Uwaga!!! Ten tekst dotyczy nieaktualnej już wersji serwisu ePUAP i Profilu Zaufanego. Przejdź do najnowszego tekstu, który opisuje przebieg rejestrowania Profilu Zaufanego.

W pierwszym tekście na temat e-administracji proponowałem Wam założenie konta na platformie ePUAP. Zakładam, że macie już takie konto. Możecie go zatem użyć, by wysłać pismo do urzędu i dziś wytłumaczę, jak to zrobić. Wcześniej jednak krótko objaśnię jedno pojęcie, które trzeba znać. Chodzi o Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP).

Skrzynka podawcza - co to takiego?

Mówiąc najprościej, Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) jest usługą, która pozwala obywatelowi na elektroniczne przesłanie pisma do urzędu, a urzędowi pozwala na gromadzenie pism. Słowo "skrzynka" sprawia, że ludzie wyobrażają sobie załatwianie sprawy e-mailem. Owszem, pewne sprawy da się załatwić e-mailem, ale ESP i e-mail to dwie różne usługi. 

ESP mogą bazować na różnych rozwiązaniach. Teoretycznie każdy urząd mógłby stworzyć własny, charakterystyczny dla siebie system przesyłania dokumentów. Przykładem takiej skrzynki charakterystycznej dla danego urzędu jest Elektroniczna Skrzynka Podawcza Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (dostępna pod adresem esp.mkidn.gov.pl). Dzięki tej usłudze można wysyłać dokumenty do ministerstwa, ale wymaga to najpierw założenia specjalnego konta w ramach tej usługi. ESP MKiDN to tylko przykład. Nie będziemy już więcej omawiać takich skrzynek.

Skrzynka podawcza przez ePUAP

Gdyby każdy urząd miał taką charakterystyczną dla siebie skrzynkę, e-administracja byłaby dość uciążliwa. Konieczne byłoby zakładanie konta na stronach każdego urzędu, z którym chcielibyśmy załatwiać sprawy. Dlatego przydaje się coś takiego jak ePUAP. Urzędy mogą uruchamiać skrzynki podawcze na jednej platformie, dzięki czemu wystarcza nam konto ePUAP, aby załatwić sprawy w wielu miejscach.

Tu przypomnijmy, że w ubiegłym roku weszła w życie nowelizacja ustawy o informatyzacji, która wprowadziła dla podmiotów publicznych obowiązek posługiwania się elektroniczną skrzynką podawczą na platformie ePUAP. 

Wysyłanie pisma na przykładzie

Jeśli masz już konto na ePUAP, możesz spróbować skorzystania ze skrzynki podawczej jakiegoś urzędu. Samo założenie konta na ePUAP wystarczy, aby wysłać pismo. Nie możesz tego pisma podpisać, jeśli nie masz tzw. Profilu Zaufanego. Możesz jednak wysłać pismo niepodpisane, a nawet takie pismo może w pewnych sytuacjach umożliwić załatwienie sprawy.

Załóżmy, że chcemy wysłać wniosek do Rzecznika Praw Obywatelskich. Aby to zrobić, musimy wejść na stronę ePUAP, zalogować i następnie znaleźć oczekiwaną usługę. Teoretycznie ePUAP w nowej wersji (ePUAP2) powinien to ułatwiać, choć w mojej opinii nie jest to całkiem intuicyjne (przynajmniej w chwili pisania tego tekstu). 

>> Czytaj także: Przygotuj swój e-sklep na szał zakupowy

Na stronie ePUAP mamy kartę "Katalog spraw" i kiedy w nią wejdziemy, możemy zobaczyć wyszukiwarkę urzędów. 

Wydaje się, że po wpisaniu nazwy urzędu (Rzecznik Praw Obywatelskich) powinniśmy łatwo dotrzeć do interesującej nas usługi. W przypadku niektórych urzędów to działa, ale niestety w odpowiedzi na zapytanie dotyczące Rzecznika Praw Obywatelskich ujrzymy wyniki wyszukiwania, które wyglądają tak:

Właściwie trudno nazwać to "wynikami wyszukiwania". Jest to mieszanka spraw załatwianych przez różne urzędy. Nie wiem, jak będzie w przyszłości, ale w chwili pisania tego tekstu dotarcie do niektórych usług na ePUAP2 naprawdę nie jest łatwe. 

Pozostaje nam intuicja. Pewnie się domyślacie, że wysyłanie wniosku do Rzecznika Praw Obywatelskich może być dostępne w dziale "Sprawy obywatelskie". Rzeczywiście tak jest. Po wejściu do tego działu należy wybrać  "Ogólne sprawy urzędowe". Tam da się znaleźć usługę "Pismo ogólne do Rzecznika Praw Obywatelskich". Jak to znalazłem? Szczerze powiem, że klikałem trochę na oślep i chyba miałem szczęście (zob. zrzut poniżej). 

Dobrnęliśmy do usługi, więc klikamy w link z nią związany. Trafimy na kartę opisującą usługę. Wygląda ona mniej więcej tak:

No dobrze, ale co zrobić, by wysłać pismo? Trzeba kliknąć w ten dyskretny link "Pokaż wszystkie urzędy lub instytucje udostępniające tę usługę". Wtedy możemy wybrać urząd, jakim jest Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich. 

Nie mam pojęcia, co tu robi zespół szkół specjalnych. Czy on też przyjmuje pisma do RPO? Mniejsza z tym. Wybieramy biuro RPO, klikając w link "Wybierz" przy właściwym urzędzie. Teraz przechodzimy znów do karty usługi, ale widnieje na niej granatowy przycisk "Załatw sprawę". 

Po kliknięciu przycisku "Załatw sprawę" przechodzimy do formularza, w którym możemy utworzyć nasze pismo. Możemy tutaj wybrać rodzaj pisma, zatytułować je i wpisać jego treść (służą do tego te różowe pola). Jest też możliwość poprawienia lub uzupełnienia swoich danych, jeśli wcześniej nie wpisaliśmy ich do ePUAP.  

Załóżmy, że wpisano tytuł i treść wniosku. Można jeszcze dodać załącznik, korzystając z przycisku "+" na dole.

Jeśli wniosek jest już gotowy, możemy zapisać dokument ("Zapisz") albo przejść do wysyłania ("Dalej").

Kiedy już przejdziemy dalej, możemy zobaczyć swój dokument jako gotowy wniosek. Oczywiście na potrzeby tego artykułu nikt nie silił się na pisanie prawdziwego wniosku. Po prostu w polach przeznaczonych na treść i tytuł wpisano "TU WPISANO TYTUŁ" itd.

Jak zapewne zauważyliście, teraz dostępne są trzy opcje - "Powrót do edycji" oraz "Podpisz" i "Wyślij bez podpisu". Rzeczywiście niektóre pisma można wysyłać bez elektronicznego podpisywania i mimo to można liczyć na załatwienie sprawy. Są i takie usługi e-administracji, które będą wymagać elektronicznego podpisania dokumentów. Nie musimy w tym celu posiadać kosztownego podpisu kwalifikowanego. Wystarczy tzw. Profil Zaufany, który będzie nas kosztował jedną wizytę w urzędzie. Opowiem o nim w kolejnym odcinku. Profil Zaufany przyda się również do logowania do serwisów innych niż ePUAP.  

Uwaga!!! Ten tekst dotyczy nieaktualnej już wersji serwisu ePUAP i Profilu Zaufanego. Przejdź do najnowszego tekstu, który opisuje przebieg rejestrowania Profilu Zaufanego.