Zadaniem administratora jest sprawdzenie serwisu i wyeliminowanie możliwie jak największej liczby wadliwych URL-ów. Jednak nawet świetnie wykonana witryna nie zda egzaminu wtedy, gdy użytkownik pomyli się i nieprawidłowo wpisze adres lub robot wyszukiwarki nie zaktualizuje linków. W takiej sytuacji dotarcie do właściwej strony może być po prostu niemożliwe. Wiele serwisów nie potrafi wtedy pomóc użytkownikowi. Wyświetlają na przykład komunikat "Nie można odnaleźć serwera".

Przeglądarki radzą w takiej sytuacji, aby sprawdzić połączenie, ustawienia zapory sieciowej oraz zweryfikować poprawność adresu WWW. Całość wygląda mało estetycznie i przyjaźnie - może zniechęcić użytkownika.

Dlatego lepiej przygotować własną stronę błędu 404. Umieścić w niej podobny komunikat - na przykład "Bardzo przepraszamy - podana strona nie została odnaleziona" - wraz z sugestiami.

Pierwsza sugestia powinna zachęcać do sprawdzenia poprawności adresu. Druga uwzględniać możliwość faktycznego zaistnienia problemu w witrynie: "Jeśli błąd pojawił się po kliknięciu w link, prawdopodobnie jest on uszkodzony. Będziemy wdzięczni za zgłoszenie tego problemu [tu mail kontaktowy]."

Strona 404 musi mieć ten sam layout, co reszta serwisu. Konieczne jest w tym przypadku zachowanie spójności. Dzięki niej użytkownik nie będzie miał wrażenia, że porusza się po jakichś "technicznych" rejonach witryny.

Kluczowe elementy komunikatu o błędzie 404 to:

- nazwa i logo firmy czy strony WWW - jest to istotne, bo internauta może dostać się do serwisu za pośrednictwem błędnego linku na innej witrynie; w takiej sytuacji użytkownik musi szybko zorientować się, gdzie trafił i dokąd iść w następnej kolejności

- przeprosiny za wystąpienie błędu - internauta nie powinien czuć się winny, zawsze należy go przeprosić za błąd, wyciągnąć pomocną dłoń i wyjaśnić jak wspólnie można zaradzić zaistniałej sytuacji

- wyjaśnienie możliwych powodów zaistnienia błędu - często wystarcza to użytkownikowi, który potrafi dzięki takiemu komunikatowi sam rozwiązać problem (ponowne, poprawne wpisanie adresu do paska przeglądarki)

- linki do strony głównej oraz mapy serwisu - pozwalają na szybkie zorientowanie się, gdzie naprawdę zlokalizowano poszukiwaną przez internautę informację

- pole tekstowe wyszukiwarki aby odnaleźć szukane elementy - pełni podobną funkcję jak linki na stronie głównej czy w ramach mapy serwisu, dzięki niemu można ustalić prawidłowy URL do zasobu

- adres mailowy administratora gdzie można zgłaszać usterki - istotny wtedy, gdy na stronie faktycznie znajduje się błąd; powinien być dobrze widoczny, dzięki niemu internauta nie czuje się zagubiony - wie, że ma się do kogo zwrócić

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez twórców witryn jest włączanie automatycznego przekierowania, które następuje w momencie wpisania przez użytkownika nieprawidłowego adresu. Internauta podaje URL, strona zaczyna się ładować i w pewnym momencie przenosi użytkownika tam, gdzie był na samym początku. To również mocno dezorientuje. Nie chodzi bowiem o to, aby maskować błędy, tylko pomóc w ich rozwiązaniu.