JPK Księgi Rachunkowe składają się z: nagłówka z informacjami o firmie, walucie (generalnie zł – z wyjątkami dla wskazanych pozycji), dziennika, zapisów na kontach oraz zestawienia obrotów i sald. Są potrzebne służbom skarbowym, żeby potwierdzić prawdziwość danych lub wykazać ich nieprawidłowości podczas e-kontroli, więc odpowiednie dane ze struktur muszą być ze sobą spójne.

Ponieważ księgi rachunkowe prowadzimy zgodnie z zasadami polityki rachunkowości obowiązującej w firmach, KAS może prosić o przedstawienie dokumentu polityki, żeby wiedzieć, skąd wzięły się i jak interpretować poszczególne zapisy w księgach. A te prowadzą do określenia wielkości dochodu i podatku do zapłacenia. KAS otrzymując JPK_KR odpowiada sobie na pytanie, jak wygląda sytuacja finansowa i podatkowa firmy. Skuteczna analiza wymaga m.in. interpretacji struktury kont, która może być w każdej firmie inna, a JPK ma coś standaryzować. KAS może w związku z tym prosić o dodatkowe informacje – np. jaka jest struktura naszego planu kont, o nazwanie i przeznaczeniu poszczególnych kategorii kont, co na nich rejestrujemy. Dzięki podobnym informacjom urzędnicy KAS mogą wyobrazić sobie, jakie informacje niosą te zapisy ze sobą. Zwracamy uwagę, że obowiązują nas polskie nazwy kont. Jeśli dla potrzeb zarządzających spoza Polski mamy nazwy angielskie – w JPK_KR możemy je zawrzeć, ale uzupełniająco np. w nawiasach, bądź po ukośniku przy ich polskich odpowiednikach.

Wiele systemów informatycznych pozwala przechowywać (a nawet analizować z generowanych raportów) dane w tzw. buforach – w sensie formalnym nie stanowią one zarejestrowanego w księgach rachunkowych zapisu – z bufora nie da się uzyskać czy wygenerować JPK_KR. We wszystkich JPK-ach powinny znajdować się wyłącznie dane – informacje pewne czyli zaksięgowane.

Autor: Bogdan Zatorski, Ekspert biznesowy Sage