Kandydaci, którzy zgadzają się na wykorzystanie ich danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych chcieliby, aby te informacje były usuwane po roku (47%) lub przechowywane maksymalnie do 3 lat (28%). 9% aplikujących zadeklarowało, że pracodawca w takiej sytuacji powinien wykorzystywać ich dane bez ograniczeń. Pośród badanych znaleźli się również tacy kandydaci, którzy nie wyrażają zgody na udział w innych procesach rekrutacyjnych. Z badania „RODO w rekrutacji 2018” wynika, że niemal połowa tej grupy, oczekuje, że pracodawca skasuje ich dane zaraz po zakończeniu naboru.

Po wejściu w życie europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych znacząco rozszerzył się katalog informacji, które pracodawca musi przybliżyć kandydatowi na etapie procesu rekrutacyjnego. Przykładowo firmy są zobligowane do określenia oraz przedstawiania aplikującym o pracę, jak długo ich dane będą wykorzystywane. Odpowiednie narzędzie do przetwarzania zgromadzonych informacji przy prowadzonych procesach rekrutacyjnych w firmie może znacznie usprawnić realizację wymogów wynikających z RODO.

Czytaj także: RODO puka do drzwi. Akredytowany kurs inspektora ochrony danych (IOD). Recenzja oraz sprawdź zapisy na najbliższe akredytowane kursy IOD >>

Rozproszone informacje o kandydatach

66% pracodawców przechowuje dokumenty aplikacyjne kandydatów w systemie rekrutacyjnym, a prawie połowa (49%) w dedykowanej skrzynce e-mail – wynika z badania „RODO w rekrutacji 2018”. Popularnymi miejscami gromadzenia CV są także foldery na komputerach pracowników (22%) oraz skrzynki e-mail managerów liniowych (14%). Mogłoby się wydawać, że w XXI w. papierowe CV odeszły w zapomnienie, natomiast co piąty pracodawca nadal przechowuje dokumenty kandydatów także w takiej formie (20%).

Z punktu widzenia nowych przepisów ważne jest, aby ograniczyć liczbę miejsc przechowywania danych, ponieważ RODO wymaga od pracodawców zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Przy rozproszeniu informacji o kandydatach w różnych systemach i narzędziach może to być kłopotliwe. Warto rozważyć wybranie jednego miejsca, w którym będziemy przechowywać dane kandydatów. W przypadku zgłoszenia żądania o usunięcie danych, będziemy mieli wtedy pewność, że dokumenty kandydata były przechowywane tylko w danym miejscu i z łatwością zrealizujemy obowiązek ich usunięcia. Pamiętajmy jednak, że jest to tylko narzędzie i od nas zależy, jak je wykorzystamy oraz na ile pomoże ono w spełnieniu wymogów RODO.

Autor: Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter