Usługi chmurowe, licencje i narzędzia deweloperskie na gruncie podatku dochodowego

Firmy IT rozliczające się według skali podatkowej lub podatku liniowego mają możliwość pomniejszania przychodu o wydatki związane z działalnością, a dokładniej koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła (zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Wydatki te pomniejszają przychód, co skutkuje obniżeniem podstawy do opodatkowania, a więc również samego podatku dochodowego do zapłaty. Koszty uzyskania przychodu mogą uwzględniać również firmy IT w formie spółek, które rozliczają podatek CIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

W branży IT wydatki na infrastrukturę chmurową (np. serwery VPS, SaaS), narzędzia deweloperskie i oprogramowanie zazwyczaj stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu rozliczany na zasadach ogólnych. Jest to typowa optymalizacja podatkowa w IT stosowana na przykład przez programistów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą czy software house w formie spółki z o.o.

Przykłady kosztów firmowych:

• aplikacje i programy dostępne przez przeglądarkę (SaaS - Software as a Service);
• gotowe środowiska do projektowania, testowania i wdrażania aplikacji (PaaS - Platform as a Service);
• wirtualne serwery, dyski i sieci (IaaS - Infrastructure as a Service).

Co do zasady, wydatki związane z wdrożeniem i korzystaniem z oprogramowania zalicza się do kosztów niezwiązanych bezpośrednio z przychodem, potrącanych w momencie ich poniesienia. Zwykle usługi w formie abonamentu miesięcznego lub rocznego ujmuje się w kosztach jednorazowo zgodnie z datą wystawienia faktury lub poniesienia kosztu. W abonamentach rocznych stosuje się również rozliczenie proporcjonalne zgodnie z zasadą memoriałową. Faktury wystawione w walucie obcej należy przeliczyć na PLN według średniego kursu walut ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku.

Licencje jako wartości niematerialne i prawne

Firmy IT mogą również korzystać z licencji oprogramowania lub wykupić prawa majątkowe do programu komputerowego. W tym przypadku umowa przenosi na nabywcę określone prawa, a nie prawo własności rzeczy. Mamy więc do czynienia z wartością niematerialną i prawną (WNiP), co w praktyce oznacza, że wydatki poniesione na licencję podlegają odpisom amortyzacyjnym - zgodnie z art. 22b ustawy o PIT. Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych przy licencjach i sublicencjach na programy komputerowe musi wynosić co najmniej 24 miesiące. Jeżeli jednak wartość licencji nie przekracza 10 000 złotych, wówczas firma może ująć ten wydatek w kosztach jednorazowo.

Uwaga: W praktyce pojawiają się również stanowiska, według których korzystanie z chmury według modelu SaaS może stanowić umowę licencyjną. Oznacza to, że wydatki poniesione z tego tytułu należy najpierw rozpoznać jako wartość początkową wartości niematerialnej i prawnej (WNiP), a następnie ujmować w kosztach uzyskania przychodu w postaci odpisów amortyzacyjnych. Z uwagi na pewne ryzyko nieprawidłowego zakwalifikowania cloud computingu warto zadbać o precyzyjne i jednoznaczne zapisy umowy z dostawcą, które wykluczają nabycie licencji. Ponadto przedsiębiorca może wystąpić do Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie indywidualnej interpretacji dotyczącej sposobu rozliczania usług chmurowych

Rozliczenie wydatków w IT na gruncie podatku VAT

Biuro rachunkowe prowadzące księgowość firmy z branży IT zazwyczaj ma do czynienia z importem usług, czyli zakupem usług od kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej lub spoza UE. Do importu usług zaliczymy również usługi chmurowe (np. SaaS) i licencyjne od zagranicznych dostawców, takich jak Microsoft, Amazon, Atlassian czy GitHub. Oznacza to, że nabywca otrzyma fakturę bez VAT z mechanizmem odwrotnego obciążenia (reverse charge). W tej sytuacji firma IT będąca podatnikiem VAT wykazuje podatek należny i ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, więc jest to transakcja neutralna podatkowo. Ponadto przedsiębiorca korzystający z usług zagranicznych powinien zarejestrować się do VAT-UE przed rozpoczęciem takich transakcji.

Koszty w IT a podatek u źródła (WHT)

Umowy licencyjne z zagranicznymi dostawcami podlegają podatkowi u źródła (z ang. WHT- Withholding Tax), czyli zryczałtowanemu podatkowi w wysokości 20% przychodu. W tej sytuacji polska firma ma obowiązek naliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku do polskiego urzędu skarbowego za zagranicznego dostawcę. W związku z tym należy ustalić, czy Polska zawarła z krajem dostawcy umowę międzynarodową o unikaniu opodatkowania, a jeśli tak, to czy przewiduje zwolnienia od opodatkowania lub niższe stawki podatku. Ponadto kluczowe jest weryfikowanie certyfikatów rezydencji podatkowej zagranicznych dostawców rozwiązań IT.

Należy mieć na uwadze, że kwestią sporną pozostaje uznanie usług chmurowych jako przychód za użytkowanie urządzeń przemysłowych, co również podlega opodatkowaniu u źródła. Oznacza to, że nawet przy korzystaniu ze standardowych narzędzi IT warto sprawdzić, czy model usługi nie powoduje dodatkowych obowiązków związanych z WHT. W związku z tym warto zwrócić się do doradcy podatkowego w celu analizy konkretnej umowy i regulaminu dostawcy. Ponadto w razie wątpliwości można złożyć wniosek do Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej w tym zakresie.

Artykuł został zweryfikowany pod kątem merytorycznym przez ekspertów od rozliczania firm z branży IT - Krajową Kancelarię Rachunkową.

Foto i treść: materiał partnera