Do tej pory założenie spółki z o.o. polegało na wizycie u notariusza, który w obecności przyszłych wspólników nadzorował podpisanie umowy. Powstawała wtedy spółka "w organizacji", nieposiadająca osobowości prawnej. Następnie kopię umowy założenia spółki wraz ze stosownym pismem należało złożyć w sądzie. Po rozpatrzeniu wniosku spółka otrzymywała osobowość prawną i mogła rozpocząć działalność gospodarczą.

Od 1 stycznia 2012 roku oprócz formy notarialno-sądowej istnieje możliwość założenia spółki z o.o. przez internet. Jak to działa? Przy pomocy formularza internetowego wspólnicy wypełniają wzorzec umowy, następnie każdy z nich opatruje go podpisem elektronicznym i wniosek jest wysyłany online do sądu, który ma się nim zająć w ciągu następnego dnia roboczego. Tym samym zniesiony został wymóg rejestracji spółki w formie aktu notarialnego, choć nadal taka możliwość istnieje.

Zobacz także: Akademia Biznesu: Zakładanie własnej firmy, cz. I (wideo)

Z pozoru jest to duży krok naprzód. Rejestracja online to czynność o wiele szybsza niż osobista wizyta w sądzie i u notariusza. Okazuje się jednak, że w praktyce proces rejestracji nie wygląda tak różowo.

Największy problem związany z internetową rejestracją spółki to... konieczność wizyty wszystkich wspólników u notariusza i w sądzie. Nowelizacja ustawy zakłada, że po rejestracji online należy w ciągu siedmiu dni dostarczyć do sądu rejestrowego poświadczone notarialnie podpisy członków zarządu, czyli w praktyce podpisy wszystkich wspólników. Mamy więc kuriozalną sytuację: rejestrujemy spółkę elektronicznie, aby ominąć wizytę u notariusza i w sądzie, a następnie i tak musimy się stawić w obu miejscach.

Kolejny problem to wzorzec umowy. Otóż jest on uniwersalny i identyczny dla każdej zakładanej elektronicznie spółki. Nie ma możliwości modyfikacji umowy. Wzorzec nie przewiduje na przykład możliwości wniesienia udziałów tzw. aportem czy indywidualnego ustalania form podziału przyszłych zysków.

Inny problem to konieczność złożenia podpisu elektronicznego przez każdego ze wspólników. W naszym kraju ta forma podpisywania dokumentów jest wciąż powszechnie nieznana. Podpis elektroniczny wiąże się też z dodatkowymi kosztami.

Zobacz także: Akademia Biznesu: Zakładanie własnej firmy, cz. II (wideo)

Rejestracja online nie powoduje również uproszczenia innych czynności, które towarzyszą zakładaniu spółki. Nadal trzeba odwiedzić GUS w celu pozyskania numeru REGON czy Urząd Skarbowy (NIP). Jedyny widoczny plus internetowej rejestracji, jakim jest rozpatrzenie wniosku przez sąd w następnym dniu roboczym, i tak staje się nieistotny, jeśli rozpoczęcie działalności opóźnia pozyskiwanie numeru REGON czy NIP.

Mamy tu typowy przykład informatyzacji wykonanej od początku do końca źle. Przyszli wspólnicy, którzy chcą założyć spółkę, mają do wyboru tradycyjną formę notarialno-sądową lub wersję nowoczesną, internetowo-notarialno-sądową, w dodatku z nałożonymi ograniczeniami (wzorzec umowy) i kolejnymi obowiązkami (podpis elektroniczny). W praktyce po rozpatrzeniu obu opcji wychodzi na to, że dotychczasowa analogowa forma jest bardziej atrakcyjna niż cyfrowa. To źle wróży, jeśli chodzi o kolejne informatyczne reformy naszego kraju. Jeśli w tak prostej sprawie, jak rejestracja spółki przez internet, wylano dziecko z kąpielą, trudno sobie wyobrazić, co będzie, jeśli informatyzacja dotknie bardziej skomplikowanej sfery, jaką jest na przykład służba zdrowia.

Sławomir Wilk