Choć prawidłowa utylizacja dokumentów jest rzeczą konieczną, nie oznacza to jeszcze, że procedura ta jest łatwa w przeprowadzeniu. Wręcz przeciwnie – w przypadku dużej ilości dokumentów (co ma miejsce np. w przedsiębiorstwach prowadzących magazyny) zadanie to może okazać się bardzo czasochłonne – a przecież celem każdego przedsiębiorstwa jest osiąganie zysków, nie zaś marnowanie czasu na zajmowanie się niepotrzebną dokumentacją. Co więcej, do prawidłowego przeprowadzenia niszczenia dokumentów w firmie potrzebne są wysokiej jakości niszczarki (dobrej jakości urządzenia są zazwyczaj dość drogie).

Niszczenie dokumentacji firmowej a polskie prawo

Wymóg prawidłowej utylizacji dokumentów znajduje się m.in. w:

• Ustawie o ochronie informacji niejawnych,
• Ustawie o rachunkowości,
• Ustawie Prawo Bankowe,
• Ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r.,

oraz wielu innych. By uniknąć kar za niewłaściwe przetwarzanie danych (zerknij na bloga HSM Recycling Warszawa) należy pamiętać, że akty prawa krajowego to jeszcze nie wszystko – ważne są również normy regulujące sposób utylizacji dokumentów. Należą do nich np. norma DIN 66399 oraz zasady opisane w normach ISO (ISO 27001, ISO 9001).

Sposób niszczenia dokumentacji w firmie nie został jasno sprecyzowany przez polskie prawo. Wiadomo jedynie, że dokumenty powinny być utylizowane tak, aby odczytanie znajdujących się w nich danych nie było już możliwe.

Niszczenie dokumentacji przez profesjonalną firmę – o czym należy wiedzieć?

Opisana powyżej sytuacja na rynku przyczyniła się do powstania profesjonalnych firm, które świadczą specjalistyczne usługi z zakresu niszczenia dokumentacji papierowej. Co ważne, firmy te nie tylko dysponują niezbędnym sprzętem pozwalającym na przeprowadzenie utylizacji, lecz także zapewniają np. odbiór zbędnej dokumentacji z siedziby klienta. Część firm, aby zwiększyć poziom bezpieczeństwa całego procesu zdobyć większe zaufanie klienta, wykorzystuje system lokalizacji GPS podczas transportu dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Funkcjonalność ta ma zadanie umożliwić klientowi kontrolę nad przebiegiem procesu utylizacji.

Podczas rozpoczęcia współpracy z taką firmą należy zadbać przede wszystkim o przejrzystość warunków zawartych w umowie. Zaleca się, by zwrócić uwagę między innymi na takie zagadnienia dotyczące współpracy, jak:

• dokładne wskazanie dokumentów, które mają zostać poddane utylizacji,
• termin i miejsce realizacji usługi (zgodnie z polskim ustawodawstwem, miejsce te powinno znajdować się pod całkowitą kontrolą podmiotu przeprowadzającego proces utylizacji),
• jeśli życzy sobie tego podmiot składający zlecenie – sposób kontroli procesu utylizacji.

Jest to o tyle istotne, że zgodnie z prawem za niewłaściwe zniszczenie dokumentów winę poniesie zleceniodawca. Ważne jest zatem, by upewnić się, że firma utylizujące posiada uprawnienia i certyfikaty jakości.