Dlatego tak ważne jest, żeby stworzyć odpowiednią ku temu przestrzeń, sprzyjającą wymianie myśli oraz zajmującym dyskusjom. A zatem jak zorganizować konferencję? Poniżej prezentujemy szereg praktycznych wskazówek.

Organizacja kongresów i konferencji – weź pod uwagę typ eventu

Przede wszystkim, zanim zaczniemy przygotowywać konferencję, warto zastanowić się, czy mamy w planie organizację konferencji dla firm czy na przykład środowisk naukowych. Obydwa rodzaje konferencji rządzą się swoimi prawami, jednak prestiżowe akademickie sympozja cechują się bardziej restrykcyjnymi zasadami. Z kolei organizacja konferencji biznesowych często nastawiona jest bardziej na widowiskową stronę wydarzenia; na takich konferencjach panuje też bardziej rozluźniona atmosfera. W obydwu przypadkach warto postawić na profesjonalną promocję oraz innowacyjne akcesoria prezentacyjne, dostosowane do zapotrzebowania prelegentów i audytorium, które usprawnią, a także uatrakcyjnią poszczególne wystąpienia.

Organizacja konferencji i szkoleń – akcesoria prezentacyjne

Szkolenie czy konferencja to coś znacznie więcej niż pojedynczy wykład. Zaproszeni goście pochodzą z różnych środowisk, dlatego networking ułatwią spersonalizowane identyfikatory, które dzięki specjalnym klipsom wygodnie można przypiąć do ubrania lub zawiesić je na dyskretnej tasiemce na szyi. Same wystąpienia trudno wyobrazić sobie bez pomocy prezentacyjnych, takich jak multimedia czy plansze. Ekrany do wyświetlania czy tablice powinny posiadać odpowiednio spore wymiary, żeby słuchacze z najdalszych rzędów mogli śledzić na bieżąco przedstawiane treści.

Dlatego niezwykle pomocne w prezentacji okażą się wskaźniki laserowe lub teleskopowe, umożliwiające precyzyjne wskazywanie omawianych zagadnień. Same urządzenia powinny mieć stylową, nienachalną formę, dlatego coraz częściej ich producenci decydują się na design wskaźników, przypominający eleganckie długopisy, przez co naturalnie i wygodnie leżą w dłoni. Ponadto do efektownej promocji konferencji przydadzą się zestawy stojaków na prospekty oraz klasyczne ramki, w których można umieścić chociażby program spotkania – dostępne są także w magnetycznej wersji, przez co można je bezinwazyjnie przytwierdzić do metalowych powierzchni.

Konferencja – jak zorganizować i gdzie?

Organizacja konferencji w hotelu, restauracji, firmowej sali konferencyjnej, kinowej czy auli wykładowej – często stanowi zagwozdkę dla organizatorów. Od wyboru przestrzeni zależeć będą koszty organizacji konferencji, a także jej charakter. Szczególnie przy kilkudniowych i ogólnokrajowych lub międzynarodowych konferencjach warto rozważyć ich organizację w zewnętrznym wynajętym obiekcie, który może zapewnić kompleksową obsługę wydarzenia – od gastronomicznej strony, po noclegi dla gości. W przypadku krótszych i bardziej lokalnych eventów, można rozważyć organizację konferencji we własnym obiekcie, z dodatkowym cateringiem.

Jak zorganizować konferencję online?

W postpandemicznej rzeczywistości konferencje online cieszą się coraz większą popularnością. Niektórzy z nas przywykli do zdalnych spotkań. W przypadku ich przygotowania wiele kwestii organizacyjnych odpada, pojawiają się jednak nowe, tj. odpowiedni sprzęt do transmisji online, niezawodne łącze internetowe czy dostęp do programu, w którym zaplanowane będzie spotkanie. Trzeba również właściwie rozpromować nasze wydarzenie oraz w przypadku gości z różnych stref czasowych, ustalić taki termin i godzinę spotkania, który będzie dogodny dla uczestników.

Organizacja konferencji – dopnij ją na ostatni guzik!

Perfekcyjna oprawa, dobór odpowiedniej przestrzeni, dobra selekcja prelegentów i dopięcie wielu innych kwestii organizacyjnych sprawią, że Twoja konferencja zyska status spektakularnego wydarzenia. Żeby tak się stało, musisz zadbać o najdrobniejsze detale i całość rozplanować z dużym wyprzedzeniem.

Fot. materiał partnera

Źródło: Publikacja partnera