Jak segregować dokumenty w domowym biurze?

Ważne papiery warto trzymać w odpowiednich i specjalnie wyselekcjonowanych do tego miejscach. W związku z tym dobrze jest skompletować w tym celu najważniejsze akcesoria. Na pewno przydadzą się segregatory, teczki, koszulki oraz foldery z przegrodami. Dzięki nim każdy dokument będzie odpowiednio chroniony i nie ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu. Ponadto warto wyposażyć się również w zszywacz, dziurkacz, flamastry, pisaki oraz kolorowe karteczki, które pomogą w łatwiejszym podziale papierów na poszczególne sekcje. 

Segregacja dokumentów w domowym biurze - ustal kategorie i chronologię spraw 

Segregację dokumentów należy rozpocząć od ich skompletowania. Następnie warto podzielić je na kategorie pod względem ważności, rodzaju oraz chronologii. Dobrze jest zatem przeznaczyć osobne miejsce na rachunki, umowy, faktury, dokumenty medyczne, akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu. Ponadto warto zadbać o to, aby papiery bardziej poufne przechowywane były w określonych miejscach. 

Segregacja dokumentów w domowym biurze - poukładaj dokumenty 

Kiedy już dokonasz podziału ważnych papierów, warto je odpowiednio poukładać. Można wykorzystać w tym celu skompletowane wcześniej akcesoria. Dokumenty dobrze jest powkładać w koszulki i obwoluty, aby nie uległy zniszczeniom lub zabrudzeniom. Segregatory i foldery z przegrodami przeznaczone są natomiast do przechowywania papierów ze względu na ich kategorię. 

Segregacja dokumentów w domowym biurze - oznacz ułożone segregatory i foldery

Ostatnim krokiem w segregacji dokumentów jest ich oznaczenie. Można to wykonać na dwa sposoby:

• ze względu na pilność sprawy,
• ze względu na kategorię i rodzaj dokumentu.

Najlepiej do oznaczania papierów użyć kolorów lub karteczek samoprzylepnych. Sprawy pilne można wyodrębnić za pomocą barwy czerwonej, mniej ważne - żółtej, a najmniej istotne - zielonej. Ponadto wykorzystując karteczki samoprzylepne, warto podpisać na segregatorach oraz folderach, jaka kategoria dokumentów się w nich znajduje. 

Korzyści płynące z uporządkowanych dokumentów 

Główną zaletą porządkowania dokumentów jest przede wszystkim spora oszczędność czasu. Dzięki podziałowi ważnych papierów na kategorie o wiele szybciej jest nam znaleźć potrzebny w danej chwili dokument. To z kolei przyczynia się także do ograniczenia nerwów oraz stresu, jakie nieraz wiążą się z zaginionymi dokumentami. Dodatkowo posegregowane rachunki, faktury oraz umowy przypominają o konieczności dokonywania opłat w terminie, oraz realizowaniu poleceń i obowiązków. Ponadto koszulki oraz różnego rodzaju segregatory stanowią ochronę dla wszystkich papierów, wobec czego nie musimy się martwić, że ulegną one zniszczeniu lub uszkodzeniom. 

Podsumowując, posegregowane dokumenty w domowym biurze to spora wygoda oraz oszczędność czasu. Ponadto możliwość doboru odpowiedniej kolorystyki oraz rodzaju akcesoriów umożliwia stworzenie naprawdę ciekawej aranżacji w pomieszczeniu.