych potrzeb, przekonanie, że jest to narzędzie tylko dla małych i średnich firm czy trudności w integracji chmury z innymi systemami współistniejącymi w organizacji to zaledwie kilka nieprawdziwych przekonań na temat rozwiązań chmurowych. Chociaż firmy obawiają się korzystania z tego oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi, jest to popularny na świecie trend, który odpowiada na potrzeby wielu organizacji.

Model oprogramowania jako usługi (ang. SaaS) polega na tym, że system jest instalowany na zasobach zewnętrznego usługodawcy i tam też odbywa się przetwarzanie danych. W ten sposób organizacja nie musi inwestować w zakup licencji oprogramowania oraz w infrastrukturę techniczną oraz kosztowną administrację.

Natura rozwiązań chmurowych sprawia, że system ten jest bardziej podatny na tworzenie się mitów. Jednym z nich jest na przykład przekonanie, że informacje o pracownikach nie powinny być gromadzone na zewnętrznym serwerze. Jednak biorąc pod uwagę obowiązek przestrzegania regulacji prawnych w zakresie ochrony danych osobowych czy zabezpieczenie infrastruktury w zakresie systemów antywirusowych i kopii zapasowych można mieć pewność, że dane przechowywane w chmurze nie trafią w niepowołane ręce. Firmy nie powinny obawiać się przenoszenia wrażliwych danych na zewnętrzne serwery – podkreśla Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A., firmy specjalizującej się w informatycznym wsparciu procesów zarządzania kapitałem ludzkim.

Wśród wielu firm panuje błędne przeświadczenie, że chmura, która wspiera codzienne czynności działu HR, jest rozwiązaniem głównie skierowanym do firm z sektora SMB. W istocie oprogramowanie to stanowi doskonałą alternatywę również dla dużych firm czy instytucji, dla których ważne są niższe koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania rozwiązania oraz jego skalowalność w zależności od zmieniających się potrzeb. Ponadto taka subskrypcja usługi jest bardziej elastyczna w przypadku akwizycji, przekształceń i wydzielenia firm niż zakup licencji.

Często słyszę pytania, czy rozwiązania chmurowe można dostosować do indywidualnych potrzeb ich organizacji i czy można je zintegrować z istniejącymi w firmie systemami. Nowoczesne rozwiązania to szyte na miarę systemy, które elastycznie dopasowują się do czynności administracyjnych realizowanych w konkretnej firmie. Obecnie możliwy jest bezpieczny przepływ pomiędzy każdym systemem informatycznym, z którego korzysta organizacja, niezależnie, czy jest to standardowy system ERP, czy chmura. Oprogramowanie w formie usługi to nie tylko bieżący trend, ale popularny kierunek również wśród specjalistów ds. HR – dodaje Teresa Olszewska.