Aby proces powierzania i przetwarzania danych na zewnątrz firmy był zgodny z prawem, konieczne jest zawarcie umowy pomiędzy administratorem danych a podmiotem przetwarzającym. Co więcej, można kontrolować naszych procesorów czy, aby na pewno zapewniają odpowiednie bezpieczeństwo wszystkim informacjom.

Artykuł 28 ust. 3 lit. h RODO wskazuje, że umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi, iż procesor udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w RODO. Co więcej, administrator – podmiot, który powierzył dane – może przeprowadzić w tym celu audyt lub inspekcję, a przedsiębiorstwo, któremu zostały powierzone informacje zobowiązane jest do umożliwienia wykonania tej czynności.

Przepis ten jak również całe unijne rozporządzenie wymogło na wielu przedsiębiorcach, aby przykładali większą uwagę do przetwarzania i powierzania danych.

Rozporządzenie wyraźnie podkreśla, że jeżeli procesor naruszy przepisy przy określaniu celów i sposobu przetwarzania, zostanie potraktowany tak jak ich administrator. Dlatego wszystkie przedsiębiorstwa powinny dokładnie zinwentaryzować przypadki powierzenia danych i porównać je z obecnymi regulacjami wprowadzonymi przez unijne rozporządzenie. 

Czytaj także: RODO puka do drzwi. Akredytowany kurs inspektora ochrony danych (IOD). Recenzja oraz sprawdź zapisy na najbliższe akredytowane kursy IOD >>

Procesor może przetwarzać powierzone informacje wyłącznie na udokumentowane polecenie podmiotu, który przekazał dane. Innymi słowy musi gromadzić i przechowywać wytyczne tak by mógł udowodnić, że sam nie podjął decyzji o zmianie sposobu czy też celu przetwarzania, jak wskazuje Piotr Liwszic, specjalista ds. ochrony danych, ODO 24.

Co w przypadku, gdy okaże się, że procesor zmieni np. cel przetwarzania? Według RODO automatycznie staje się administratorem i ponosi pełną odpowiedzialność niejako w zastępstwie pierwotnego podmiotu, który przekazał dane. Dzięki unijnemu rozporządzeniu zyskaliśmy nowe narzędzie, jakim jest audyt procesorów, który daje nam pewność, że nasi podwykonawcy nie łamią warunków zawartej umowy, jak podsumowuje swoją wypowiedź specjalista.

Źródło: ODO24