Korzyści transformacji cyfrowej

W biznesie nic nie dzieje się bez przyczyny. Wszystkie podejmowane działania mają w dłuższej lub krótszej perspektywie przynieść firmie wymierne korzyści. W przypadku transformacji cyfrowej pozytywne efekty obserwujemy aż na trzech płaszczyznach biznesowych:

• Firma: optymalizacja procesów, możliwość elastycznego reagowania na zmiany, wzrost konkurencyjności, lepsze dopasowanie oferty do potrzeb klientów, poprawa bezpieczeństwa i wzmocnienie wizerunku marki.
• Pracownicy: automatyzacja powtarzalnych zadań, która przekłada się na wzrost efektywności i komfortu pracy; uwolnienie czasu na rozwój i podnoszenie kwalifikacji.
• Klienci: dzięki transformacji klienci uzyskują możliwość wyboru kanału obsługi zgodnego z osobistymi preferencjami. Zwiększa to ich wygodę, zadowolenie oraz satysfakcję, dzięki czemu chętniej wchodzą w interakcję z daną marką.

Największe bariery transformacji cyfrowej

Polskie biznesy wcale nie są tak skostniałe, jak mogłoby się wydawać. Chętnie się rozwijają, podążają za trendami, otwierają na nowe możliwości i odpowiadają na potrzeby klientów. Napotykają jednak na swojej drodze szereg przeszkód, które mogą skutecznie zniechęcić do cyfrowej transformacji, nawet jeżeli firma wyraźnie zauważa taką potrzebę.

Ograniczenia wewnętrzne: niewłaściwa digitalizacja procesów

Przedsiębiorstwa, szczególnie te działające na rynku od wielu lat, mają wypracowane procesy analogowe, które jeszcze przed pandemią sprawdzały się i przynosiły korzyści. W wyniku kryzysu firmy te zwróciły się ku transformacji cyfrowej, próbując digitalizować istniejące rozwiązania w stosunku 1:1. Okazało się jednak, że wcale nie jest to takie proste — w Internecie klienci zachowują się inaczej, na co innego zwracają uwagę i mają trochę inne oczekiwania. Sprawę komplikowały również trudności w integracji nowych technologii z dotychczasowymi, przestarzałymi już systemami (tzw. legacy), które zamiast przyspieszać działania biznesowe, skutecznie je hamowały. W wyniku tego proces, który wcześniej działał dobrze, w nowej odsłonie nie przynosił korzyści, obciążał firmę lub generował straty. W takich okolicznościach łatwo zniechęcić się do transformacji i przerwać działania. Tylko jak długo biznes jest w stanie funkcjonować na rynku bez cyfrowych kanałów sprzedaży i obsługi klienta?

Powyższa sytuacja najczęściej oznacza, że w firmie brakuje osób, które miałyby wystarczającą wiedzę w temacie skutecznej digitalizacji procesów i wprowadzania cyfrowych rozwiązań. Nie powinniśmy jednak traktować tego jak zarzut w czyimkolwiek kierunku – digitalizacja jest trudnym procesem, wymagającym czasu oraz interdyscyplinarności. Najskuteczniejsze przeobrażenia procesów analogowych zachodzą, kiedy dana firma współpracuje z zespołem specjalistów doświadczonym w przekładaniu celów biznesowych na rozwiązania IT. W naszym software house Altkom Software & Consulting do każdego procesu podchodzimy jak do osobnego projektu. Nie digitalizujemy na ślepo, powtarzając utarte schematy. Najpierw analizujemy i planujemy działania tak, aby efekt końcowy spełniał stawiane przed nim cele, a wypracowana technologia łączyła się z obecnymi zasobami firmy.  

Ograniczenia niezależne: aspekty prawne, problemy branżowe

Choć mowa tu w szczególności o sektorze publicznym oraz przedsiębiorstwach, których działalność jest uregulowana prawnie lub podlega nadzorowi, to z tym ograniczeniem spotkać może się każda firma, która zbiera i przetwarza dane swoich klientów.

Kancelarie prawne, agencje ubezpieczeniowe, banki, szpitale, przychodnie, muzea, biblioteki narodowe – we wszystkich tych firmach i instytucjach już sam obieg dokumentów musi ulec ucyfrowieniu, aby usprawnić oraz przyspieszyć codzienne prace. Kolejne kroki to najczęściej przeniesienie danych do chmury, a następnie otwarcie cyfrowych kanałów obsługi klientów. Każdy z tych etapów może być zagrożony właśnie ze względu na konieczność ochrony danych wrażliwych czy respektowania praw autorskich. I nie jest to wyłącznie kwestia technologii czy systemów wspierających transformacje cyfrowe. Oczywiście, te mogą zawieść, ale duża część odpowiedzialności leży w rękach pracowników.

Dlatego nawet najbardziej wymagające w tym względzie branże jak finansowa, medyczna czy ubezpieczeniowa mogą prowadzić skuteczny proces transformacji cyfrowej, jeżeli wszystkie osoby pracujące przy digitalizacji będą rozumiały, jak ważne jest przestrzegania zasad bezpieczeństwa informacji, nadawanie odpowiednich dostępów, bezpieczeństwo kodu budowanych systemów informatycznych czy weryfikacja zewnętrznych dostawców.

Ograniczenia ludzkie: braki kadrowe, niechęć i lęk przed zmianami

Ważnym celem transformacji cyfrowej jest digitalizacja i automatyzacja części zadań, które obecnie pracownicy wykonują ręcznie. Proste i powtarzalne procesy z powodzeniem mogą wykonywać roboty — będą w tym szybsze i efektywniejsze niż ludzie. Otwiera to przed firmami wiele możliwości, ponieważ odciążeni pracownicy zyskują więcej czasu na rozwój, prace kreatywne i specjalistyczne zadania. Jednak nie każdy rozumie to w ten sposób, a transformacji często towarzyszy lęk związany z perspektywą utraty pracy. W atmosferze obaw i niechęci, proces digitalizacji może szybko okazać się nieskuteczny. Pracownicy będą robić wszystko, aby udowodnić, że ich obecne zadania są niezbędne, zamiast współpracować i brać aktywny udział w przemianach. Dlatego tak istotne jest, aby zespoły wiedziały, że transformacja nie oznacza fali zwolnień, a nowe i ciekawsze zadania w miejsce mozolnego przepisywania danych czy uzupełniania dokumentacji.

Innymi aspektami są braki kadrowe lub ograniczenia w kompetencjach pracowników. Firma rozpoczynająca proces transformacji musi liczyć się z tym, że pojawi się potrzeba zatrudnienia nowych specjalistów lub przeszkolenia obecnych. Patrząc jednak na listę końcowych korzyści, warto zainwestować w swoich pracowników i przygotować ich na nadchodzące zmiany.

Dlaczego firmy decydują się na transformację cyfrową?

Powody są proste: chcą zwiększać efektywność swoich procesów biznesowych, poprawiać wyniki sprzedażowe, uzyskiwać większe przychody, nadążać za potrzebami konsumentów, elastycznie reagować na zmiany (teraz i w przyszłości), optymalizować działania oraz obniżać koszty przedsiębiorstwa.

Transformacja cyfrowa jest szeregiem zmian, które powinny równomiernie zachodzić na polu technologicznym, biznesowym i kulturowym. To nie tylko proste przeniesienie oferty firmowej do świata online a wykorzystanie technologii w celu przekształcenia obecnych procesów biznesowych i stworzenia nowych rozwiązań. W proces zaangażowana powinna zostać cała firma, tak aby każdy rozumiał potrzebę zmian, a te zachodziły w zgodzie z jej potrzebami.

Technologia może uchronić przed kryzysem i otworzyć biznes na nowe możliwości, ale potrzebuje do tego ludzi, którzy nie przestraszą się barier i mądrze wykorzystają jej możliwości.