Nowe przepisy dotyczą posługiwania się, przechowywania lub wytwarzania tzw. replik dokumentów. I kluczowe jest tu dobre zrozumienie terminu “replika”. 

Banki nadal mogą kopiować dokumenty 

Banki, instytucje płatnicze czy nawet giełdy kryptowalut będą mogły nadal wykonywać kopie całych dokumentów tożsamości. Pozwalają im na to przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, tzw. ustawy AML.

Ustawa o dokumentach publicznych nie ma zastosowania do kopii tworzonych w oparciu o inne przepisy, takie jak ustawa AML. Co więcej, praktyka kontroli prowadzonych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej oraz Komisję Nadzoru Finansowego pokazuje, że podmioty rynku finansowego zobligowane do przeciwdziałania praniu pieniędzy nie tylko mogą, ale wręcz muszą sporządzać kserokopie dokumentów tożsamości, aby wykazać prawidłowe realizowanie obowiązków ustawowych. W przypadku kopii sporządzonych w oparciu o przepisy ustawy AML – instytucja obowiązana (bank, instytucja płatnicza czy giełda kryptowalut) może wykonać kopię 1:1. 

Ustawa AML jest stosunkowo bezwzględna - w przypadku fintechów działających online żądanie kopii (skanów) dokumentów tożsamości jest w zasadzie jedynym sposobem skutecznego stosowania tzw. środków bezpieczeństwa finansowego. Polska nie jest w tym przypadku wyjątkiem – również zagraniczne fintechy z państw o długiej tradycji ochrony prywatności (np. brytyjski Revolut) żądają wykonywania kopii dokumentów tożsamości właśnie w celu realizacji obowiązków AML.

AML pozwala na wykonywanie kopii dokumentów tożsamości również przez inne instytucje obowiązane, np. biura rachunkowe, pośredników nieruchomości czy podmioty udostępniające tzw. wirtualne biura.

Replika a kserokopia - czym się różnią?

Nawet jeśli dany podmiot nie jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML - jak np. firma telekomunikacyjna - to nadal może sporządzić ksero dokumentu, o ile kserokopia nie będzie repliką w rozumieniu ustawy. Za replikę nie można uznać ksera, które w sposób wyraźny pozbawione jest cech autentyczności, np. zawiera wyraźny napis KOPIA czy pozbawione zostało części informacji zawartych na dokumencie. 

Telekomy powszechnie stosują specjalne „koszulki” do kserowania dokumentów osobistych, które zasłaniają np. zdjęcie i informacje, które nie są niezbędne danemu podmiotowi. W przypadku takiej kserokopii ciężko mówić o autentyczności. Podobnie w przypadku opisanych odpowiednio kserokopii czarno-białych.

Przeskalowana kopia nie jest repliką

Jeśli na pierwszy rzut oka widać, iż dana kopia nie jest autentyczna, nie ma mowy o replice. Sporządzenie takiej kopii jest dozwolone. Co więcej, zgodnie z przepisami ustawy o dokumentach publicznych, repliką jest kopia sporządzona w skali od 75% do 120% oryginału. Kopia dokumentu, nawet nieopisana, ale będąca np. dwukrotnym powiększeniem oryginału, nie będzie repliką i ustawa nie ma do niej zastosowania.

W praktyce większość kserokopii sporządzanych w obrocie gospodarczym – np. przez pracodawców na potrzeby akt osobowych czy przedsiębiorców, z którymi konsumenci zawierają umowy (np. telekomy) - już dziś sporządzana jest w taki sposób, iż nie stanowi replik w rozumieniu przepisów o dokumentach publicznych.

Kopii dokumentów żądają od klientów również serwisy carsharingowe czy aplikacje do wypożyczenia hulajnogi. Po wdrożeniu odpowiednich mechanizmów zapisywania takich kopii nie ma przeciwwskazań, aby żądały tego dalej.

Podsumowując, jeśli przedsiębiorca zadba o to, aby kserokopia pozbawiona była cech autentyczności, a co więcej wykona ją w istotnym powiększeniu, jako czarno-białą i wyraźnie opisze jako KOPIA – nie ma podstaw do obawiania się sankcji karnych, które wejdą w życie 12 lipca 2019 r. 

Autor: Tomasz Klecor, partner zarządzający kancelarią prawną Legal Geek