Jak płacić podatki za pracownika w delegacji?

W rozliczaniu pracowników oddelegowanych kluczowe są przede wszystkim składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczka na podatek dochodowy. Do tego mogą dojść dodatkowe, specyficzne obowiązki w kraju wykonywania pracy – przykładem są branżowe daniny, takie jak obowiązkowe wpłaty do niemieckiej kasy urlopowej SOKA-BAU (istotne m.in. w budownictwie).

To, gdzie należy pobierać i rozliczać zaliczki na podatek dochodowy, zależy m.in. od rezydencji podatkowej pracownika oraz od tego, czy wynagrodzenie za pracę wykonywaną poza Polską będzie podlegało opodatkowaniu w kraju oddelegowania. Aby uniknąć podwójnego opodatkowania, zastosowanie mają międzynarodowe regulacje – w obszarze PIT szczególnie ważna jest umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W praktyce ogromne znaczenie ma też czas pobytu za granicą. Jeśli pracownik nie wykonuje pracy w Niemczech dłużej niż 183 dni w ciągu 12 miesięcy, wówczas – co do zasady – opodatkowanie pozostaje w Polsce. Po przekroczeniu tego progu sytuacja może się zmienić i trzeba przygotować się na rozliczenia adekwatne do kraju wykonywania pracy. Dlatego firmy, które regularnie wysyłają pracowników za granicę, powinny wdrożyć system kontroli dni pobytu i kompletowania dokumentów. W praktyce często dochodzą też formalności „lokalne” – np. zgłoszenia wyjazdów do Zollamt czy rozliczenia SOKA-BAU, które znacząco różnią się od klasycznych, krajowych list płac.

Czy pracownik w delegacji może liczyć na dietę?

Najczęstsze zaskoczenie przedsiębiorców jest takie: pracownikowi oddelegowanemu do pracy nie przysługuje dieta, ponieważ oddelegowanie nie jest podróżą służbową w rozumieniu przepisów. Innymi słowy: to polecenie wykonywania pracy w ramach umowy o pracę, ale bez typowych „delegacyjnych” przywilejów. To nie znaczy jednak, że temat diet w ogóle znika. Część dochodów pracowników oddelegowanych może być zwolniona z podatku dochodowego – w praktyce poprzez zastosowanie rozwiązania odpowiadającego kwocie wolnej od podatku równej 30% diet, jakie przysługiwałyby w podróży służbowej. To subtelna, ale bardzo ważna różnica: nie wypłacamy „klasycznej diety”, tylko stosujemy mechanizm wpływający na opodatkowanie.

Przy delegacjach liczą się detale, a pomyłki bywają kosztowne (zarówno podatkowo, jak i organizacyjnie). Jeśli Twoja firma planuje wysyłać pracowników za granicę lub robi to regularnie, warto oprzeć proces o wsparcie specjalistów, których można znaleźć na stronie https://taxman.biz.pl/, a którzy to na co dzień rozliczają takie przypadki i potrafią dopasować rozwiązanie do kraju oddelegowania, branży oraz czasu pobytu pracowników.

Foto i treść: materiał partnera