Podstawy i ramy prawne

Główną postawą prawną funkcjonowania białej listy podatników VAT, są zapisy Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tak zwana ustawa o VAT), a dokładniej jej artykułu 96bl. Zgodnie z nim, białą listę podatników VAT prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej.

Główne zasady tworzenia listy

Biała lista podatników VAT jest wykazem podmiotów z dwóch grup:

1. Podmiotów w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo, które wykreślił z rejestru jako podatników VAT lub
2. Podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Dane znajdujące się w rejestrze obejmują okres maksymalny nie wcześniej, niż 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Udostępniane są na bieżąco, według stanu na wybrany dzień. Należy jednak pamiętać, że rejestr jest aktualizowany tylko jeden raz w ciągu dnia i to tylko w dni robocze (raz na dobę). Podmioty, co do których urząd skarbowy nie dokonał rejestracji jako podatnika VAT albo zostały przez niego wykreślone jako podatnicy VAT, są wykreślane z wykazu po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nie dokonano rejestracji lub dokonano wykreślenia.

Jak skorzystać z białej listy podatników VAT?

Istnieje kilka sposobów skorzystania z białej listy podatników VAT. Z założenia dostęp jest dla wszystkich bezpłatny oraz możliwy wyłącznie w wersji elektronicznej (za pomocą komputera, tabletu lub smatphone) przy użyciu sieci Internet. Wykaz dostępny jest:

• w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego dla spraw finansów publicznych;
• za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
• za pomocą wyszukiwarek współpracujących z i udostępnianych przez producentów aplikacji / programów umożliwiających rozliczenie PIT, czy pliku JPK.

Co znalazło się w wykazie danych?

Biała lista podatników VAT to wykaz zawierający określone dane, czyli:

1. Firmę, czyli nazwę przedsiębiorstwa lub w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą ich imię i nazwisko;
2. Numer, za pomocą którego dany podmiot jest identyfikowany dla potrzeb podatkowych, pod warunkiem, że został mu przyznany – na przykład numer NIP;
3. Status danego podmiotu, z możliwościami:
   1. nie dokonano rejestracji albo wykreślono z rejestru jako podatnika VAT
   2. zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny albo podatnik VAT zwolniony, w tym wszystkich podmiotów, których rejestracja została przywrócona
4. Numer identyfikacyjny z Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (czyli numer REGON), o ile taki numer został nadany;
5. Numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (numer PESEL) – w przypadku jeżeli podmiot posiada – czyli dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;
6. Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (numer KRS), o ile został nadany – czyli na przykład numer nadawany spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością;
7. Adres siedziby – dla podmiotów, które posiadają obowiązek posiadania siedziby;
8. Adres stałego miejsca prowadzenia działalności lub w przypadku osoby fizycznej nie posiadającej stałego miejsca prowadzenia działalności - adres miejsca zamieszkania tej osoby;
9. Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organów uprawnionych do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
10. Imiona i nazwiska prokurenta lub prokurentów oraz odpowiednio ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
11. Imiona i nazwiska wspólników oraz ich numery identyfikacji podatkowej (na przykład NIP) lub numery PESEL;
12. Data rejestracji lub odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
13. Podstawy prawne dla odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru ora przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
14. Numery rachunków bankowych (rozliczeniowych) lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej.

Obowiązki podatników i sankcje

Wykaz biała lista podatników VAT nie powstał bez powodu. Ma być narzędziem do walki z nieuczciwymi praktykami rynkowymi. Cała praca ma zostać tak naprawdę wykonana rękami podatników – na których ustawodawca nakłada nowe obowiązki. Chodzi przede wszystkim obowiązek konieczności weryfikowania numeru rachunku rozliczeniowego kontrahenta przed przelaniem mu środków pieniężnych. Od 1 stycznia 2020 roku, w przypadku jakiejkolwiek płatności powyżej kwoty 15 000 zł na fakturze, podatnik będzie musiał sprawdzić czy podany przez kontrahenta rachunek zgadza się z tym na białej liście podatników VAT. Jeżeli tego nie zrobi i rachunek okaże się inny – to po pierwsze: nie będzie mógł takiego wydatku zakwalifikować jako swojego kosztu prowadzenia działalności gospodarczej. Po drugie, w przypadku jeżeli kontrahent nie ureguluje odpowiednio podatku VAT, będzie on ponosił z nim odpowiedzialność solidarną z tego tytułu.