Każda organizacja biznesowa posiada procesy, które zostały ustanowione, aby osiągnąć pewne cele biznesowe. Jednak niektóre procesy mogą być powolne, powielające się, zawodne i nieefektywne z wielu różnych powodów.

Dzięki BPM wszystkie procesy biznesowe są stale analizowane w celu zidentyfikowania obszarów, które można poprawić. Wykorzystując odpowiednie narzędzia, np. tak zwane systemy klasy BPM do zarządzania procesami, firmy częściej testują, modelują i oceniają wdrożone procesy biznesowe, aby zidentyfikować jakie ulepszenia mogłyby zwiększyć ich wydajność. Gdy firma wdraża jakiekolwiek nowe procesy, narzędzia BPM pomagają zapewnić ich płynną integrację z już istniejącymi procesami.

Korzyści płynące z wykorzystania narzędzi do zarządzania procesami biznesowymi

1. Poprawa wydajności

Jednym z głównych powodów, dla których każda firma powinna wdrożyć narzędzie do zarządzania procesami, jest zwiększenie wydajności pracy.

Bez odpowiednich narzędzi pozwalających na mierzenie i testowanie wydajności, wiele procesów w Twojej organizacji nie będzie działało tak konsekwentnie, jakbyś sobie tego życzył. Dzięki BPM, osoby odpowiedzialne mogą łatwo zidentyfikować te procesy i związane z nimi problemy, aby zastąpić kroki bez wartości dodanej bardziej wydajnymi alternatywami.

Wdrażając narzędzie do zarządzania procesami, pierwszym krokiem jest identyfikacja bieżącej wydajności procesowej. Następnie należy wyznaczyć wąskie gardła, które zaniżają tę wydajność. Optymalizując procesy biznesowe w celu maksymalizacji wydajności, koszty zostaną zredukowane, a czas zaoszczędzony.

Wraz ze wzrostem wydajności poprawi się także poziom produktywności. Pomoże to obniżyć koszty w budżecie i sprawić, że organizacja stanie się bardziej opłacalna.

2. Transfer wiedzy biznesowej

Innym powodem, dla którego systemy BPM mają kluczowe znaczenie dla organizacji, jest to, że wspierają przekazywanie wiedzy biznesowej między pracownikami. Dzięki temu pracownicy mogą sprawniej dzielić się informacjami pozyskanymi w procesach. Dodatkowo, pracując nad procesami, warto pamiętać, że pracownicy z czasem opuszczają organizacje, a firmy nie mogą pozwolić im na odejście bez uprzedniego zapewnienia transferu wiedzy biznesowej.

Podczas gdy pracownicy dokumentują swoje działania w systemie BPM, automatycznie tworzą bazy danych, które mogą zostać wykorzystane przez innych pracowników w przyszłości.

3. Strategia ciągłego doskonalenia

Aby odnieść sukces na konkurencyjnym rynku, firmy muszą stale poprawiać swoje wyniki. Ramy ciągłego doskonalenia mają kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy, ponieważ mogą zmniejszyć liczbę błędów, zmniejszyć wydatki i wpłynąć na ulepszenie końcowego produktu.

Świetnym narzędziem w procesie ciągłego doskonalenia jest wykorzystanie systemów do automatyzacji i zarządzania procesami.

Systemy BPM nadają możliwość głębokiego wglądu w procesy biznesowe, co pozwoli na stopniowe wprowadzanie poprawek i ulepszeń, korzystając ze spostrzeżeń z wniosków opartych na danych generowanych przez system. Równocześnie generowane przez system dane pozwolą lepiej rozpoznawać i reagować na zmiany w wymaganiach i preferencjach konsumentów.

Fot. Canva.com

Źródło: Publikacja partnera