Osoby i firmy, które zawodowo zajmują się organizowaniem różnego rodzaju eventów czy masowych imprez, często decydują się na kupienie własnego namiotu imprezowego. Zainwestowanie w taki produkt to rozsądne posunięcie, które już po kilku wydarzeniach się zwróci. Czy osobie prywatnej również się to opłaca? Namiot ma wiele zastosowań - po wydarzeniu można go postawić w ogrodzie i używać w charakterze garażu, składzika, altany, magazynu lub po prostu komuś sprzedać, dlatego warto to rozważyć.

Jak zorganizować idealną letnią imprezę?

• Idealne miejsce. Dobra lokalizacja to podstawa, by wydarzenie okazało się sukcesem. Nowoczesne namioty imprezowe można rozbić na różnym typie podłoża (trawie, betonie, ziemi, kostce czy płytach), dlatego nie trzeba się ograniczać w wyborze najlepszego miejsca na imprezę. Może być to malownicza lokalizacja, z dala od miejskiego zgiełku: na skraju lasu, nad jeziorem lub stawem, u podnóża góry.

• Najlepszy termin. W sezonie letnim wiele osób robi sobie dłuższe wolne i bierze urlop, dlatego - zanim ostatecznie zapadnie decyzja o terminie - warto przeprowadzić ankietę wśród jej potencjalnych uczestników.

• Dopełnienie formalności. W przypadku masowej imprezy pod gołym niebem z dużą liczbą uczestników, nie można obejść się bez dopełnienia wielu formalności. Uzyskanie odpowiednich pozwoleń, zapewnienie uczestnikom ochrony i zabezpieczenia medycznego, zadbanie o zaplecze techniczne - to tylko kilka przykładów, o których należy pamiętać. Jeżeli wydarzenie jest organizowane przez stowarzyszenie lub fundację, to przed imprezą konieczne jest sporządzenie regulaminu, w którym spisane zostaną role, uprawnienia i obowiązki uczestników wydarzenia.

• Przemyślana lista gości. Letnia impreza na świeżym powietrzu, by była udana, musi odbyć się w towarzystwie osób, które naprawdę chcemy tam widzieć. Nie ma tu mowy o zapraszaniu pod naciskiem rodziców czy dziadków - jak to bywa przed weselem - dalekich kuzynek lub sąsiadów. Organizator wydarzenia decyduje o tym, kto znajdzie się na liście gości.

• Spersonalizowane menu. Wszystko zależy od budżetu organizatora - opcje są minimum trzy. Pierwsza opcja - najprostsza, ale zarazem najdroższa - to zamówienie cateringu. Druga opcja to impreza składkowa. Każdy uczestnik przynosi coś od siebie lub konkretną potrawę z listy. Warto ustalić, kto robi hummus a kto domowe pesto, by nie okazało się, że finalnie do jedzenia jest tylko pasta z ciecierzycy, a zero pieczywa. Trzecia opcja to samodzielne zadbanie o dania i napoje. Przed sporządzeniem listy dań i przekąsek konieczne jest, by zapytać uczestników o ewentualne alergie, nietolerancje pokarmowe i preferencje jedzeniowe. Kilku wegetarian na imprezie z suto zastawionym mięsem i wędlinami stołem powinno mieć jakąś alternatywę - tofu, warzywne kotleciki lub inne smaczne przekąski.

• Lista zakupów. Zanim nastąpi dzień imprezy, warto wcześniej zaplanować zakupy. Po zamknięciu listy gości, ale biorąc pod uwagę, że jeszcze ktoś może się wykruszyć lub nieoczekiwanie dołączyć na ostatnią chwilę, należy starannie obliczyć zapotrzebowanie na napoje, alkohol i przekąski. Można również zorganizować imprezę składkową, a wówczas dokładnie podzielić pomiędzy wszystkich uczestników obowiązki i dania do przygotowania.

• Zróżnicowana muzyka. Jeśli chodzi o playlistę, to - mimo własnych preferencji - trzeba wziąć pod uwagę również gust pozostałych uczestników. Różnorodność to podstawa, by - w miarę możliwości - każdy był zadowolony. Inaczej wygląda sytuacja, gdy impreza ma być tematyczna. Jeśli są to lata 20. lub lata 70. to wówczas tylko muzyka z tego okresu lub inspirowana tym okresem w muzyce będzie mile widziana.

• Adekwatny strój. Na letnią imprezę najlepiej wybrać rzeczy z naturalnych i przepuszczających powietrze materiałów. Przed upalnym, popołudniowym słońcem dobrze ochroni kapelusz i okulary przeciwsłoneczne. W pogotowiu, gdy wieczorem temperatura spadnie, warto mieć ze sobą dodatkowy jeden lub nawet dwa długie rękawy. Ubieranie się na cebulkę to najrozsądniejszy pomysł na letnią imprezę - lepiej przygotować się na chłodniejszą temperaturę i ewentualne opady, by zbyt lekki strój nie był powodem przedwczesnego wyjścia z wydarzenia. Jeśli chodzi o buty, to wszystko zależy od tego, jaka na miejscu będzie podłoga. Jeżeli twarda - drewniana czy z tworzywa sztucznego - to wysokie obcasy lub eleganckie mokasyny wchodzą w grę. W przypadku miękkiej ziemi czy trawnika lepiej postawić na płaskie, wygodne obuwie.

• Niespodzianki. Organizując imprezę - bez względu na jej wielkość i liczbę gości - należy zawsze wziąć pod uwagę różne niespodziewane okoliczności. Nagle z listy gości znika 30% uczestników, bo trwa sezon grypowy? Zapowiadają się ulewne deszcze, a w miejscu imprezy nie ma dachu? Komary atakują, wszystkie świece zamokły od wilgoci, a szpilki uczestniczek grzęzną w błocie? Na każdą taką ewentualność jest rozwiązanie, ale warto przygotować się przed - a nie w trakcie wydarzenia - na wszelkie potencjalne zagrożenia i mieć plan B.