W roku 2010 Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło Elektroniczne Księgi Wieczyste (EKW). Początkowo system ten miał pozwalać na wgląd online do ksiąg wieczystych, aby zwiększyć bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami.

Nie każdy wie, że od tego roku możliwe jest również uzyskanie online odpisu księgi wieczystej, przy czym odpis ten można samodzielnie wydrukować lub otrzymać korespondencyjnie. Tak uzyskany odpis posiada moc dokumentu wydawanego przez sąd i może być wykorzystany w każdym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy na takich samych zasadach jak odpis wyciąg lub zaświadczenie mające postać papierową.

W tym odcinku cyklu "Oswajamy e-administrację" opiszemy jak w praktyce wygląda przeglądanie ksiąg wieczystych, uzyskiwanie odpisu online oraz weryfikacja samodzielnie wydrukowanego odpisu.

EKW.MS.GOV.PL

System elektronicznych ksiąg wieczystych jest dostępny pod adresem ekw.ms.gov.pl. Odwiedzając tę stronę zobaczymy po lewej stronie katalog dostępnych czynności. Możemy przeglądać księgi, złożyć wniosek o odpis lub zweryfikować autentyczność odpisu wydanego online. 

Przeglądanie elektronicznych ksiąg wieczystych

Aby przeglądać księgi trzeba oczywiście wybrać pierwszą opcję - "Przeglądanie księgi wieczystej". 

Przechodzimy do następnej strony, gdzie należy podać numer księgi. Ten numer składa się z trzech części oddzielonych znakiem ukośnika (4 znaki, potem 8 cyfr i 1 cyfra). Należy podać wszystkie trzy części numeru i ponadto trzeba podać kod zabezpieczający z obrazka. 

Przechodzimy dalej klikając przycisk "Szukaj", po prawej na dole. 

Znajdziemy ogólne informacje o wybranej księdze. Na tym etapie możemy wybrać przeglądanie aktualnej albo zupełnej treści księgi wieczystej. Klikamy w odpowiedni przycisk na dole. 

Przechodzimy do wybranej księgi i możemy ją przeglądać. To właściwie bardzo proste. 

Oczywiście możemy sobie wydrukować to co widzimy, ale taki wydruk nie będzie miał mocy dokumentu wydanego przez sąd. Jeśli potrzebujemy odpisu, należy wrócić na stronę EKW i złożyć wniosek o odpis. 

Uzyskiwanie odpisu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych

Jeśli chcemy uzyskać ważny odpis z księgi wieczystej, należy na głównej stronie EKW wybrać opcję "Składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych". Jak już wspomnieliśmy, uzyskany tą drogą dokument będzie miał moc dokumentu wydawanego przez sąd.

Trafimy na stronę, na której znajduje się formularz taki jak poniżej. Trzeba podać numer księgi wieczystej, rozwiązać krótkie zadanie logiczne (zabezpieczenie przed robotami) i kliknąć przycisk "Dalej". 

Na następnej stronie (zob. zrzut poniżej) musimy wybrać rodzaj dokumentu jaki chcemy otrzymać. Może to być odpis zwykły z księgi wieczystej, odpis zupełny albo wyciąg. Musimy też wybrać, czy chcemy dokument do samodzielnego wydruku czy chcemy go otrzymać korespondencyjnie. Po dokonaniu wyborów klikamy "Dalej".

My wybraliśmy odpis do samodzielnego wydruku.  

Przechodzimy do listy wniosków (zob. poniżej). 

Na tym etapie możemy zgłosić wnioski o dodatkowe odpisy. Dowiadujemy się też ile będzie kosztować uzyskanie wszystkich dokumentów. Jeśli już mamy wszystkie wnioski, możemy kliknąć "Dalej". 

Na następnej stronie (zob. poniżej) trzeba podać adres e-mail. Na ten adres otrzymamy link do strony, na której znajdzie się potwierdzenie złożenia wniosków oraz wnioskowane dokumenty. 

Po podaniu e-maila klikamy oczywiście "Dalej".

Przechodzimy do kolejnego podsumowania (zob. zrzut poniżej). Na tym etapie dowiemy się jaką prowizję dodatkowo pobierze operator płatności. Klikamy "AKCEPTUJĘ WARUNKI I PŁACĘ", oczywiście o ile naprawdę chcemy zaakceptować i zapłacić. 

Przechodzimy na stronę Przelewy24.pl. Ten etap nie wymaga wyjaśnień. Wybieramy bank i dokonujemy płatności na stronach własnego banku. 

Jeśli już dokonaliśmy płatności, wracamy na stronę EKW. Otrzymujemy potwierdzenie dokonania przelewu (poniżej, na zielono). 

Możemy przejść na stronę zrealizowanych wniosków (zob. poniżej). Dowiemy się z niej, że zlecenie jest przyjęte do realizacji, a wygenerowanie żądanych dokumentów może potrwać do kilkunastu minut. Link do tej strony jest wysyłany na adres e-mail. Dzięki temu mamy dostęp do dokumentów.

Potwierdzenie złożenia wniosku (przydatne do reklamacji) będzie dostępne przez 24 miesiące. Wnioskowane dokumenty będą dostępne przez 14 dni. 

Rzecz jasna aby pobrać wnioskowany dokument, trzeba kliknąć w link 
"Pobierz dokument"

Weryfikacja dokumentu z CIKW

Jeśli chcemy sprawdzić autentyczność odpisu uzyskanego online, należy wejść na stronę EKW i wybrać opcję Weryfikacja autentyczności wydruku. Na tej stronie trzeba podać tzw. identyfikator wydruku. Jest to numer widoczny na samej górze uzyskanego dokumentu PDF.

Na zrzucie poniżej widzimy przykładowy odpis, na którym strzałką wskazano identyfikator.  

Na stronie weryfikacji podajemy ten numer i rozwiązujemy zadanie logiczne. Kiedy klikniemy "Dalej", powinniśmy ujrzeć stronę taką jak poniżej. Jest tam "Wynik weryfikacji", który w naszym przypadku jest pozytywny. Dokument został wydany przez CIKW i jest aktualny.

Można przy okazji pobrać weryfikowany dokument lub raport z weryfikacji. 

Ministerstwo Sprawiedliwości informuje, że w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych znajduje się 20,56 mln ksiąg wieczystych. Od 2010 r. odnotowano ponad 30,42 mln wglądów do ksiąg wieczystych za pomocą internetowej przeglądarki ksiąg wieczystych (ok. 0,45 mln miesięcznie). Ok. 126 tysięcy odpisów ksiąg wieczystych pobrano drogą elektroniczną od 1 lipca 2014 r., a w 2015 r. średnio ponad 6 tys. miesięcznie.