Dlaczego warto zainwestować w program do faktur?

Tradycyjne wystawianie faktur w formie papierowej staje się coraz mniej popularne, głównie ze względu na czasochłonność i ryzyko popełnienia błędów. Dodatkowo, w związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur niedługo takie wystawienie faktur nie będzie zgodne z prawem. 

Program do faktur umożliwia automatyzację procesu fakturowania, co pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować liczbę pomyłek. Cyfrowe faktury łatwiej przechowywać i wysyłać do kontrahentów, co wpływa na szybszy obieg dokumentów w firmie.

Korzyści z użytkowania programu do faktur obejmują:

• Oszczędność czasu – automatyczne wypełnianie danych kontrahentów oraz szybkie generowanie dokumentów.
• Mniejsze ryzyko błędów – automatyczna kontrola poprawności danych, np. numerów NIP.
• Łatwiejsze zarządzanie dokumentacją – cyfrowe przechowywanie faktur umożliwia szybki dostęp do archiwalnych dokumentów.
• Integracja z księgowością – możliwość przesyłania faktur bezpośrednio do biura rachunkowego lub księgowania osobiście online.

Kluczowe funkcje programu do faktur

Aby program do faktur rzeczywiście ułatwiał prowadzenie biznesu, warto zwrócić uwagę na jego kluczowe funkcjonalności:

1. Wystawianie faktur online

Program powinien umożliwiać wystawianie faktur z dowolnego miejsca, co jest szczególnie przydatne dla przedsiębiorców pracujących zdalnie lub prowadzących działalność mobilną. Dzięki temu fakturę można wygenerować bezpośrednio po zakończeniu usługi lub dostarczeniu towaru, co przyspiesza proces sprzedaży.

2. Automatyczne uzupełnianie danych kontrahentów

Funkcja ta pozwala na szybkie wypełnianie danych nabywcy na podstawie numeru NIP. Program pobiera informacje z bazy GUS (Głównego Urzędu Statystycznego), co eliminuje konieczność ręcznego wpisywania danych i minimalizuje ryzyko błędów.

3. Różne rodzaje faktur

Dobry program do faktur powinien obsługiwać różne typy dokumentów, w tym:

• Faktury VAT – dla transakcji pomiędzy podatnikami VAT.
• Faktury zaliczkowe – dokumentujące przedpłaty.
• Faktury proforma – pełniące funkcję oferty handlowej.
• Faktury korygujące – umożliwiające poprawianie błędów na wcześniejszych fakturach.

4. Integracja z systemem księgowym

Możliwość eksportu faktur do programów księgowych lub bezpośredniego przesyłania dokumentów do biura rachunkowego jest nieocenioną funkcją, która oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek. Na rynku dostępne są również programy do faktur, które oferują księgowość online.

5. Bezpieczeństwo danych

Dobre oprogramowanie powinno zapewniać wysoki poziom ochrony danych poprzez szyfrowanie dokumentów oraz regularne kopie zapasowe. Przechowywanie faktur w chmurze z dostępem zabezpieczonym hasłem gwarantuje ich bezpieczeństwo oraz szybki dostęp z różnych urządzeń.

Jak dopasować program do faktur do specyfiki firmy?

Wybór programu do faktur powinien być dostosowany do specyfiki branży oraz skali działalności firmy. Oto kilka aspektów, które warto wziąć pod uwagę:

• Skala działalności – małe firmy mogą potrzebować prostego narzędzia do wystawiania kilku faktur miesięcznie, podczas gdy większe przedsiębiorstwa mogą wymagać zaawansowanego systemu z funkcją automatyzacji procesów księgowych.
• Charakter działalności – firmy świadczące usługi mogą potrzebować funkcji wystawiania faktur cyklicznych, natomiast firmy handlowe powinny zwrócić uwagę na możliwość generowania dokumentów magazynowych.
• Liczba użytkowników – jeśli w firmie z programu korzysta wiele osób, warto wybrać rozwiązanie z opcją wielostanowiskową lub z dostępem online.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do faktur?

Oto kluczowe aspekty, na które trzeba zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego programu do faktur.

1. Intuicyjność interfejsu – program powinien być prosty w obsłudze, aby nie wymagał specjalistycznej wiedzy księgowej.
2. Wsparcie techniczne – dostęp do pomocy technicznej jest istotny w przypadku problemów z oprogramowaniem.
3. Aktualizacje zgodne z przepisami prawa – program powinien być regularnie aktualizowany zgodnie ze zmianami w przepisach podatkowych.
4. Koszt oprogramowania – warto porównać ceny różnych programów oraz sprawdzić, czy oferują one bezpłatne wersje próbne.

Podsumowanie

Wybór najlepszego programu do faktur zależy od wielu czynników, takich jak specyfika branży, skala działalności, a także indywidualne potrzeby przedsiębiorcy. Program powinien nie tylko umożliwiać szybkie i łatwe wystawianie faktur, ale także integrować się z systemami księgowymi oraz zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Przykładem takie programu jest aplikacja Faktura.pl, która nie tylko oferuje wszystkie funkcje, o których wspominaliśmy w tym artykule, ale również oferuje księgowość online, dzięki czemu możesz zaoszczędzić na usługach księgowych. Możesz za darmo sprawdzić to oprogramowanie, ponieważ Faktura.pl oferuje 30-dniowy darmowy okres użytkowania. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy spełnia spełnia twoje oczekiwania.

Dzięki odpowiedniemu doborowi oprogramowania przedsiębiorca może zaoszczędzić czas, zminimalizować liczbę błędów oraz poprawić efektywność zarządzania finansami w firmie.

Foto: Shutterstock, treść: materiał partnera