Jeszcze przed końcem minionego roku, do europejskich mediów przenikały wyniki różnych analiz, z których wynikało, że co najmniej połowa firm i organizacji, w tym także tych z Polski, nie jest przygotowana na zmiany. Do dzisiaj nie zmieniło się praktycznie nic.

Wielu nie zdąży na czas

Pozostał miesiąc do wejścia w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, wraz z którym nadejdzie istotna zmiana w regulacjach dotyczących gromadzenia i przetwarzania informacji personalnych. Biorąc pod uwagę bilans przygotowań firm do przeorganizowania metod zarządzania personaliami, jedno jest pewne – wiele z nich nie zdąży na czas. Tym bardziej, że we wspomnianej wcześniej grupie 40% organizacji aktywnie dostosowujących środowisko pracy do wymagań RODO na tę chwilę w pełni przygotowanych do nowej regulacji jest jedynie 7%. 33% zaś przyznało, że dobrze radzi sobie z wdrażaniem zmian i jest przekonana, że zdąży przed ustanowionym na 25 maja deadline’m. Pozostałe 60% objęte jest dużym ryzykiem braku przystosowania swoich polityk zarządzania danymi osobowymi do tego czasu. 

Problem polega na tym, że w lawinie informacji firmy nie potrafią precyzyjnie zidentyfikować lokalizacji danych personalnych. A, jak pokazuje praktyka, zwykle są one niemal wszędzie – na wydrukach maili, w luźnych notatkach, na fakturach, w plikach tekstowych, audio, video, arkuszach kalkulacyjnych i w papierowych archiwach, jak tłumaczy Jacek Grzyb z firmy z teamLeaders.

Automatyka ostatnią deską ratunku?

Inicjatorzy badania postanowili również rozpoznać główne bariery w sprawnym przeprowadzaniu procesów przygotowawczych do RODO. Największą z nich okazał się brak dobrze zaznajomionych z wytycznymi rozporządzenia oraz metodami wdrażania związanych z nimi zmian specjalistów – na problem ten zwróciło uwagę 43% ankietowanych. Drugie miejsce przypadło niewystarczającym budżetom – ten problem dotyczył 40% uczestników badania. Zdumiewający jest fakt, że dla 31% z nich nadrzędną przeszkodą okazał się brak zrozumienia wszystkich regulacji Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

W tej sytuacji rozwiązania są dwa: trzeba będzie zainwestować albo w pracowników, którzy ręcznie przeszukają firmowe archiwa, albo w technologie. Przykładem mogą być rozwiązania kognitywne, które pozwalają na przetworzenie papierowych dokumentów na postać elektroniczną, a następnie detekcję przeskanowanych plików pod kątem mogących się tam znajdować rekordów personalnych, w tym m.in. imion i nazwisk, adresów, maili czy loginów. Z precyzyjnym rozróżnieniem na dane osobowe i informacje z nimi niezwiązane, czyli np. kiedy fraza „kwiecień” będzie nazwiskiem a dniem tygodnia, dzięki rozumieniu kontekstu, jak dodaje Jacek Grzyb.

Czytaj także: RODO puka do drzwi. Akredytowany kurs inspektora ochrony danych (IOD). Recenzja oraz sprawdź zapisy na najbliższe akredytowane kursy IOD >>

W związku z trudną sytuacją większości przedsiębiorstw i mocno ograniczonym czasem, który pozostał do wejścia w życie RODO, firmy i organizacje ze zwiększonym zainteresowaniem spoglądać będą na rozwiązania zdolne do znacznego przyspieszenia działań przygotowawczych, dzięki automatyzującym je narzędziom. Takiego zdania jest także firm Ernst & Young, która na łamach swojego raportu EY Global Forensic Data Analytics Survey przekonuje, że niemal 40% europejskich firm zamierza wspomóc się implementacją rozwiązań RPA (Robotic Process Automation) oraz sztucznej inteligencji w walce z czasem pozostałym na przygotowanie do wszystkich wymogów nowej regulacji.

Problem nie tylko największych

Co ciekawe, problemy z wdrażaniem metod gromadzenia i przetwarzania danych osobowych zgodnych z RODO nie dotyczą jedynie dużych przedsiębiorstw – warto przytoczyć wyniki badania firmy Mailjet, z którego wynika, że spośród 4.000 przebadanych startupów aż 91% gromadzi i przetwarza dane swoich klientów, podczas gdy aż 2/3 z nich przyznaje, że ich procedury nie są zgodne z treścią rozporządzenia.

Źródło: inPlus Media