RODO wywiera głęboki wpływ na wszystkie organizacje, które są odpowiedzialne za przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych obywateli Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to, że odczują go również firmy spoza Europy. W istocie każda organizacja, która prowadzi interesy z partnerem w Europie, będzie podlegać nowym regułom. W dzisiejszym cyfrowym świecie bez granic globalne przedsiębiorstwa będą zobligowane przestrzegać tych samych przepisów dotyczących przetwarzania informacji osobowych.

Przypomnijmy, że grzywny mogą być bardzo wysokie: do 4% rocznego obrotu organizacji albo 20 milionów euro – w zależności od tego, która kwota jest większa. W obliczu nadchodzącego terminu wejścia w życie nowego prawa, warto dokładnie i kilkakrotnie sprawdzić, czy firma jest odpowiednio przygotowana. Co wziąć pod uwagę?

1. Upewnij się, że każdy wie o nowych przepisach

Niektóre firmy i organizacje przygotowujące się na RODO mianują albo już mianowały inspektora ochrony danych osobowych. Nawet jeśli niektórzy zwlekali z zatrudnieniem specjalisty zbyt długo, rekrutacja takiej osoby to rozsądna decyzja, ponieważ inspektor nie tylko jest przydatnym ekspertem, ale może być również orędownikiem RODO – kimś, kto zaznajomi całą firmę z najlepszymi praktykami. Co więcej, będzie umiał on zarekomendować narzędzia, które pomogą w tworzeniu zapasowych kopii danych na wypadek ataku. Nawet przedsiębiorstwa, które nie planują zatrudnić inspektora danych osobowych, powinny pamiętać, że RODO jest sprawą całej organizacji. Oznacza to, że wszyscy kluczowi interesariusze powinni dobrze zrozumieć implikacje i wymagania nowych przepisów oraz ich wpływ na procesy w firmie.

2. Przeprowadź audyt danych

W tym momencie każda firma powinna już wiedzieć, jakie dane osobowe posiada w swoich zasobach informatycznych, gdzie i jak są one przechowywane oraz skąd pochodzą. Organizacje powinny też wiedzieć, dlaczego są w posiadaniu tych informacji oraz w jaki sposób je uzyskały. Lokalne agencje ds. zgodności z RODO mogą im zadać każde z tych pytań.

Jeśli Twoja firma nie dysponuje takim poziomem wiedzy, czas się pospieszyć i znaleźć odpowiedzi na pytania. Od końca maja 2018 r. trzeba będzie umieć określić podstawę prawną do przetwarzania danych. Władze nie będą pobłażać firmom, które padają ofiarą ataków, a nie mają kopii zapasowych, które zapewniłyby bezpieczeństwo danych. Grzywny są realne, o czym niebawem przekonamy się na czyimś przykładzie.

Czytaj także: RODO puka do drzwi. Akredytowany kurs inspektora ochrony danych (IOD). Recenzja oraz sprawdź zapisy na najbliższe akredytowane kursy IOD >>

3. Zapoznaj się z prawami konsumentów dotyczącymi prywatności

Jedną z dużych zmian, jakie przynosi RODO, są większe prawa obywateli związane z zarządzaniem danymi. Właściciele danych osobowych będą mogli domagać się dostępu do informacji personalnych albo do otrzymania ich kopii (w czytelnym dla nich formacie). Jeśli nie chcesz, żeby prawo to stało się dużym obciążeniem dla Twojej organizacji, upewnij się, że możesz oznaczyć lokalizację każdego zbioru danych, aby w razie potrzeby móc uzyskać do niego dostęp. To mała zmiana, które może przynieść duże korzyści.

4. Stwórz plan na wypadek naruszenia ochrony danych

Według przepisów RODO organizacje muszą zgłosić naruszenie ochrony danych w ciągu 72 godzin od jego wykrycia. Nie zostawia to wiele czasu, zwłaszcza że pierwsze godziny po włamaniu będą bardzo nerwowe ze względu na konieczność zabezpieczenia śladów i zapanowania nad sytuacją. W rezultacie trzeba zadbać o przygotowanie właściwego planu, który umożliwi wykrycie, zgłoszenie i opanowanie incydentu, jeśli do niego dojdzie.

Tu może pomóc dodatkowe oprogramowanie do raportowania. Narzędzia, które pozwalają firmom dokładnie wskazać lokalizację repozytoriów kopii zapasowych, mogą zaoszczędzić dużo czasu podczas zgłaszania incydentu, a jeśli dane staną się niedostępne z powodu złośliwego oprogramowania, technologie do przywracania umożliwiają ich łatwe odzyskanie.

5. Nie przestawaj udoskonalać wewnętrznych procedur

Oczywiście dobrze jest mieć plan, ale jeszcze lepiej jest pozostawić miejsce na ciągłe ulepszenia. Zwłaszcza wówczas, kiedy w grę wchodzi dostępność, jakość i bezpieczeństwo danych – kiedy dane stają się jednym z najcenniejszych zasobów naszych czasów.

Zważywszy na tempo, w jakim zmienia się współczesny świat, jest bardzo prawdopodobne, że w najbliższych latach będzie zmieniał się również krajobraz cyfrowy – nawet jeszcze szybciej niż w ciągu minionej dekady. Należy iść z duchem czasu, testując nowe technologie i ucząc się wraz z nimi.

Autor: Andrzej Niziołek, starszy menedżer regionalny Veeam Software w północnej i południowej części Europy Wschodniej