W zależności od charakteru podpisywanych umów przedsiębiorcy muszą liczyć się z ryzykiem konieczności zapłacenia kary umownej wynikającej z niewłaściwego wywiązania się z zobowiązań określonych w umowach. Jako przykład można wymienić nie tylko spowodowane różnymi przyczynami błędy ujawniające się podczas realizacji projektu, ale także dość powszechnie zdarzające się opóźnienia. Niekiedy podczas realizacji projektu okazuje się, że doprowadzenie wykonywanej umowy do końca jest mniej opłacalne, niż odstąpienie od niej i zapłacenie określonej w umowie kary finansowej. Może to być następstwem niekorzystnej sytuacji gospodarczej na rynku, jak również zmiany strategii przedsiębiorstwa. 

Jak zatem na gruncie podatku dochodowego traktować taką karę?

Ważny cel kosztu…

Kosztami uzyskania przychodu mogą być tylko takie wydatki, które zostały poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Określenie "w celu" oznacza pozostawanie wydatku (kosztu) w takim związku z przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła, że poniesienie go ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródeł.

Zatem przy kwalifikowaniu kosztów uzyskania przychodów określony wydatek wymaga nie tylko oceny pod kątem, czy jego poniesienie miało związek z konkretnym przychodem, ale także z punktu widzenia racjonalności określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Sam fakt nieosiągnięcia oczekiwanego efektu gospodarczego (uzyskania przychodu) nie dyskwalifikuje poniesionego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu (wyrok NSA z dnia 17.01.2012 r., sygn. akt II FSK 1365/10). 

…i brak wyłączenia 

Wyjątkiem są te koszty, które – choć spełniają takie warunki – zostały wprost wyłączone z możliwości uwzględnienia ich w kosztach podatkowych. Katalogi takich wydatków zostały zawarte w art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT. Znalazły się w nich kary umowne, ale nie wszystkie.

Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, a także wykonanych robót i usług. Należy w tym miejscu podkreślić, że wyłączeniem tym zostały także objęte kary nałożone wskutek zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, jak również zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Kara umowna kosztem podatkowym tylko w niektórych przypadkach

Pozostałe kary, które nie zostały wskazane w katalogu wyłączeń (określonym przez art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT), z zasady można traktować jako koszty podatkowe, jeżeli tylko zostaną spełnione podstawowe warunki, pozwalające na zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Takie stanowisko zajął też Naczelny Sąd Administracyjny w przywołanym wyżej wyroku z 12 stycznia br., wskazując, że w określonych sytuacjach faktycznych kara umowna lub odszkodowanie mogą mieć związek z przychodem, nie mówiąc już o związku z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. W takiej sytuacji uiszczenie kary umownej pozwala na zmniejszenie ewentualnych obciążeń finansowych, wynikających z kontynuowania nieopłacalnej umowy.

Oznacza to, że z ekonomicznego punktu widzenia zerwanie umowy i zapłacenie kary umownej niekiedy może być korzystne zarówno dla podatnika – szansa na dochód wyższy niż możliwy do osiągnięcia w razie kontynuowania nieopłacalnej umowy, jak i dla Skarbu Państwa – od wyższego dochodu podatnik zapłaci wyższy podatek. 

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Adam Bujalski, księgowy Tax Care

Czytaj także: Kiedy przedsiębiorca może skorzystać z przepisów o rękojmi pomimo upływu terminów