Wybór sali odpowiedniej do rozmiarów konferencji

Podstawowym kryterium, jakie musimy wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca organizacji konferencyjnej to pojemność sali, w której odbędzie się całe przedsięwzięcie. Deklarowana przez obiekty konferencyjne ilość osób, jakie jest w stanie ugościć dane pomieszczenie najczęściej nie uwzględnia sposobu rozmieszczenia gości. Oczywiście klasyczne ułożenie krzeseł na wzór sali kinowej pozwoli nam na zmieszczenie maksymalnej liczby osób na dostępnej powierzchni, nie zawsze jest jednak to idealne rozwiązanie z punktu widzenia logistyki czy specyfiki organizowanej imprezy. Przy dobieraniu sali do wielkości przedsięwzięcia lepiej zachować jakiś zapas wolnej przestrzeni na ewentualną zmianę aranżacji sali. Warto też rozważyć mniej konwencjonalne układy siedzeń gości. Jednym z rzadziej spotykanych a ciekawych rozwiązań jest charakterystyczny dla wszelkiego rodzaju gal podział na stoliki z przypisanymi dla konkretnych osób miejscami.

Warunki audiowizualne sali konferencyjnej

Kolejnym równie istotnym czynnikiem, na spory wpływ na komfort uczestników i odbiór samej konferencji są warunki akustyczne oraz wyposażenie audiowizualne sali. Odpowiednie nagłośnienie miejsca organizacji wydarzenia to konieczność, warto sprawdzić je osobiście przed podjęciem ostatecznej decyzji. Problemy techniczne czy brak słyszalności będą świadczyć źle nie tylko o danym miejscu ale i o naszej firmie. Częstym problemem są też niewystarczająca powierzchnia ekranu do wyświetlania pomocy multimedialnych. O ile w przypadku bardziej kameralnych konferencji nie powinno mieć to większego znaczenia, o tyle bardziej pojemne sale koniecznie muszą być wyposażone w ekran o dużych rozmiarach i dostosowany rzutnik o odpowiedniej rozdzielczości.

Miejsce organizacji konferencji

Lokalizacja obiektu konferencyjnego to ważny aspekt, który w dużym stopniu może przełożyć się na frekwencję na organizowanego przez nas wydarzenia. Oczywiście zaciszne hotele z salami konferencyjnymi daleko od zgiełku miasta świetnie nadadzą się na weekendowy wyjazd wewnętrzny naszego przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie sprzyja integracji pracowników i przyswajaniu nowej wiedzy. Jeśli jednak chcemy, żeby nasza konferencja zgromadziła wokół siebie przedstawicieli naszej branży, reprezentujących inne przedsiębiorstwa, bądź co ważniejsze potencjalnych klientów lepszym pomysłem będzie poszukanie sali konferencyjne w centrum miasta. Oprócz dogodnej lokalizacji zadbajmy również o prosty dojazd i odpowiednio duży parking.

Baza noclegowa konferencji

Jeśli nasza konferencja ma odbywać się na przestrzeni więcej niż jednego dnia bardzo ważna jest bliskość infrastruktury hotelowej. Zadbajmy o nocleg dla odwiedzających, czy to przez rezerwację pokoju w cenie biletu (jeśli udział w konferencji jest płatny) czy też podjęcie współpracy z pobliskimi obiektami turystycznymi i wynegocjowanie zniżek dla naszych gości. Warto pamiętać też, że często same hotele mają w swojej ofercie sale konferencyjne do wynajęcia, dzięki czemu goście nawet w przerwie między poszczególnymi punktami programu mogą udać się do swojego pokoju. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie. Dodatkowo organizacja konferencji w hotelu o wysokim standardzie to prosty sposób na zwiększenie prestiżu naszej imprezy i udogodnienie zarówno dla nas jako organizatorów jak i naszych gości. Jako przykład obiektu odpowiedniego dla takiego rozwiązania możemy podać IBB Andersia Hotel Poznań. Zarówno lokalizacja i standard obiektu oraz warunki sal konferencyjnych pozwolą na organizację wydarzenia, godnie reprezentującego nazwę naszej firmy.

Podsumowanie

Podsumowując wśród najważniejszych czynników, o których należy pamiętać podczas wyboru miejsca organizacji konferencji biznesowej, wymienić warto: odpowiednie dobranie wielkości miejsca do ilości planowanych gości, warunki oraz wyposażenie audiowizualne sali oraz umiejscowienie obiektu dobrane do celu organizacji naszej imprezy. Jeśli będziemy mieli na uwadze te trzy aspekty dobór sali nie powinien stanowić dla nas problemu.