Na wstępie warto podkreślić, że outsourcing usług księgowych to nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych przez firmę zewnętrzną. Ta ostatnia, zajmuje się najczęściej również rachunkowością zarządczą (controllingiem), kalkulacją płac, czy też doradztwem w szeroko rozumianym obszarze księgowo-finansowym. Przedsiębiorstwo może liczyć na wsparcie w zakresie ustalania zasad finansowania działalności, kształtowania struktury kapitałowej, optymalizacji podatkowej, czy też sporządzania deklaracji, sprawozdań oraz innych wymaganych dokumentów. Warto więc przyjrzeć się bliżej temu, jakie konkretnie korzyści może uzyskać firma decydując się na outsourcing księgowy.

Koncentracja na podstawowej działalności i wzrost efektywności przedsiębiorstwa

Podstawową zaletą korzystania z outsourcingu usług księgowych jest możliwość skoncentrowania wszystkich sił i zasobów na zasadniczej działalności. Dzięki niemu, przedsiębiorstwo może skupić się na działaniach i procesach, do realizacji których zostało powołane i w których się specjalizuje. W takim modelu, trudne i czasochłonne zadania z obszaru księgowo-finansowego, wykonują nie zatrudnieni w niej pracownicy, lecz wykwalifikowani specjaliści firmy outsourcingowej.

Outsourcing usług księgowych – profesjonalizm, specjalistyczna wiedza i doświadczenie

Przedsiębiorstwa farmaceutyczne śledzą postępy w medycynie, podmioty funkcjonujące na rynku samochodowym monitorują tendencje w branży motoryzacyjnej, natomiast firmy świadczące usługi księgowe troszczą się o rozwój pracowników w zakresie księgowości i finansów. Ci ostatni, posiadają niezbędne kwalifikacje, uczestniczą w kursach doszkalających, a przy tym są na bieżąco z wszelkimi zmianami w przepisach prawnych, podatkowych i księgowych. Natomiast dzięki styczności z finansami klientów funkcjonujących w różnorodnych branżach, nabywają bogatego doświadczenia, które pozwala im radzić sobie nawet z najtrudniejszymi zagadnieniami i sytuacjami kryzysowymi. To wszystko sprawia, że firmy outsourcingowe mogą działać w sposób efektywny i skuteczny, a co za tym idzie – zapewnić najwyższą jakość świadczonych usług.

Transfer odpowiedzialności i redukcja ryzyka

Outsourcing księgowy pozwala zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu w rozliczeniach czy złamania jakiegoś przepisu, a także przenieść odpowiedzialność za tego typu uchybienia do firmy księgowej. W takim wypadku, kadra zarządzająca nie ponosi odpowiedzialności karnej i cywilnej za ewentualne błędy. Za poprawność realizowanych zadań odpowiada firma outsourcingowa; w razie braku terminowości czy pojawienia się jakichkolwiek niezgodności z przepisami prawa ponosi konsekwencje finansowe. Warto jednak podkreślić, że tego typu sytuacje należą do rzadkości – niskie ryzyko wystąpienia błędów to zasługa nie tylko dużej wiedzy zatrudnianych przez nią specjalistów, ale również faktu, że działają oni w oparciu o szereg procedur i systemów, zwiększających skuteczność oraz bezpieczeństwo wykonywanych zadań.

Outsourcing usług księgowych to oszczędność pieniędzy

Praktyka pokazuje, że korzystanie z outsourcingu księgowego jest w zdecydowanej większości przypadków tańsze, niż prowadzenie księgowości wewnętrznej – w zależności od oferty i przedsiębiorstwa, od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent tańsze. Skąd się biorą takie różnice?

Przedsiębiorstwa posiadające działy kadr i księgowości muszą liczyć się z kosztami personalnymi, technicznymi czy logistycznymi. Na te pierwsze, składają się wszystkie wydatki ponoszone w związku z zatrudnianiem pracowników, tj. koszty ich wynagrodzenia, rekrutacji, szkoleń, czy też ewentualnych nieobecności. Do wydatków technicznych można zaliczyć np. koszty zakupu niezbędnego sprzętu i oprogramowania komputerowego, programów księgowych, opłaty licencyjne czy koszty administrowania systemu. Koszty logistyczne wynikają z konieczności m.in. zapewnienia odpowiedniej powierzchni biurowej, a także powierzchni na przechowywanie dokumentów oraz zorganizowanie systemu ich obiegu.

Firma outsourcingowa również ponosi wspomniane wydatki, niemniej jednak ze względu na fakt, że w jej przypadku większość z nich jest rozkładana na wielu klientów, są one relatywnie niższe. Poza tym, ponieważ specjalizuje się w konkretnej dziedzinie, dąży do ciągłego zwiększania efektywności swoich działań i tym samym obniżania kosztów działalności. Dzięki temu, może zaoferować atrakcyjne ceny swoich usług.

Przedsiębiorstwo korzystające z usług zewnętrznej firmy księgowej nie musi martwić się poszczególnymi wydatkami związanymi z księgowością – ponosi zryczałtowane, stałe koszty miesięczne. Co więcej, koszty te może zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Analizując oferty outsourcingu księgowego warto zwrócić uwagę na propozycję dużych firm audytorsko-doradczych z wieloletnim doświadczeniem. Takie firmy jak EY (szczegóły oferty na: http://www.ey.com/pl/pl/services/assurance/accounting-compliance-and-reporting) od wielu lat zajmują się doradztwem w różnych dziedzinach, dzięki czemu potrafią patrzeć kompleksowo na poszczególne zagadnienia i problemy klientów. Oferują one nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz usługi płacowe, ale również np. doradztwo w zakresie rachunkowości, badania sprawozdań finansowych, czy też doradztwo w zakresie CSR oraz zrównoważonego rozwoju. Zatrudniają one przy tym najlepszych ekspertów prawno-podatkowych, finansowych i księgowych, z których wiedzy mogą skorzystać klienci. Poza tym, stosują najnowocześniejsze procesy i korzystają z rozwiązań technologicznych na najwyższym poziomie.