Długi dzień pracy się nie opłaca

Kilkunastogodzinny dzień pracy wcale nie jest koniecznością. Mało tego – tak długi okres pracy w ciągu dnia nie przynosi nawet spodziewanych korzyści, bowiem oznacza obniżoną efektywność i chroniczne przemęczenie. Naukowcy twierdzą, że górna granica efektywności leży pomiędzy 8 a 9 godzinami pracy dziennie. Prof. Witold Kieżun, polski teoretyk i wykładowca zarządzania, prowadzący zajęcia m.in. na Temple University w Filadelfii oraz na Uniwersytecie w Montrealu, wyróżnił trzy modele sposobu pracy menedżerów.

Model amerykański

Na dyrektorów dobiera się osoby młode, często odbywające praktyki jeszcze na studiach. Taki świeżo upieczony menedżer jest ambitny i za wszelką cenę chce udowodnić swoją wartość. Dlatego bez słowa sprzeciwu godzi się na „nielimitowany czas pracy” (w praktyce min. po 12 godzin dziennie). W efekcie tego, mniej więcej w okolicach 40 roku życia, dyrektor jest wypalony i nie jest w stanie już tak sprawnie kierować firmą, jak dotychczas. W zamian za „zasługi”, oferuje mu się stanowisko doradcy, które najczęściej przyjmuje, bo w tym wieku jego szanse na rynku pracy są bardzo ograniczone.

Teoretycznie wszystko w porządku. Po 20 latach ciężkiej pracy masz ciepłą posadę ze stałą pensją. Niestety Twoja wypłata jest niższa, ponieważ masz mniej obowiązków. Tracisz także wpływ na losy firmy i… władzę. Po 20 latach bycia osobą liczącą się w firmie zostajesz odsunięty na boczny tor. Bądźmy realistami – jest to poważny szok dla psychiki menedżera. Wydaje Ci się, że możesz zrobić jeszcze wiele dobrego dla firmy, jednak to firma stwierdza, po 20 latach sukcesów i pochwał, że już Cię nie potrzebuje.

Model japoński

Nazwa tego modelu, jak nie trudno się domyślić, pochodzi od nazwy kraju, w którym jest on najpowszechniejszy. W tym przypadku praca menedżera w ciągu dnia jest podzielona na 2 części. Rano w godzinach pracy osoba odpowiedzialna za zarządzanie załatwia część spraw formalnych i organizacyjnych. Następnie udaje się na przerwę, żeby po południu lub wieczorem wrócić do pracy. Wówczas spotkania przyjmują luźniejszą, mniej oficjalną formę i właśnie wtedy zapadają najważniejsze decyzje.

Ten system pozwala na odprężenie podczas przerwy i powrót do pracy z naładowanymi akumulatorami. Zmniejsza on również znacznie zagrożenie przemęczeniem. Minusem tego systemu jest ograniczony kontakt z załogą, dużo mniejszy niż w przypadku poprzedniego modelu. Nie pozwala to wypracować powiązań emocjonalnych.

Model watykański

Odwołuje się do modelu zarządzania przyjętego w strukturach państwa watykańskiego. Występuje tu bardzo dokładny dobór wysoko wykształconej i wykwalifikowanej kadry (np. dwa doktoraty połączone z kilkunastoletnim doświadczeniem i świetną znajomością języków obcych). Dodatkowym kryterium jest doświadczenie życiowe, dlatego wiek emerytalny w przypadku państwa watykańskiego to 75 lat. Dzień pracy trwa tylko przez pięć godzin, jednak jest on bardzo intensywny. Menedżerowie pracują w maksymalnym skupieniu, sprawnie wykonując kolejne zadania.

System pracy w zespole również jest specyficzny, ponieważ osoba, która zarządza, otrzymuje raport z opisem sytuacji oraz proponowanymi rozwiązaniami. Jej zadaniem jest zagłębić się w analizę rozwiązań oraz zdecydować, które z nich zostanie zrealizowane. Właśnie dzięki dbałości o wysokie kwalifikacje menedżera oraz dobrą organizację zadań urzędnicy państwa kościelnego zachowują wysoki stopień produktywności przy jedynie 5-godzinnym dniu pracy. Osoba zarządzająca ma prawo również do długiego urlopu w celu regeneracji sił.

Który model wybrać?

Życie zawodowe w przypadku modelu amerykańskiego jest intensywne, ale krótkie. Między 40 a 50 rokiem życia jesteśmy już niezdolni do pracy na podobnym poziomie i musimy zadowolić się mało znaczącym etatem. Model japoński nie określa granic wiekowych, jednak uwzględnienie w dniu pracy przerwy na regenerację oraz rozwiązywanie najważniejszych zagadnień w mniej stresujących warunkach, czyli wieczorem, pozwoli z całą pewnością na długą aktywność zawodową. Model watykański uwzględnia doświadczenie życiowe jako warunek objęcia stanowiska, dlatego im jesteśmy starsi, tym więcej możemy osiągnąć. Pamiętać należy, że w tym przypadku wymagane są również bardzo wysokie kwalifikacje zawodowe, zdobywane przez lata rozwoju.

Powinniśmy zwrócić również uwagę na organizację pracy, ponieważ jest ona niezwykle ważna. W pierwszym przypadku nie ma jej prawie w ogóle. Po prostu jesteśmy ciągle dostępni i wykonujemy wszystkie zadania, jakie w danej chwili się pojawią. Jak zobaczymy poniżej, to jest masa nieefektywnej pracy. Pozostałe dwa modele narzucają określony system pracy – japoński, w którym mamy przerwę w ciągu dnia, aby móc odpocząć, i watykański, gdzie występuje wysoki poziom delegacji zadań przy krótkim dniu pracy. Jak widzisz, 12-godzinny dzień pracy to nie jedyne rozwiązanie.

Czy muszę wszystko robić sam?

Kanadyjski profesor, autor ok. 150 prac dotyczących zarządzania i strategii w biznesie – Henry Mintzberg – przeprowadził badania, na podstawie których wskazał najpowszechniej występujące błędy w organizacji własnej pracy, popełniane przez osoby odpowiedzialne za zarządzanie. Można je zgrupować w kilka kategorii.

O długości dnia pracy pisałam powyżej. Według Mintzberga średnia długość pracy menedżera to od 8,5 do 14,5 godzin. Jak już wiemy, zbyt długa praca nie sprzyja naszej efektywności, a co za tym idzie – nie przyniesie korzyści naszej firmie.

Drugim poważnym błędem jest brak selekcji i delegowania zadań. Menedżer, którego podstawowymi zadaniami są zarządzanie i kontrola realizacji danego projektu, bierze na siebie jednocześnie ciężar wykonania najdrobniejszych czynności związanych z projektem. Następstwem tego błędu jest właśnie konieczność pracy po kilkanaście godzin dziennie. Co więcej, taka sytuacja prowadzi do rozpraszania i odwracania uwagi od głównych celów. Ilość spraw drugorzędnych zaczyna przesłaniać priorytety, co powoduje, że dzień pracy jest wypełniony po brzegi, a cel nie zbliżył się ani na krok. Nie taka jest rola menedżera. Rozwiązaniem tego problemu jest wydelegowanie do poszczególnych zadań podwładnych, dzięki czemu zadania zostaną wykonane szybciej, a jednocześnie menedżer może skupić się na tym, co jest najważniejsze – czyli na osiągnięciu celu.

Kolejnym powszechnym problemem jest brak planowania działań. Jak pokazują badania, tylko ok. 20% dnia pracy menedżera jest zaplanowana. Mają oni tendencję do ulegania wpływom zewnętrznym, co prowadzi do efektu, który opisałam powyżej – zbyt dużego rozproszenia. Kadra zarządzająca to zazwyczaj ludzie kreatywni, którzy potrafią działać pod presją. Muszą być pewni siebie, dlatego ufają swoim umiejętnościom, wierzą, że co by się nie stało, to sobie poradzą. Możliwe, że stąd bierze się skłonność do wiecznej improwizacji. Niestety takie podejście może być fatalne w skutkach – zarówno dla menedżera, jak i dla firmy.

Menedżerowie, ulegając zewnętrznym wpływom, przyjmując na siebie zadania zlecone przez innych w pierwszej kolejności, tak naprawdę nie mają czasu na swoją pracę. Mimo iż cały dzień są zabiegani, efekty ich działań są znikome, ponieważ wciąż wykonują zadania, do których nie są przeznaczeni. Większość takich czynności mogą wykonywać ich podwładni, niestety poziom delegowania zadań również jest zbyt niski, o czym wcześniej wspomniałam.

Przekazywanie zadań podwładnym jest zjawiskiem rzadkim, mimo że przynosi dodatkowe korzyści. Sieczka informacyjna, którą otrzymują zazwyczaj menedżerowie niedelegujący zadań lub delegujący je w sposób niedostateczny, również ich rozprasza. Jeśli zadanie zostanie zlecone pracownikowi tylko w drobnym wycinku, i tak całość procesu analizy zdobytych informacji spada na menedżera.

Delegując zadania w sposób prawidłowy i w pełnym zakresie, podwładni, raportując wykonanie zadania, wybiorą najważniejsze informacje, jakie należy przekazać do podjęcia decyzji lub prosty, konkretny komunikat o zrealizowanym zadaniu, np. o tym, że raport został przekazany szefowi. To wszystko, czego menedżer potrzebuje, by kontrolować projekt.

Badania Mintzberga pokazały niestety również bardzo niski nakład pracy menedżerów wkładany w samokształcenie. W niektórych branżach należy być ciągle na bieżąco z wiadomościami. Jeśli dany menedżer nie uczęszcza na szkolenia i konferencje, zostaje w tyle za innymi. Z kolei jeśli on zostaje w tyle, to jego firma również. Jednak nie chodzi o sam brak woli osób zarządzających. Powodu możemy szukać w poprzednich błędach. Jeśli nie mamy czasu się wyspać, to jak tu jeszcze się uczyć?

Co należy zmienić?

Jeśli choć drobna część opisanych wyżej trudności w zarządzaniu własną pracą zdarza się także Tobie, oto kilka zasad, które pomogą Ci zmienić ten stan rzeczy:

Po pierwsze: zmiana systemu pracy

Z powyższych przykładów wynika, że 12-godzinny dzień pracy jest najmniej efektywny. Przemęczenie nie pozwala nam osiągać wymiernych korzyści w stosunku do ilości czasu przeznaczonego na pracę, a i przyszłość zawodowa nie rysuje się w różowych barwach. Odpowiedzią jest system japoński, najbardziej dostępny nawet dla słabiej wykształconych, lub watykański dla naprawdę zdolnych menedżerów. Intensywny dzień pracy, w który wpisana jest przerwa na odpoczynek, pozwala zwiększyć efektywność oraz znacznie wydłużyć naszą aktywność zawodową.

Po drugie: selekcja i delegowanie zadań

Menedżer ma przede wszystkim zarządzać, a nie wykonywać wszystkiego samodzielnie. Dlatego część zadań, a szczególnie te mniej istotne, należy przenieść na podwładnych. Jeśli już zdarzy się tak, że zadanie będzie wymagało osobistego wykonania, upewnijmy się, że jest to zadanie rzeczywiście istotne i ważne dla osiągnięcia celu i nikt z naszych podwładnych nie będzie w stanie go wykonać. Pozwoli to na zaoszczędzenie czasu, który możemy poświęcić na odpoczynek. Róbmy regularnie zebrania z pracownikami, podczas których będziemy określać zadania do wykonania oraz rozliczać z tych wcześniej zleconych. Oczywiście jakieś zadanie do wykonania może pojawić się również niespodziewanie, dlatego nie bójmy się wydać polecenia jego wykonania podwładnym. Wtedy takie zadnia nie będą nas rozpraszać.

Po trzecie: planowanie, planowanie, planowanie!

Wprowadziłeś powyższe zmiany w życie, lecz dalej masz problem ze znalezieniem na wszystko czasu? Potrzebujesz planu dnia. Określ priorytety dnia, a następnie zaplanuj wykonanie czynności mniej ważnych. Planowanie powinno stać się od dziś nieodzownym elementem Twojej pracy. Dlaczego? Zastanów się przez chwilę nad tym, co musisz zrobić w pracy w najbliższym czasie i spróbuj spisać to na kartce w ramach ćwiczenia. Czy wszystkie Twoje zadania zmieściły się na jednej kartce? Idę o zakład, że nie. Zapewniam Cie również, że jeśli nie zaczniesz planować, jutro będzie tego jeszcze więcej.

Współczesny menedże, jeśli chce działać sprawnie i skutecznie, nie może pozwolić sobie na wieczne improwizowanie. Szczególnie w sytuacji, gdy masz tyle do zrobienia, a Twój czas pracy nie jest z gumy. Plan zapisz najlepiej w swoim notatniku, na papierze lub w specjalnie do tego przeznaczonym programie komputerowym. Program ma tę przewagę, że będzie mógł przypominać o zadaniach, które powinny być w danym dniu wykonane.

Stosując się do tych zaleceń, uzyskasz większą efektywność w pracy i lepsze widoki na przyszłość. Wypalenie zawodowe to wbrew pozorom groźne zjawisko. Człowiek staje się niezdolny do wykonywania pracy, przy której spędził wiele lat. Mógłby być naprawdę wartościowym pracownikiem, jednak jeśli przestaje efektywnie pracować, coraz mniej się liczy w firmie, gorzej zarabia i spada jego samoocena. Jeśli natomiast spada samoocena menedżera, zaczyna on jeszcze gorzej pracować, traci pewność siebie, entuzjazm i zaangażowanie. To jest zamknięte koło, które trudno przełamać, dlatego warto temu przeciwdziałać, zanim jeszcze pojawi się taki problem.

Poradę dla czytelników Dziennika Internautów przygotowała Monika Dębska z firmy MindFizzer.

MindFizzer jest wyłącznym dystrybutorem rodziny Organizerów LeaderTask, oprogramowania Almeza Company wspierającego efektywność osobistą i zarządzanie projektami. Wśród oprogramowania marki LeaderTask znajdują się zarówno Organizery osobiste – na PC i PDA, jak i wersje sieciowe dla firm, ułatwiające zarządzanie zadaniami w grupie.