Wsparcie pracy PMO

Dobry system do zarządzania projektami pozwala zwiększyć skuteczność działania pracowników Biura Zarządzania Projektami. Po pierwsze, pozwala im w sposób globalny zarządzać projektami pogrupowanymi w portfele projektowe, wyznaczać ich cele i kontrolować postępy w czasie ich realizacji. Po drugie, w odpowiednim oprogramowaniu mogą oni korzystać z przeglądów projektowych, które są niezastąpione do monitorowania bieżącego statusu każdego z projektów. Po trzecie, dobry program do zarządzania pozwala im skutecznie zaoszczędzić czas podczas planowania czy wdrażania tych projektów, które są powtarzalne. Odbywa się to na podstawie zapisanych szablonów, które generują harmonogramy, budżety, ryzyka oraz produkty i dostosowują je do nowego projektu. Po czwarte, pracownicy PMO mogą w oprogramowaniu tworzyć nie tylko strategię i cele działań wraz z odpowiednimi KPI, ale też modele oceny projektów będące obiektywnym sposobem na wyselekcjonowanie priorytetów, które warto realizować w danym czasie. Po piąte, możliwość odwzorowania ścieżek akceptacji w programie do zarządzania i przypisania ich do odpowiednich osób w organizacji, pozwala znacząco usprawnić podejmowanie decyzji. Po szóste, dobrze dobrane oprogramowanie będzie też pomocne dla pracowników PMO w raportowaniu pracy.

Wsparcie pracy project managera

W przypadku pracy project managerów, odpowiedni program do zarządzania projektami również okazuje się być niezastąpionym narzędziem. Przede wszystkim pozwala planować pracę na podstawie kompleksowo sporządzonego i czytelnego harmonogramu. To z kolei ułatwia późniejsze realizowanie zadań i zwiększa produktywność całego zespołu. Praca nad projektem jest podzielona na mniejsze, opisane zadania i cele, które przypisane są do poszczególnych osób. Dzięki temu, już na etapie planowania, każdy wie, za co dokładnie będzie odpowiedzialny. Odpowiednie oprogramowanie w jasny sposób wskazuje w harmonogramie kluczowe ryzyka i odstępstwa, które wymagają interwencji project managera. Dzięki temu możliwe jest szybkie wdrożenie działań mających na celu jak najszybsze zniwelowanie powstałych problemów. Ponadto, dobry system do zarządzania pomaga project managerowi zarządzać finansami projektu, a wręcz je prognozować. Co więcej, pozwala mu również trzymać kontrolę nad zmianami wprowadzanymi w projekcie i budować bazę wiedzy, dzięki zapisanym informacjom i wnioskom w kartach projektowych.