1. Jak się przygotować do przetargu i prawidłowo złożyć ofertę?

Przygotowanie do przetargu zaczyna się od dokładnej analizy Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ), czyli dokumentu, w którym zamawiający określa zasady postępowania. SWZ zawiera m.in. warunki udziału w przetargu, wymagania dotyczące oferty, kryteria oceny ofert oraz – co bardzo istotne – projekt umowy.

Warto zwrócić uwagę na warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia wskazane w SWZ. Zamawiający powinien ustalić warunki tak, aby były odpowiednie do rodzaju zamówienia i pozwalały sprawdzić, czy wykonawca jest w stanie dobrze je zrealizować – określając przy tym minimalne wymagania, jakie musi spełnić.

Warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć:

1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
4. zdolności technicznej lub zawodowej.

2. Pytania do treści SWZ – ich znaczenie dla Zamawiającego

W praktyce może się zdarzyć, że Zamawiający ustali zbyt wygórowane lub nieadekwatne do przedmiotu zamówienia warunki udziału w postępowaniu. W takiej sytuacji, a także w przypadkach, gdy warunki udziału w postępowaniu określone w SWZ lub treść umowy są dla Wykonawcy z innych względów niejasne – warto zadać Zamawiającemu pytania albo wnioski o zmianę SWZ. Zadawanie pytań świadczy o dochowaniu należytej staranności przez Wykonawcę i może pomóc uniknąć problemów na dalszym etapie. Co więcej, Wykonawca, który wykazał należytą staranność, ma mocniejszą pozycję w przypadku ewentualnego odwołania do KIO lub sporu sądowego.

Należy przy tym pamiętać o dotrzymaniu terminów na złożenie pytań do Zamawiającego, bowiem w przypadku przekroczenia terminów wynikających z PZP – istnieje ryzyko, że Zamawiający nie udzieli odpowiedzi na pytanie.

W odpowiedzi na zadane pytania Zamawiający publikuje wyjaśnienia, które stają się wiążące dla wszystkich uczestników postępowania. Treść wyjaśnień wpływa zatem na zmianę warunków SWZ oraz treści umowy i stanowi ich integralną część.

3. Gdzie szukać informacji na temat wartości przetargów i dlaczego jest to istotne?

Zamawiający, zwłaszcza jednostki sektora finansów publicznych i spółki publiczne, mają obowiązek publikować plany zamówień na swoich stronach internetowych oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP).

Plany te zawierają informacje o planowanych przetargach i szacunkowych kwotach, jakie zamawiający zamierza przeznaczyć. Znajomość tych kwot jest kluczowa, bo pozwala oszacować, czy Twoja oferta zmieści się w budżecie zamawiającego. Jeśli oferta przekroczy kwotę przeznaczoną na zamówienie, przetarg może zostać unieważniony.

Informacje o wartości przetargów znajdziesz też w ogłoszeniach o zamówieniu w BZP lub na platformie e-Zamówienia.

4. Przygotowanie oferty i dokumentów

Przede wszystkim dokładnie zapoznaj się z SWZ – oferta musi być kompletna i zgodna z wymogami SWZ. Zamawiający może wymagać przedłożenia tzw. środków dowodowych – podmiotowych (np. dokumenty potwierdzające doświadczenie firmy) i przedmiotowych (np. certyfikaty jakości produktów).

Zwróć uwagę, że cena wskazana w składanej przez Ciebie ofercie powinna być odpowiednio skalkulowana i adekwatna do przedmiotu zamówienia. Zbyt niska cena może zostać uznana za rażąco niską, co w konsekwencji może prowadzić do odrzucenia Twojej oferty przez Zamawiającego. W celu uniknięcia takiej sytuacji, warto przygotować szczegółowe i rzetelne wyliczenia kosztów, obejmujące m.in. robociznę oraz materiały. Przekonujące i należycie uzasadnione wyjaśnienia zwiększają szansę na pozytywną ocenę oferty, nawet w przypadku powzięcia przez Zamawiającego wątpliwości co do wysokości ceny.

W powyższym zakresie warto skonsultować się z prawnikiem, który zadba, aby Twoje wyjaśnienia były dobre i maksymalnie obniżyły ryzyko odrzucenia Twojej oferty.

5. Ryzyka udziału w przetargu

Start w przetargu może po stronie wykonawcy generować różnego rodzaju ryzyka, którymi wykonawca powinien odpowiednio zarządzić, przykładem może być rażąco niska cena czy też niekorzystne postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogące być potencjalnym polem do sporu pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą na etapie realizacji umowy.

Szczególną uwagę należy zwrócić na to, czy projekt umowy spełnia wszystkie wymogi wynikające z PZP, a także czy nie zawiera postanowień sprzecznych z PZP albo zbyt dalece idących, które stanowią przekroczenie zasady swobody umów na korzyść zamawiającego. Istotna jest również szczegółowa weryfikacja dokumentacji zamówieniowej pod kątem ewentualnych błędów, omyłek, niejasności – te kwestie stanowią później o rozkładzie ryzyk pomiędzy wykonawcą a zamawiającym – a zatem na etapie realizacji mogą być podstawą do formułowania określonych roszczeń.

Istotnym ryzykiem jest zmiana warunków rynkowych, np. zmiana cen materiałów podczas realizacji zamówienia na rzecz Zamawiającego. Przed poniesieniem strat w takiej sytuacji może Cię uchronić klauzula waloryzacyjna zawarta w umowie – zwróć zatem uwagę, czy projekt umowy udostępniony przez Zamawiającego zawiera taką klauzulę – bowiem w niektórych przypadkach określonych w PZP jest ona obligatoryjna.

Szczególnie istotne jest zabezpieczenie Twoich interesów, jeśli bierzesz udział w przetargu wspólnie z innym wykonawcą, tj. konsorcjantem.

Zamawiający może żądać od wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie umowy regulującej ich współpracę dopiero po wyborze wspólnej oferty a przed podpisaniem umowy o zamówienie publiczne.

Umowa taka powinna w szczególności zawierać:

• Oznaczenie lidera konsorcjum – wskazanie, kto reprezentuje konsorcjum wobec zamawiającego i jaki jest zakres jego umocowania.

• Cel umowy – wspólne ubieganie się o udzielenie konkretnego zamówienia publicznego.

• Zakres obowiązków każdego z konsorcjantów – np. kto wykonuje które części zamówienia.

• Zasady rozliczeń i finansowania – kto wystawia faktury, jak są dzielone płatności.

• Zasady komunikacji z zamawiającym – np. tylko lider składa dokumenty, odbiera korespondencję itd.

• Zasady rozwiązywania sporów – np. mediacja, sąd arbitrażowy, sąd właściwy.

Z punktu widzenia Zamawiającego – całe konsorcjum ponosi solidarną odpowiedzialność za realizację umowy. Jednak w interesie każdego z członków konsorcjum leży uregulowanie wewnętrznej odpowiedzialności – odpowiedni podział ryzyk, np.:

• Kto będzie ponosił odpowiedzialność za ewentualne kary umowne i w jakim zakresie?

• Czy odpowiedzialność jest podzielona proporcjonalnie do udziału w konsorcjum?

• Jakie są zasady rekompensowania szkód wyrządzonych przez innego członka konsorcjum?

Ponadto, trzeba jasno określić, kto otrzymuje zapłatę od zamawiającego i jak środki są przekazywane dalej (np. lider otrzymuje całość i przekazuje dalej zgodnie z ustalonym podziałem).

Nie należy zapominać o uwzględnieniu w umowie konsorcjum postanowień umożliwiających rozwiązanie umowy oraz postanowień regulujących sposób postępowania w sytuacji, kiedy jeden z członków konsorcjum nie wywiązuje się ze swoich obowiązków.

6. Podwykonawcy – zadbaj o odpowiednią umowę podwykonawczą

W wielu przypadkach zachodzi konieczność skorzystania w ramach realizacji zamówienia z podwykonawców. Warto pamiętać, że Wykonawca może powierzyć wykonanie jedynie części zamówienia podwykonawcy. Nie jest dopuszczalne powierzenie całości zamówienia przez Wykonawcę podwykonawcom.

Warto mieć na uwadze, że Zamawiający ma obowiązek uregulowania w umowie o zamówienie publiczne wymagań dotyczących umów o podwykonawstwo zawsze, gdy ich przedmiotem są roboty budowlane. Jeśli zatem zamierzasz korzystać z usług podwykonawców w szczególności przy realizacji umowy o roboty budowlane, przeanalizuj dokładnie projekt umowy z Zamawiającym pod tym kątem. PZP bowiem zawiera szereg wymogów w zakresie umów podwykonawczych w przy zamówieniach na roboty budowlane, w szczególności tj. obowiązek przedkładania projektu umowy o podwykonawstwo, zawarcia w umowie podwykonawczej określonych postanowień wymaganych PZP.

Zawierając umowę z podwykonawcą pamiętaj o konieczności zapewnienia jej zgodności z przepisami PZP, a ponadto zadbaj o jej kluczowe elementy tak, aby należycie zabezpieczyć swój interes. Umowa z podwykonawcą powinna zatem regulować przede wszystkim następujące kwestie:

• Zakres prac podwykonawcy: Dokładne określenie, jakie zadania podwykonawca ma wykonać, w jakim terminie i zgodnie z jakimi standardami (np. zgodność z dokumentacją przetargową, specyfikacją techniczną).

• Terminy i harmonogram: Wyraźne wskazanie terminów realizacji oraz konsekwencji za ich niedotrzymanie (np. kary umowne).

• Wynagrodzenie i warunki płatności: Określenie zasad rozliczeń, np. płatność po zaakceptowaniu prac przez zamawiającego, harmonogram płatności, ewentualne potrącenia na zabezpieczenie należytego wykonania.

• Kary umowne: Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, np. za opóźnienia, wady w wykonaniu, niewywiązanie się z obowiązków.

• Zabezpieczenie należytego wykonania: Możliwość żądania od podwykonawcy kaucji gwarancyjnej lub innego zabezpieczenia (np. gwarancji bankowej).

• Warunki odstąpienia od umowy: Jasne określenie sytuacji, w których wykonawca może odstąpić od umowy (np. rażące naruszenie warunków przez podwykonawcę).

• Odpowiedzialność za wady: Określenie zasad odpowiedzialności podwykonawcy za wady w wykonanych pracach, w tym obowiązek ich naprawy w okresie rękojmi lub gwarancji.

7. Zamawiający też popełnia błędy – odwołanie do KIO

Choć to Zamawiający prowadzi postępowanie, nie jest nieomylny. Może źle ocenić Twoją ofertę, niesłusznie Cię wykluczyć lub dostosować warunki pod konkretnego wykonawcę. W takiej sytuacji możesz skorzystać z odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO).

Zwróć jednak uwagę, że terminy na złożenie odwołania są bardzo krótkie (najczęściej 5 lub 10 dni). Dlatego warto śledzić postępowanie na bieżąco i – w razie wątpliwości – od razu skonsultować się z prawnikiem.

Zamówienia publiczne to nie tylko szansa na duże zlecenia, ale też obszar pełen formalności i ryzyk. Kluczem do sukcesu jest dobra analiza SWZ, rzetelne przygotowanie dokumentów i świadomość swoich praw – także w relacji z Zamawiającym. Jeśli coś budzi Twoje wątpliwości, nie wahaj się skorzystać z pomocy prawnika – może to uchronić Cię przed poważnymi konsekwencjami i niepotrzebnymi stratami.

Nasi prawnicy od prawa zamówień publicznych w Katowicach mogą zapewnić Ci bezpieczeństwo i przeprowadzić Cię przez proces udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Aplikantka radcowska

Angelika Wójcikowska

Foto i treść: materiał partnera