W konsekwencji coraz więcej przedsiębiorców rozważa inwestycję, która zaradzi wymagającej i manualnej obsługi dokumentów. Rozwiązaniem są systemy do obiegu dokumentów, które są częścią rewolucji 4.0, więc ich wprowadzenie na pewnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa staje się nieuniknione.

Nazywane Systemami Workflow, BPM, czy też Platformami Digitalizacji, tworzą środowisko, w którym dokumenty przestają poruszać się drogą lądową. Zasypane dotychczas biurka stertami dokumentów przechodzą do historii.

Ten krok w rozwoju firmy pomaga również w dopasowaniu się do potrzeb rynku i standardów unijnych, które coraz częściej wymagają obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Dokumenty w obiegu elektronicznym, również podlegają obowiązkowi archiwizacji, dlatego wraz z systemem do obiegu dokumentów bardzo często wdrażane jest elektroniczne archiwum dokumentów.

Obsługa elektronicznego archiwum jest znacznie prostsza, niż to się wydaje, a dla większości osób nawet łatwiejsza niż jego tradycyjna forma. Utrzymanie archiwum elektronicznego jest również znacznie prostsze, tańsze i mniej czasochłonne w porównaniu do fizycznego pomieszczenia. Co więcej, archiwum elektroniczne zapewnia większe bezpieczeństwo dla dokumentów niż archiwum tradycyjne.

Plusów elektronicznego obiegu dokumentów w porównaniu do tradycyjnego, również nie brakuje. Obieg dokumentów zamknięty w systemie pozwala na kontrolę nad dokumentem w dowolnym czasie i miejscu. Oznacza to, że systemy do obiegu dokumentów mają funkcje podglądu, kto i kiedy otworzył dany dokument, ile czasu mu poświęcił i czy przekazał go dalej. Ogromnym ułatwieniem w przedsiębiorstwach, jest również zautomatyzowanie wieloetapowej akceptacji dokumentu, np. faktury. Dzięki czemu zarząd posiada większą kontrolę nad wydatkami firmy i terminowością. A w całym procesie zautomatyzowanej akceptacji, znacznie maleje ryzyko popełnienia błędu.

To tylko kilka zalet, płynących ze wdrożenia odpowiedniego systemu do obiegu dokumentów oraz elektronicznej archiwizacji. Oczywiste jednak jest to, że wdrożenie systemu do automatyzacji procesowania dokumentów staje się nieuniknione w firmach nastawionych na rozwój. Dlatego, zachęcamy do porównania dostępnych na rynku rozwiązań i niepozostawiania podjęcia tej decyzji na ostatnią chwilę.