Jeśli codziennie kończysz z listą niewykonanych zadań, których z każdym kolejnym dniem przybywa, popełniasz gdzieś poważny organizacyjny błąd. Notoryczne zaległości negatywnie wpływają na samopoczucie, motywację i efektywność. Sam widok zapisanych aktywności z pewnością sprawia, że wcale nie masz ochoty wykonać planowanych prac. Odkładasz na później moment, w którym wreszcie zaczniesz działać. Wieczorem okazuje się, że większość zadań musisz przełożyć na jutro. Niestety, jutro to dzień, który nigdy nie nadchodzi!

Prokrastynacja

Wielu z nas pada ofiarą notorycznego odkładania zadań na później. Często w obliczu konieczności działania odczuwamy niepokój i lęk przed porażką. Prokrastynacja stanowi bardzo silną barierę działania, której wiele osób nie potrafi przełamać. Jest błędnym kołem obietnic dawanych sobie i rozczarowań, jakie następują po kolejnym braku działania. Możesz uporać się z tym nawykiem. Zacznij od prostych kroków:

1. Rób krótkie, sprecyzowane listy zadań.

2. Wykonuj tylko jedno zadanie z listy i następnie przechodź do następnego.

3. Znajdź „swoją motywację” (czyli przypomnij sobie, po co tak naprawdę pracujesz).

4. Cierpliwie czekaj na efekty i doceniaj nawet najdrobniejsze sukcesy.

5. Działaj, nawet jeśli są to drobne aktywności.

Zastanów się, czy problem dotyczy Ciebie. Prokrastynację można „zdiagnozować” po bardzo charakterystycznych objawach, które układają się w pewien cykl. Najbardziej symptomatyczne etapy prokrastynacji to:

• odkładanie działania z obawy przed porażką;

• uświadamianie sobie niekorzystnych skutków, jakie pociąga za sobą odkładanie aktywności;

• kontynuacja odkładania;

• szukanie wymówek;

• wykonanie zadania w ostatniej chwili pod działaniem stresu;

• postanowienie, że już nigdy więcej nie odłoży się nic na później;

• powtarzanie schematu.

Pamiętaj, że prokrastynacja nie jest ani wyrokiem, z którym musisz żyć, ani też usprawiedliwieniem, które zwalnia Cię z obowiązku zorganizowania pracy i całego życia. Możesz odzyskać kontrolę nad swoim czasem! Wyznaczaj cele, planuj i działaj. Zacznij od sporządzenia krótkich, sprecyzowanych list zadań na każdy dzień. Umieszczaj na nich tylko najważniejsze aktywności, które zdążysz wykonać. Z czasem każdego dnia będziesz realizował coraz dłuższe listy. A przekładanie na jutro nie będzie już metodą na uspokajanie sumienia.

Dobra rada: kontroluj czas!

Czas jest Twoim sprzymierzeńcem, nie wrogiem. Nerwowo śledząc mijające minuty, wcale nie sprawisz, że zyskasz ich trochę więcej. Staraj się działać efektywnie. Wyznacz na każde zadanie optymalną ilość czasu. Jeśli wykonujesz daną aktywność kolejny raz, powinieneś wiedzieć, ile zajmie Ci czasu. Postaraj się skracać czas wykonywania poszczególnych zadań, ale nie zakładaj zbyt optymistycznie, że tym razem zadanie zajmie Ci o połowę mniej czasu. Zachowaj zdrowy rozsądek i realnie oceniaj czasochłonność wykonywanych czynności.

Nie wszystko na raz!

Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego po raz kolejny nie udało Ci się wykonać wyznaczonych na dany dzień zadań? Najczęstszą przyczyną jest tworzenie przesadnie długich list, których nie sposób wykonać nawet w ciągu 15 godzin pracy. Wygórowane ambicje i nierealistyczne plany zmuszają nas do przekładania niewykonanych zadań na kolejne dni. Takie działanie jest nieefektywne i błyskawicznie generuje zaległości. Co gorsza gasi nawet największy entuzjazm. Frustracja, która wiąże się z małą skutecznością, hamuje zapał i zniechęca do dalszego działania.

Pamiętaj o tym, że wykonując kilka zadań jednocześnie, wcale nie działasz efektywniej. Wielozadaniowość jest bardziej czasochłonna niż systematyczne wykonywanie jednego zadania po drugim z przygotowanej wcześniej listy. Przekonanie o tym, iż podzielna uwaga umożliwia efektywne wykonywanie kilku zadań na raz, jest po prostu mitem.

Aby opanować zadaniowy chaos, należy zacząć od podstawowych trzech kroków:

1. Stwórz listę zadań
   Skoncentruj się jedynie na najważniejszych sprawach. Nie dopisuj dodatkowych zadań, które nie są pilne. Ważne jest, aby lista zawierała najważniejsze aktywności, które musisz wykonać bieżącego dnia.

2. Stwórz hierarchię zadań
   Możesz przyjąć dowolną strategię. Ułóż zadania od najmniej ważnego do najważniejszego lub od najmniej czasochłonnego do najbardziej czasochłonnego. Wybierz metodę, która najbardziej Ci odpowiada.

3. Wykonuj zadania z listy PO KOLEI
   Skoncentruj swoje działania tylko na jednym zadaniu naraz. Nie pozwól, by cokolwiek rozproszyło Twoją uwagę. Gdy skończysz, po krótkiej chwili przejdź do kolejnego zadania z listy.

Dobra rada:

Listy „dzienne” najlepiej wykonywać poprzedniego dnia wieczorem. Dzięki tej technice możemy spokojnie zaplanować dzień i z samego rana aktywnie realizować wyznaczony plan.

Zarówno wielozadaniowość, jak i prokrastynacja są błędami organizacyjnymi, których można się pozbyć dzięki systematyczności i konsekwencji. Już po kilku dniach metodycznego wykonywania zadań można przekonać się o skuteczności sporządzania dziennych list i systematycznego wykonywania zaplanowanych aktywności. To naprawdę działa! Wszystko, czego trzeba, to odrobina determinacji.

Na Facebooku stworzyliśmy grupę „Czas pod kontrolą”. Włącz się do dyskusji, zadawaj pytania i dziel się doświadczeniem. Odwiedź także oficjalną stronę Leadertask na Facebooku.

Poradę dla czytelników Dziennika Internautów przygotowała Katarzyna Matczuk project manager agencji MindFizzer, odpowiedzialna za serwis Leadertask.pl.

MindFizzer jest wyłącznym dystrybutorem rodziny Organizerów LeaderTask, oprogramowania wspierającego efektywność osobistą i zarządzanie projektami. Wśród oprogramowania marki LeaderTask znajdują się zarówno Organizery osobiste – na PC i PDA, jak i wersje sieciowe dla firm, ułatwiające zarządzanie zadaniami w grupie.