Już czytając wstęp, zapewne zauważasz zalety takiego rozwiązania. Postanowiliśmy jednak rozwinąć ten temat i opisać najważniejsze zalety, jakie daje podpis elektroniczny i korzyści, jakie może uzyskać twój biznes, jeśli zdecydujesz się wprowadzić u siebie to rozwiązanie.

Bezpieczeństwo

Wiele osób do dziś uważa, że tradycyjny podpis na papierze jest najbezpieczniejszą formą zatwierdzania dokumentów. Jest to jednak nieco przestarzały sposób myślenia. Chyba każdy słyszał o przypadkach podrabiania podpisów. Co przecież powstrzymuje oszusta przed podpisaniem się podobnie jak ktoś inny? Tak naprawdę nic, a proces udowadniania, że podpis jest podrobiony, kończy się zwykle w sądzie i wymaga opinii biegłego grafologa.

Przy podpisie elektronicznym sprawa nie jest już taka prosta. Podpis elektroniczny oparty o podpis cyfrowy spełniający wymagania stawiane przez ustawę o podpisie elektronicznym jest tak naprawdę nie do podrobienia. 

Nawiasem mówiąc, polska ustawa o podpisie elektronicznym, jak również rozporządzenie Parlamentu Unii Europejskiej, które w naszym kraju też obowiązuje, narzucają na dostawców takiego oprogramowania konieczność stosowania kluczy prywatnych, kluczy publicznych i innych technik kryptografii asymetrycznej. Nie wchodząc w dalsze szczegóły, zabezpieczenia stosowane przy podpisie elektronicznym są bardzo podobne do tych narzuconych na banki.

Dodatkowo istnieją inne zalety podpisu elektronicznego wpływające na bezpieczeństwo. Podpis elektroniczny ma w sobie zapisaną datę podpisania, której żadnym sposobem nie da się zmienić. Co więcej, dokumentu podpisanego w ten sposób nie da się zmienić, bez pozostawiania trwałego śladu.

Dzięki tym zaletom możesz mieć pewność, że podpisy na dokumentach twojej firmy są zawsze oryginalne, wiesz dokładnie, kiedy zostały złożone, a każda potencjalna zmiana nie umknie twojej uwadze. Dzięki temu podpis elektroniczny spełnia zadania tradycyjnego podpisu, a dodatkowo ma funkcję, których ten nie posiada i jest bardziej zaawansowany.

Błyskawiczny obieg dokumentów

Chyba nie trzeba nikomu, kto działa w biznesie, tłumaczyć, jak ważna jest czasami umiejętność szybkiego reagowania. Są sytuacje, w których czas jest na wagę złota. Często problemem, który powstrzymuje możliwość szybkiego załatwienia sprawy, jest konieczność czekania, aż jakiś dokument zostanie podpisany. Wprowadzenie podpisu elektronicznego raz na zawsze usuwa tę przeszkodę. Dzięki temu narzędziu dowolny pracownik, czy klient może podpisać dokument z dowolnego miejsca na świecie, o ile tylko ma przy sobie urządzenie z dostępem do internetu. 

Szybki obieg dokumentów przydaje się jednak nie tylko w sytuacjach podbramkowych. W codziennym działania szybkie załatwienie formalności to mniej pracy dla pracowników i bardziej zadowoleni klienci. Pozwali co to również łatwo współpracować z osobami i firmami z zagranicy.

Wirtualne archiwum

Wprowadzenie podpisu elektronicznego otworzy również przed tobą możliwość przeniesienia archiwum na serwer. Dzięki temu dokumenty będą zabezpieczone przed czynnikami zewnętrznymi, łatwe w dostępie i bezpieczne, dzięki łatwym w stworzeniu kopiom zapasowym.

Operowanie na dokumentach w formie cyfrowej pozwala również na generowanie dużej ilości podobnych dokumentów automatycznie. Co więcej, raz stworzony dokument można traktować jako szablon i w razie potrzeby tworzyć nowe dokumenty znacznie szybciej.

Dzięki temu osoby zajmujące się dokumentami w twojej firmie będą miały więcej czasu na inne obowiązki, a te, które wykonują obecnie, będą mogły wykonywać dokładniej.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Podpisywanie dokumentów z dowolnego urządzenia przy pomocy zaledwie kilku kliknięć zaoszczędzi tobie, twoim pracownikom i twoim klientom więcej czasu, niż mogłoby ci się wydawać. Pomyśl tylko, o ile szybsze jest naciśnięcie wyślij, a następnie podpisz, od drukowania dokumentu, dostarczenia go do zainteresowanej osoby, a następnie jeszcze przekazanie do odpowiedniego działu. To, co kiedyś mogło zająć kilka godzin, z pomocą podpisu elektronicznego, może być zrobione w kilka minut. 

Oszczędność czasu to oczywiście również oszczędność pieniędzy. Jak przecież mówi przysłowie: „czas to pieniądz”. Nie zapominajmy jednak, że tradycyjny obieg dokumentów wymaga drukarek, tuszu, papieru itd. Podpisywanie dokumentów elektronicznie wymaga wyłącznie komputerów, czy smartfonów, które przecież każdy posiada.

Jeśli więc nie chcesz obarczać swojej firmy kolejnym kosztem, to pomyśl o oszczędnościach, jakie to przyniesie. Jesteśmy pewni, że każda firma, czy to mała, czy większa, zaoszczędzi na wprowadzeniu do siebie podpisu elektronicznego.

Podsumowanie

Jak więc widzisz, narzędzie, jakim jest podpis elektroniczny, ma całą masę zalet, które bez wątpienia usprawnią działanie twojej organizacji i sprawią, że będzie ona bardziej innowacyjna i nie zostanie z tyłu za konkurencją. Jeśli to cię jednak nie do końca przekonuje, to nie musisz nam wierzyć na słowo, możesz założyć konto i mieć darmowy podpis elektroniczny przez 14 dni i w praktyce sprawdzić zalety, o jakich tu pisaliśmy.