Każdy z nas ma do dyspozycji w ciągu doby zaledwie 24 godziny. Niezwykle często za popularnym zwrotem "nie mam czasu" kryje się po prostu brak odpowiedniego planu działania, który pozwoliłby "uwolnić" wiele godzin tygodniowo.

Poniżej znajdziecie kilka przykładów tego, jak sprawić, by następnego dnia mieć znacznie więcej wolnego czasu. Zależnie od wykonywanej pracy, niektóre z punktów mogą się okazać mniej efektywne, jednak z większości może skorzystać każdy - również uczniowie, którzy niedawno zaczęli rok szkolny.

Monitoruj swój dzień

Fot. Images_of_Money/Flickr

Czas bardzo szybko upływa na zadaniach przyjemnych i zupełnie odwrotnie, gdy musimy się zająć nudną pracą. Prowadzi to do niebezpiecznych zniekształceń w naszym umyśle, które utwierdzają nas w przekonaniu, że harujemy całe dnie, a witryny społecznościowe odwiedzamy tylko okazyjnie. Statystyki Facebooka mówią co innego.

Niezależnie jednak od tego, jak radzimy sobie z zarządzaniem czasem, monitorowanie tego, jakie czynności zabierają nam go najwięcej, jest niezwykle ważne. Wystarczy na przykład przez jeden dzień zapisywać w Kalendarzu Google, każdą przerwę "na Facebooka", a także długość jej trwania. Efekty mogą zaskoczyć. Jeśli dużo czasu spędzamy w przeglądarce, można skorzystać również np. z dodatku Time Tracker, który podpowie, ile tak naprawdę czasu spędzamy na jakiej stronie.

Warto zauważyć, że już sama świadomość tego, iż monitorujemy nasz czas pracy, będzie się przekładała na lepsze wyniki - nikt nie chce przecież przyznać się (nawet przed samym sobą), że spędził pół dnia na Facebooku. Regularne korzystanie z kalendarza bez wątpienia przyczynia się również do szybszego realizowania wytyczonych zadań, a więc pozwoli nam uwolnić sporo czasu.

Ustal czas na rozrywkę

Gdy już wiemy, ile czasu spędzamy każdego dnia na Facebooku bądź podczas odwiedzania ulubionych stron czy skrzynki pocztowej, warto coś zrobić z tym faktem. Stwierdzenie "będę wchodził na Facebooka rzadziej" niewiele pomoże, bo "rzadziej" jest warunkiem, który sami możemy łatwo nagiąć - w praktyce więc prawdopodobnie odwiedzalibyśmy witrynę Zuckerberga z taką samą częstotliwością.

Prawdziwe zmiany przynieść może natomiast ustalenie dla siebie godzin, w których bez żadnych wyrzutów sumienia można po prostu oddać się przewijaniu strumienia wiadomości. Pół godziny rano, kolejne w południe i tyle samo wieczorem powinno wystarczyć do kilkukrotnego przejrzenia wszystkich wpisów - nawet gdy mamy sporo znajomych. Podobne zasady dobrze obrać również np. w przypadku sprawdzania e-maili - oczywiście, jeśli nasza praca nie wymaga natychmiastowej reakcji na tego typu wiadomości. 

Jeśli uda nam się stworzyć "strefy czasowe", w których oddajemy się rozrywce, automatycznie zyskają na tym części dnia, gdy poświęcamy się pracy. Skupienie się na jednym zadaniu to najlepszy sposób na jego szybsze wykonanie. Po raz kolejny więc, nie zmniejszając liczby przyjemnych zadań, udało nam się oszczędzić nieco czasu kosztem wprowadzenia odrobiny dyscypliny.

Dostosuj powiadomienia

Fot. Erik Pitti/Flickr

Jak wspomniałem wcześniej, skupienie to element, do którego powinniśmy dążyć w pracy za wszelką cenę. Nie tylko pozwoli nam się ono szybciej uporać z planami, ale również umożliwi wykonanie pracy na lepszym poziomie - oddając się całkowicie zadaniom, lepiej wykorzystujemy nasz umysł.

Co najczęściej zaburza skupienie? Wszelkiego rodzaju powiadomienia, których w tych czasach jest tak dużo, jak jeszcze nigdy wcześniej. Zwykle każdy SMS, e-mail, a często również komentarz na Facebooku czy informacja na Twitterze walczą o naszą uwagę. Nie dajmy się sprowokować do pustego generowania odsłon w popularnych usługach.

Powiadomienia push, choć są świetne i pozwalają natychmiast dowiedzieć się o nowym e-mailu, w większości przypadków odwracają naszą uwagę od pracy, by poinformować o czymś, co może poczekać. Jeśli u siebie również zauważasz taką prawidłowość, po prostu wyłącz to, co może rozpraszać.

Wiedz, co chcesz zrobić

Chaotyczne wykonywanie zadań nie sprzyja produktywności, a tym samym oszczędzaniu czasu. Zanim zaczniesz pracę, wiedz, co musisz zrobić, a z czego danego dnia można zrezygnować. Nawet jeśli masz dużo pracy, świadomość piętrzących się zadań powinna być motywująca.

Dobry plan, a więc również wykonywanie najważniejszych czynności na początku dnia, sprawi, że odrobinę wolnego czasu będzie można odzyskać, gdy tylko przyjdzie taka potrzeba - po prostu kończąc wcześniej pracę. Jeśli z najważniejszymi zadaniami rozprawimy się na początku dnia, późniejsze godziny będą już czystą przyjemnością.

Warto w tym momencie zauważyć, że wiele sposobów na oszczędzanie czasu łączy się. Bez wątpienia jednak kluczowe jest rozpoczęcie regularnego korzystania z kalendarza, który pozwoli nam nie tylko planować wydarzenia, ale również monitorować wydajność i ustalać różne "strefy czasowe" (np. pracy lub wypoczynku).

Deleguj zadania

Jeśli już wiemy, co pochłania nam najwięcej czasu, a także mamy ustalone czytelne zadania do wykonania, pora na kolejny etap: delegowanie niektórych czynności. Nie ze wszystkim musimy się przecież męczyć sami. Gdy dodatkowo prowadzimy firmę, ciągłe zajmowanie się tymi samymi zadaniami jest swoistą kulą u nogi, która nie pozwala nam ewoluować, kradnąc cenny czas.

Z delegowania zadań każdy korzysta już teraz, choć zwykle nie do końca zdajemy sobie sprawę. Nikt przecież nie myśli nawet o produkcji własnego prądu czy wydobywaniu wody (poza nielicznymi przypadkami). Przekazujemy takie sprawy w ręce ludzi bardziej doświadczonych, dysponujących odpowiednim sprzętem i infrastrukturą. To samo można robić z wieloma innymi codziennymi zadaniami.

Delegować najlepiej zadania niezbyt wymagające, by mieć pewność, że nasi podwładni wykonają je tak samo dobrze, jak poradzilibyśmy sobie z nimi my sami. Jednocześnie wiele osób ma problem z zaakceptowaniem tego, iż inni dotkną się ich pracy, i żyją w przekonaniu, że sami zrobią wszystko najlepiej. Doba każdego człowieka ma jednak tylko 24 godziny, a więc przy dużej ilości zadań umiejętność delegowania niektórych spraw jest wprost nieoceniona.

Automatyzuj, co tylko się da

Fot. JohnGreenaway/Flickr

Nowoczesne technologie pozwalają na automatyczne wykonywanie wielu zadań. Jeśli każdego dnia męczysz się z rozwiązywaniem tych samych problemów, dobrze poszukać np. aplikacji mobilnej, która pozwoli robić je szybciej bądź sama się nimi zajmie.

Codziennie przeglądasz te same strony, wysyłasz e-maile do tych samych osób? Wiele z tych procesów da się zautomatyzować, np. dodając ulubione strony do wspólnego folderu w zakładkach czy przerzucając się na czytnik RSS, by czytać tylko nowe artykuły. 

Dużo czasu oszczędzić może również korzystanie z niektórych aplikacji mobilnych. Zdecydowanie nie chodzi o Angry Birds, ale różne organizery czy narzędzia, które monitorują aktywność. W skrócie więc: zastanów się nad tym, jakie czynności powtarzasz każdego dnia, a później sprawdź, czy nie da się ich przynajmniej w pewnym stopniu zautomatyzować. 

Ucz się w ruchu

Jadąc do pracy albo do szkoły, można słuchać muzyki bądź radia. Choć ulubiony album Nirvany (albo Justina Biebera - zależnie od upodobań) może nas nastawić pozytywnie i przez to przełożyć się na lepszą efektywność, wysłuchiwanie informacji o kolejnym kryzysie w radiu z pewnością nie poprawi nam samopoczucia.

Dobrym nawykiem jest korzystanie z audiobooków, które pozwolą na podnoszenie poziomu wiedzy w sytuacjach, w których do tej pory po prostu traciliśmy czas. Obecnie każdy nowy telefon pozwala na odtwarzanie plików MP3, a z tego typu formatem nie mają problemu również radia samochodowe - gdy inni dowiadują się o wypadkach i tragediach w okolicy, Ty możesz zdobywać cenną inspirację na kolejny dzień.

Wykorzystanie audiobooków można połączyć również ze sportem, co da jeszcze bardziej wymierne efekty. Lepsza kondycja to również szybsza praca mózgu, a lepiej dotleniony umysł pozwoli się szybciej rozprawić z kolejnymi zadaniami. Jedyną ceną, jaką trzeba zapłacić, jest tu dodatkowy wysiłek.

Pracuj w odpowiednich godzinach

Już w szkole przyzwyczajono nas, że pracę powinno się rozpoczynać wczesnym rankiem, a wieczorem dobrze dać sobie trochę czasu na odpoczynek. To jednak, co jest dobre dla większości, wcale nie musi się sprawdzać u Ciebie.

Jest wiele osób, którym lepiej pracuje się w godzinach nocnych. Zwykle milkną wtedy już telefony, a nas otacza tylko cisza i nawet za okno nie ma już po co wyglądać - jest przecież ciemno. Gdy wyeliminujemy wszelkie elementy, które nas rozpraszają, a przed nami zostanie tylko praca, w skupieniu szybko wykonamy najważniejsze czynności.

Warto przy okazji wspomnieć, że niektóre zadania po prostu lepiej wykonywać o określonych porach dnia. Gdy nasz umysł jest wypoczęty, lepiej poradzi sobie ze złożonymi zadaniami niż po całym dniu wysiłku. Aby nieco nagiąć tę zasadę, można stosować np. drzemki w środku dnia, po których jakość pracy naszego mózgu powinna być przez pewien czas znacznie lepsza.

Wykorzystuj internet

Czy na początku nie wspomniałem, że internet przeszkadza? Nie do końca. Sieć to narzędzie, jak młotek, którym możemy wbić gwóźdź albo uderzyć się w palca. Nawet przeglądanie Facebooka może się przełożyć na oszczędność czasu: zamiast spotkań w cztery oczy często wystarczy po prostu uruchomić czat, by chwilę porozmawiać.

Wszelkiego rodzaju komunikatory to prawdziwe zbawienie dla osób, które muszą się porozumiewać z ludźmi oddalonymi o dziesiątki czy setki kilometrów. Dzięki internetowi mamy ich na wyciągnięcie ręki, bez konieczności opuszczania swojego biura - więcej czasu możemy zatem poświęcić najbliższym.

Zakupy to kolejny element, który został zrewolucjonizowany dzięki internetowi. Najtańszą elektronikę zwykle znajdziemy dzięki porównywarce cen, a popularne produkty porównamy bez wychodzenia z domu. W sieci naprawdę wystarczy odrobina wysiłku, by nigdy nie przepłacać.

Od jakiegoś czasu nie musimy się jednak ograniczać do zakupów w sieci samych sprzętów elektronicznych. Swoje internetowe usługi cały czas rozbudowują hipermarkety, które w większych miastach mogą dostarczyć wybrane artykuły spożywcze o ściśle określonej porze. O możliwości zamawiania pizzy przez internet nie trzeba już nawet przypominać.

Najtrudniejsze przed nami

Samo przeczytanie tego tekstu nic Ci nie da. Prawdziwa magia zacznie się, gdy wdrożysz choć jeden z powyższych punktów w swoje życie. Do tego też zachęcam - nie próbuj nagle przewracać swojego dnia do góry nogami, bo szybko się zniechęcisz. Tak naprawdę nikt nie lubi dużych zmian, jednak każdy ma wewnętrzną potrzebę rozwoju. Stawiaj drobne kroki ze świadomością, że idziesz w dobrym kierunku.

Zacznij od zapisywania, ile czasu na co poświęcasz. Później podziel dzień na godziny pracy i rozrywki, by zawsze maksymalnie skupiać się na tym, co aktualnie robisz. Następnie wyeliminuj powiadomienia, które utrudniają Ci podporządkowywanie się przygotowanemu wcześniej planowi. Nie rozwiązuj wciąż tych samych problemów - automatyzuj swoją pracę, deleguj ją innym, a sam ciesz się spokojem. Nawet w drodze z pracy rozwijaj się, słuchając audiobooków, by pracować mniej za większe wynagrodzenie. 

Na koniec pozostaje tylko wymyślić, co robić z wolnym czasem...

Czytaj także: Zarabiaj w sieci! Przedstawiamy gotowe sposoby