Jak zatem zorganizować konferencję idealną, która okaże się sukcesem, a zaproszeni goście wyjdą z niej zadowoleni? Planowanie wydarzenia warto rozpocząć wiele miesięcy wcześniej, obliczyć fundusze oraz skalkulować spodziewane wydatki, ilość gości, a także przygotować plan, według którego będziemy postępować. Dobry projekt oraz wypunktowanie czynności, które należy wykonać krok po kroku, pozwoli zapanować nad chaosem i wypełniać obowiązki jeden po drugim.

Po pierwsze przemyśl koncepcję wydarzenia i określ profil imprezy

Na samym początku odpowiedz sobie na kilka pytań, między innymi: co chcesz zorganizować? W jakim celu? Dla kogo? Kiedy? Ustalenie tematu spotkania oraz potencjalnej listy gości to połowa sukcesu. Tematyka konferencji powinna zainteresować uczestników oraz odpowiadać na zapotrzebowania rynku, zanim podejmiesz decyzję o jej organizacji – zbadaj zainteresowanie wśród ewentualnych gości. Kolejnym kluczowym elementem jest dobór prelegentów. Odpowiedni mówcy lub ciekawe postaci z branży są najlepszą zachętą do przybycia na konferencję.

Po drugie zaplanuj harmonogram i kosztorys oraz zadbaj o reklamę

Mając stworzoną listę gości oraz wybraną tematykę, możesz zacząć wysyłać zaproszenia. Najpierw potwierdź obecność prelegentów – mając pewność, że wybrani mówcy się pojawią, możesz użyć ich wizerunku na plakatach, by zachęcić gości od uczestnictwa. Rozreklamowanie wydarzenia to istotna kwestia. Odpowiednia promocja to sposób na zainteresowanie gości konferencją, dlatego warto wybrać właściwe medium dostosowane do charakteru wydarzenia. W dzisiejszych czasach jednym z podstawowych są social media, przez które można dotrzeć do wielu zainteresowanych. Wysyłając zaproszenia, poproś gości o potwierdzenie uczestnictwa lub wcześniejsze uiszczenie opłaty, dzięki temu będziesz wiedzieć, jakiej frekwencji się spodziewać. Na zaproszeniu umieść także dokładny scenariusz, by zaproszeni wiedzieli czego się spodziewać.

Po trzecie wybierz lokalizację

Znając przewidywalną frekwencję gości oraz prelegentów, możesz zacząć poszukiwania idealnego miejsca. Najlepiej zdecydować się na wynajem sal konferencyjnych i szkoleniowych, które dysponują odpowiednim sprzętem multimedialnym, profesjonalną obsługą, klimatyzowanymi salami konferencyjnymi oraz bazą noclegową. Jedną z podstawowych właściwości lokalizacji, jest jej uniwersalność. Nowoczesne centra konferencyjne mają możliwość dopasowania przestrzeni do indywidualnych wymagań klienta. Posiadają zmienny układ sal, kąt ustawienia ekranu, sposób rozstawienia krzeseł oraz wiele innych udogodnień. Sama lokalizacja też jest istotna, centrum konferencyjne nie powinno znajdować się w środku miasta, ale dojazd nie powinien sprawiać trudności uczestnikom. Jeśli centrum konferencyjne znajduje się na uboczu, pamiętaj o załączeniu wskazówek dojazdu bądź mapy do zaproszenia.

Nie mniej ważnym elementem jest atmosfera panująca w obiekcie, a profesjonalny i pomocny personel, który pomoże zaaklimatyzować się gościom to istotna kwestia. Dodatkowe udogodnienia, takie jak strefa spa, basen czy siłownia to przydane elementy, jeśli planujemy dłużą konferencję.  

Po czwarte catering oraz dodatkowe atrakcje

Nie zapominaj, że nie samą pracą żyje człowiek. W trakcje trwania konferencji zapewnij uczestnikom drobne przekąski, lunch lub obiad, a także kawę, herbatę oraz inne napoje. Jeśli konferencja trwa dłużej niż dwa dni, warto zorganizować atrakcje umilające pobyt. Oczywiście udział w nich powinien być dobrowolny. Ciekawą propozycją może być przejażdżka quadami po lesie czy też inna ekstremalna rozrywka, która zapewne zainteresuje wszystkich. Jej charakter powinien być zgodny z tematem konferencji lub miejscem, gdzie odbywa się impreza. Na zakończenie zjazdu możesz zorganizować wystawny bankiet, podczas którego uczestnicy zrelaksują się i zacieśnią więzi lub nawiążą nowe znajomości.