Wiele osób korzystających z Facebooka zapewne doświadczyło zalewu informacji o coraz to nowych wydarzeniach, zarówno tych czysto rozrywkowych jak i dedykowanych biznesowi. Firmy oraz różnego rodzaju instytucje wiedzą, że eventy są ważnym elementem gry biznesowej i zdają się sięgać po nie coraz częściej. Potwierdzają to m.in. wyniki ”Raportu przemysłu spotkań i wydarzeń w Polsce 2016” wydanego przez Polską Organizację Turystyczną.

Od kilku lata sama organizuję wydarzenia, więc zdaję sobie sprawę, że planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym to niemałe wyzwanie. I to nie tylko dla osób stawiających pierwsze kroki w organizacji wydarzeń, ale także doświadczonych event managerów.

Kryteria wyboru

Doszkalanie się i czerpanie z doświadczeń innych ekspertów jest dla mnie ważnym elementem rozwoju zawodowego, dlatego w poszukiwaniu niezbędnej wiedzy i usystematyzowania własnych doświadczeń, postanowiłam wziąć udział w warsztatach lub szkoleniach dla event managerów. Przeszukując dostępne oferty kierowałam się kryterium, aby szkoleniowcy byli praktykami mającymi doświadczenie w organizowaniu również imprez masowych. Założyłam, że jeśli ktoś robił duże imprezy, to na pewno ma szeroką wiedzę na tematy, które mnie najbardziej interesowały czyli zagadnienia prawne i bezpieczeństwo.

Wybór padł na firmę EMTG (Event Manager Training Group) z Warszawy. Wzięłam udział w dwudniowym szkoleniu Event Manager - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym, dotyczącym organizacji wydarzeń. Firma ta specjalizuje się przede wszystkim w szkoleniach eventowych, co wzięłam za plus, bo oznacza to, że mocno koncentrują się na tematyce i mają w tym duże doświadczenie. Wydają także internetowy magazyn Event Manager News, co wskazuje, że firma jest na bieżąco ze wszelkimi branżowymi aktualnościami i nowinkami. Podczas wyboru pewne znaczenie miał również dla mnie jeden z opisów szkolenia: "Dowiesz się jakie znaczenie ma event marketing w strategii firm i jak budować koncepcję dopasowaną do określonych celów biznesowych".

Jednak do skorzystania z oferty EMTG przekonało mnie przede wszystkim portfolio trenerów. Magdalena Kozicka, obecnie Kierownik Projektu w Mea Group agencja eventowa, ma na swoim koncie m.in.: realizację dużych imprez galowych, w tym telewizyjnych, cykli pikników, eventów konferencyjno-szkoleniowych oraz wyjazdów integracyjnych i motywacyjnych. Wcześniej związana była także z agencją eventową Łowcy Klimatów Premium Events oraz realizowała projekty dla takich firm, jak: PKO Bank Polski, Bank Pekao S.A.

Andrzej Nykowski, w branży eventowej od 12 lat. Obecnie pracuje jako Dyrektor Kreatywny w Mea Group agencja eventowa i specjalizuje się w kompleksowym przygotowywaniu koncepcji kreatywnych dla klientów. Wcześniej związany z takimi firmami jak Allegro, Rochstar, Escadra i G7. Tworzył koncepty i realizował projekty m.in. dla Nationale Nederlanden, Prudential, PKO BP, PZU, Nokia, Adidas, Reebok. Andrzej jest też jednym ze współorganizatorów Orange Warsaw Festival i Orange Stacji Balon.

Już w trakcie szkolenia okazało się, że wspomniani wyżej trenerzy w swoim ponad 10 letnim portfolio mają również mniejsze imprezy takie jak: konferencje, śluby, barcampy, bale czy śniadania prasowe, czyli ogromny przekrój doświadczenia w wydarzeniach różnego kalibru.

Przebieg szkolenia

Szkolenie przeznaczone jest dla osób chcących zdobyć umiejętność funkcjonowania na rynku eventowym, zarówno pracowników korporacji oddelegowanych do organizacji wydarzeń, jak i freelancerów, którzy organizują wydarzenia na zlecenie lub na własne potrzeby. Edukacja trwała 2 dni i odbywała się w ścisłym centrum Warszawy, przy ul. Żurawiej. Miejsce jest także dogodne dla osób dojeżdżających, które w krótkim czasie mogą dotrzeć na pieszo z Dworca Centralnego. W cenie wliczony był obiad i serwis kawowy oraz materiały szkoleniowe.

Pierwszego dnia szkolenie trwało 8 godzin, z godzinną przerwą na lunch. Dotyczyło takich tematów jak m.in: wprowadzenie do zagadnień branżowych, koncepcja kreatywna, scenariusz i termin wydarzenia; technika i scenografia, zarządzanie projektem eventowym; dokumentacja i budżet. Drugiego dnia szkolenie trwało tyle samo czasu, a trenerzy skupili się na takich zagadnieniach jak m.in: współpraca z podwykonawcami, lokalizacja i catering; ubezpieczenia firmy i klientów; dokumentacja foto i video; systemy rejestracji uczestników.

Podczas tych dwóch dni trenerzy przekazali uczestnikom szkolenia ogromne zasoby wiedzy. Nieustannie uzupełniali też teorię o ich własne historie, anegdoty i przypadki z branżowego świata, akcentując, że event manager musi mieć tzw. oczy dookoła głowy, bo teoria kontra praktyka, to często dwa różne światy. Wielu rzeczy nie da się po prostu przewidzieć, ale dobry event manager potrafi zminimalizować ryzyko niepowodzenia projektu.

Dużym plusem szkolenia, poza samym poziomem merytorycznym i praktyczną wiedzą trenerów było to, że odbywało się w naprawdę kameralnym gronie. W małej i przyjemnej sali poza mną było raptem 6 uczestników. Wyniesiona ze szkolenia wiedza jest ogromna i z jednej strony cieszę się, że tyle teraz wiem, ale też uzmysłowiłam sobie ile jeszcze kwestii było mi nieznanych. Osobiście najbardziej doceniłam tematy związane z zagadnieniami prawnymi, ponieważ duże eventy, do których się obecnie przymierzam, zwykle nie kończą się z chwilą “opadnięcia kurtyny”, tylko są poddawane ocenie i kontroli przez różne organizacje czuwające np. nad bezpieczeństwem uczestników. Materiały szkoleniowe również oceniam bardzo dobrze. Do domu zabrałam całkiem pokaźną księgę, zawierającą nie tylko szczegółowy opis poruszanych zagadnień, ale też wzory umów, np. z ZAIKS, z wolontariuszami, z firmą cateringową, szablony budżetów, pism i wiele innych niezwykle przydatnych dokumentów.

Był tylko jeden minus. Dwa dni to zdecydowanie za krótko, żeby przyswoić taki zasób wartościowej wiedzy. Zdecydowanie wolałabym formę przynajmniej czterodniowych warsztatów, nawet jeśli byłoby to tylko rozbicie tych 16 godzin szkolenia na więcej dni.

Podsumowując

Odbyte szkolenie uważam za jedno z najbardziej wartościowych na przestrzeni licznych szkoleń, w których wzięłam udział w ostatnim czasie. Jego koszt to 1290 zł brutto i moim zdaniem nie jest to wygórowana kwota za pozyskaną wiedzę, szczególnie jeśli Twoja firma lub inny podmiot rozważa włączenie autorskich eventów w swoją strategię biznesową.

Jeśli ktoś poszukuje tego typu szkoleń lub rozważa udział w opisanym powyżej, to szczerze polecam. Tym bardziej, że najbliższe szkolenia Event Manager - planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym odbędą się już w październiku (3-4 i 16-17). Zainteresowanych odsyłam do strony EMTG (link), gdzie znajdziecie szczegółowe informacje i możliwość zapisu.