Sercem Parku jest centrum przetwarzania danych Exea (Exea Data Centre) - bezpieczna i wydajna infrastruktura informatyczna, która została zaprojektowana pod kątem świadczenia usług w modelu chmury obliczeniowej. Tuż obok – Exea Smart Space, czyli inkubator dobrze zapowiadających się startupów technologicznych. Wśród nich jest SSC Master - firma, która świadomie postawiła na przeniesienie swojego biznesu do chmury. Zostawała kolejno klientem, partnerem biznesowym i inkubowanym startupem Exea.

Exea Data Centre - nowoczesne, bezpieczne centrum przetwarzania danych. Fot. Exea

Jak to było?

Obiegi dokumentów dla każdego, czyli o biznesie SSC Master

SSC Master jest już, jak mówi jego współzałożyciel i szef Krzysztof Baczyński, dobrze wygrzanym startupem. Oferuje elektroniczne obiegi dokumentów. Klient wybiera wariant wdrożeniowy, zależny od wielkości firmy i intensywności działania, może też liczyć na solidną analizę potrzeb i dopasowanie rozwiązania do swoich procesów biznesowych.

- Naturalnym sposobem prowadzenia biznesu jest dla nas tworzenie tzw. koncepcji biznesowej na podstawie potrzeb klienta i to w procesie dyskusji, otwartego dialogu, a nie odpytania według formularza. Poza tym, oprócz sprzedaży rozwiązania, solidnie uczymy klientów, jak maksymalnie wykorzystać możliwości oprogramowania w konkretnym biznesie - tłumaczy Krzysztof Baczyński.

Przygotowane oprogramowanie udostępniane jest w modelu SaaS (Software as a Service - oprogramowanie jako usługa). Zamiast kupować, instalować i martwić się o moc obliczeniow, klient korzysta z programu w chmurze, płacąc za niego tak długo, jak długo go potrzebuje. Wszelkie kwestie techniczne - w tym sprawne i efektywne dostosowywanie mocy obliczeniowej do bieżących potrzeb klienta - są po stronie dostawcy oprogramowania.

Zasoby pilnie potrzebne, czyli rzeczywistość rynkowa

Tak skonstruowana oferta SSC Master dobrze wpisała się w oczekiwania rynku. Cyfryzacja firm jest procesem nieuniknionym, więc popularność elektronicznych obiegów dokumentów nieuchronnie rośnie. Rośnie zaufanie klientów do technologii chmury - z różnych źródeł wynika, że 50 - 60% firm chciałoby przejść na takie rozwiązania. Coraz chętniej wybierają też mniejszych dostawców usług, doceniając ich starania o indywidualne podejście i wysoki poziom obsługi. Firmie przybywało więc klientów… i problemów ze skalą biznesu. Posiadane serwery do hostowania rozwiązania i obsługujący je zespół stawały się niewystarczające. W 2014 roku firma stanęła więc przed koniecznością zwiększenia zasobów i sprzętowej mocy obliczeniowej.

A może własna serwerownia, czyli analiza możliwości

- Oczywiście, zawsze w takim wypadku choć przez chwilę rozważa się rozbudowę własnej serwerowni - mówi Krzysztof Baczyński. - Ale już sam sprzęt to duża inwestycja, a my chcieliśmy jeszcze zwiększyć dostępność platformy, musielibyśmy więc doliczyć choćby zwiększenie przepustowości łącza internetowego czy systemu backupowego.

Własna serwerownia nie rozwiązywała też problemu skalowania biznesu.

- Nasze rozwiązanie chmurowe integruje się z oprogramowaniem, które klient już ma u siebie - wyjaśnia Krzysztof Łapacz, szef sprzedaży w SSC Master. - Taka integracja wymaga przygotowania środowiska testowego, co zajmowało dużo czasu i angażowało sporo ludzi.

Podobnie było z przygotowaniem wersji pilotażowej.

- Dla klienta, który nie jest pewien, czy nasz obieg dokumentów pomoże mu usprawnić pracę, uruchamiamy rozwiązanie pilotażowe. Pracując na naszych starych zasobach, byliśmy w stanie obsłużyć jednego-dwóch takich klientów jednocześnie - podaje Krzysztof Łapacz.

I wreszcie, zwiększając własne moce obliczeniowe, firma potrzebowałaby więcej ludzi, którzy będą w stanie tę infrastrukturę obsłużyć.

To wszystko spowodowało, że SSC Master zaczął poważnie myśleć o przeniesieniu zasobów do chmury.

Komfortowe rozwijanie biznesu, czyli założenia biznesowe

Planując wirtualizację serwerowni, firma przyjęła sobie ogólne założenia. Chciała bez zamrażania dużych środków poprawić skalowalność biznesu, by łatwo uruchamiać kolejne nowe rozwiązania dla klientów oraz zwiększyć ich komfort, by byli zadowoleni ze współpracy i byli skłonni ją rozszerzać. Patrząc na realia rynkowe, firma zakładała stopniowe zwiększanie sprzedaży - od 50 do 100% liczby klientów rocznie.

- Inwestycja we własny sprzęt i zespół musiałaby się nam zwrócić w ciągu 3-5 lat - mówi Krzysztof Baczyński. - Zatem bez dalszych inwestycji po trzech latach wszystko musiałoby działać tak samo dobrze. Przyjmując nawet bardzo ogólne założenia co do rozwoju firmy i chcąc spełnić warunki wydajnościowe, musielibyśmy co najmniej podwoić nasze zasoby, np. zatrudnienie musiałoby wzrosnąć o 100%.

Krzysztof Baczyński ze współpracownikami zgodnie uznali, że duża inwestycja może zachwiać płynnością finansową firmy. Takiego ryzyka pozbawiona było natomiast dzierżawa specjalistycznej infrastruktury, opłacana w skali miesiąca zależnie od rzeczywistej liczby klientów. Dawała też istotną, niedostępną wcześniej możliwość swobodnego dysponowania dostępną mocą obliczeniową.

- Przy rozwiązaniach w chmurze często w danym momencie jeden klient potrzebuje więcej mocy obliczeniowej, a inny mniej. Optymalnie byłoby więc dynamicznie przenosić tę moc obliczeniową między nimi, a nasze dotychczasowe rozwiązania na to nie pozwalały - podaje Tomasz Podkrólewicz, szef Działu Technicznego w SSC Master.

Był ostatni kwartał 2014 roku, kiedy SSC Master podjął już wstępną decyzję co do optymalnego rozwiązania technicznego i zaczął szukać odpowiedniego dostawcy.

Maksymalne wykorzystanie wirtualizacji, czyli wybór rozwiązania

SSC Master przyjął, że wybiorą dostawcę, który zaproponuje najlepsze parametry i najbardziej interesujące warunki współpracy. Rzeczywistość okazała się nieco inna.

- Na początku zakładaliśmy wybór statycznego, dużego serwera i na takie rozwiązanie się nastawiliśmy - wspomina Tomasz Podkrólewicz. - Szukaliśmy najlepszych warunków dzierżawy określonej ilości serwerów wirtualnych. Kiedy zaczęliśmy rozmowy z Exea Data Center, spotkaliśmy się z podejściem biznesowo-handlowym, które my sami stosujemy na co dzień. Już to nam się spodobało. Analiza naszych potrzeb została przeprowadzona w fajny, otwarty sposób, poczynając od dogłębnego zrozumienia, co robimy, jak pozyskujemy klientów, jak uruchamiamy dla nich kolejne instancje. Dzięki temu, zmieniliśmy wyjściową koncepcję techniczną.

W toku dyskusji okazało się, że najlepszym rozwiązaniem będzie chmura prywatna z wykorzystaniem tzw. orkiestracji.

- Najlepszym rozwiązaniem dla SSC Master, zapewniającym im szybkie i sprawne uruchamianie nowych maszyn wirtualnych pod nowe projekty oraz wydajne wykorzystanie dzierżawionej mocy, pamięci i przepustowości sieci okazała się chmura prywatna - wyjaśnia Marcin Zawadzki, koordynator działu handlowego w Exea. - Jest to wydzielona i kompletna infrastruktura o określonej mocy obliczeniowej, umożliwiająca tworzenie i udostępnianie klientom własnej architektury maszyn wirtualnych. Taka wirtualna “platforma jako usługa” oparta jest o rozwiązanie VMware vCloud Director. Odpowiednio grupowane (alokowane) moc obliczeniowa, pamięć masowa oraz wydajność sieci pozwala w zaledwie 10 sekund tworzyć serwery wirtualne. Dzięki płynnemu przenoszeniu zasobów, maszyny wirtualne pracują z najwyższą wydajnością, a system można szybko skalować w zależności od aktualnych potrzeb.

Bezpieczne dane i jakość współpracy, czyli wybór dostawcy

Na rynku dostawców usług są zarówno duzi gracze globalni, jak i polscy dostawcy. Z punktu widzenia obiegu dokumentów, który wymaga przechowywania danych osobowych i ich ochrony, oczywistym wyborem był dostawca krajowy, najlepiej mieszczący się blisko naszej siedziby, by można było w dowolnym momencie udać się do serwerowni - wylicza Krzysztof Baczyński. - Chcieliśmy mieć znaczący wpływ na konfigurację dzierżawionego rozwiązania.

Istotnym czynnikiem przy wyborze dostawcy był też poziom bezpieczeństwa, potwierdzony certyfikatami. Ma to duże znaczenie szczególnie dla sektora publicznego, który musi przestrzegać procedur zapewniających, że dane są w bezpiecznym miejscu oraz że są zawsze dostępne.
 

- W przeszłości zdarzało się, że musieliśmy udowadniać, czy nasze centrum danych ma dostępność na poziomie 99,9% - zdradza Tomasz Podkrólewicz. - Dlatego jednym z ważnych kryteriów było bezpieczeństwo danych. Exea dysponuje certyfikatem Uptime Institute TIER III (gwarantujący m.in. dostępność zasobów przez 99,9% czasu i restrykcyjnie przestrzegane bezpieczeństwo danych) czy łącza redundantne, zabezpieczone przed atakami.

Wreszcie w branży usług ogromnie ważna jest jakość współpracy z dostawcą chmury, którego zdaniem Krzysztofa Baczyńskiego powinno wybierać się na lata.

- Podobała mi się otwartość, nie tylko techniczna i merytoryczna, ale i handlowa pracowników Exei, którzy otworzyli nam oczy na pewne rzeczy, których wcześniej nie braliśmy pod uwagę. Możliwość rzeczowej dyskusji z żywym, myślącym i rozumiejącym człowiekiem, który we właściwym momencie doradzi czy podpowie, jest bezcenna - ocenia szef SSC Master.

Fot. Exea

Od pilotażu do płynnej przeprowadzki, czyli wdrożenie

- Nasze rozwiązanie to platforma, z której korzysta zarówno klient stacjonarny w typowych godzinach pracy, jak i kadra menedżerska, często w porach nietypowych, np. wieczorami czy w weekendy, także z urządzeń mobilnych - tłumaczy Krzysztof Łapacz. - Nie mogliśmy więc po prostu powiedzieć: no dobrze, na weekend planujemy wdrożenie i wyłączamy system.

Pojawiło się więc pierwsze poważne wyzwanie: przeniesienie bez konieczności uruchamiania instalacji od nowa i minimalny okres bez działania usługi. Dlatego pierwszy kwartał współpracy poświęcony został na uruchomienie pilotażowe, co bez szkody dla klientów pozwoliło przećwiczyć przesiadkę na nową infrastrukturę. Wirtualne maszyny z dotychczasowej serwerowni zostały „przepięte” za pomocą serwerów wirtualnych. Tak przygotowana i sprawdzona infrastruktura umożliwiła przeniesienie danych w rekordowo krótkim czasie - odbyło się to w weekend po południu.

Jak ocenia Krzysztof Baczyński, dzięki sprawdzeniu wszystkich procedur podczas pilotażu, przeniesienie produkcyjne odbyło się bezkolizyjnie. Choć nie było to tak dawno, nie mogę sobie przypomnieć punktów, które wpłynęłyby negatywnie na naszą ocenę współpracy - podsumowuje.

- Rozwijamy ofertę Exea, starając się zachować wszechstronność i elastyczność – komentuje dr Wojciech Daniel, Prezes Zarządu Exea. - Naszym priorytetowym działaniem jest wspieranie MŚP. To do firm tego sektora kierujemy standardowe usługi chmury prywatnej i wirtualnego data center. Wymagają one większych kompetencji technicznych po stronie klienta, ale dają w zamian możliwość pełnej swobody w zarządzaniu środowiskiem. Rozwiązania hybrydowe kierujemy do klientów, którzy nie chcą rezygnować ze swoich zasobów ​IT, ale rozszerzają je o nowe, udostępnione przez nas.

Wydajność i koncentracja na biznesie, czyli wyniki wdrożenia

Jak podaje zespół SSC Master, mimo krótkiego czasu pracy - 3 miesiące pilotażu i przenoszenia kolejnych klientów oraz 3 miesiące pełnego działania produkcyjnego - widać, że przyjęte założenia zostały zrealizowane, przynajmniej w 90%.

- Kiedy uruchomiliśmy rozwiązanie w chmurze i poprawiliśmy techniczne aspekty, klienci zgłaszali nam, że pracuje im się łatwiej, szybciej i bardziej wydajnie - mówi Krzysztof Baczyński.

Kadra SSC Master też dostrzega wyraźnie większy komfort pracy. Proces sprzedażowy w firmie - od prezentacji do wdrożenia - jest dość długi, więc każde jego skrócenie jest cenne. Łatwiej i szybciej jest uruchomić z gotowych szablonów środowisko dla klienta - sprawnie idzie pokazanie klientowi, jak rozwiązanie zadziała na jego zasobach. Podobnie bardziej efektywne jest uruchamianie środowisk deweloperskich, np. dla celów badawczych i porównywania różnych wariantów. Łatwiejsze i tańsze jest przygotowanie projektów pilotażowych, jako formy zachęty, z czego skrupulatnie korzystają handlowcy - wyraźnie przybyło ofert tego rodzaju.

Przy rosnącej niemal liniowo liczbie klientów firma nie musi martwić się o to, czy będzie w stanie obsłużyć kolejnych klientów albo rozszerzyć zakres usług dla obecnych. - Niemal przy każdym naszym wdrożeniu mamy tzw. upselling - wyjaśnia Krzysztof Łapacz. - Przykładowo, po uruchomieniu obiegu faktur klient dostrzega kolejne potrzeby porządkowania swoich procesów firmowych i uruchamia kolejne moduły, np. rozliczanie zaliczek i delegacji, zarządzanie korespondencją, zarządzanie urlopami czy rozliczanie czasu pracy. Kiedy uzyskaliśmy możliwość tworzenia wirtualnych serwerów i przygotowania do nich szablonów praktycznie w ciągu kilku sekund, możemy uruchamiać kolejne moduły niemal od ręki, skracając czas techniczny do minimum.

Taki sposób porządkowania infrastruktury pomógł firmie lepiej korzystać z umiejętności zespołu.

- Zamiast delegować ludzi do niewdzięcznej i żmudnej pracy administracyjnej, możemy szybciej i łatwiej rozwijać produkty, skupiając się na analizie przypadków, integracji z rozwiązaniami klientów i wdrażaniu nowych, oczekiwanych przez klientów funkcjonalności - ocenia Krzysztof Baczyński. - Możemy zająć się tym, co ważne dla biznesu - promowaniu naszych rozwiązań i szukaniu nowych możliwości sprzedażowych. Dzięki temu oszczędzamy czas, co ma wymierny wpływ na finanse firmy.

Fot. Exea

Chmura odsłania możliwości startupów, czyli start do sukcesu

Dziś Exea i SSC Master współpracują także jako partnerzy biznesowi. Rozwiązania SSC Master udostępniane są jako aplikacja SaaS dla klientów Exea, co nie tylko pomaga młodej firmie w sprzedaży, ale i świadczy o uznaniu dla tych produktów. Exea docenia także - i to w sposób wymierny - pomysł i potencjał biznesowy SSC Master, kwalifikując firmę do własnej „wylęgarni” startupów Smart Space. Wraz z innymi startupami, SSC Master korzysta m.in. z przestrzeni co-workingowej w Toruńskim Parku technologicznym, infrastruktury Exea Data Centre oraz wsparcia mentorskiego.

Tak wygląda wejście do aplikacji SSC Master w Exea Marketplace

Dzięki takiemu „zachmurzeniu” usunięte zostały bariery rozwoju. Teraz wszystko zależy od rzeczywistej wartości rynkowej produktów i umiejętności sprzedażowych zespołu. Pierwsze miesiące po wdrożeniu wskazują, że SSC Master ma duże szanse zdać ten test.

Przeczytaj także:

Chmura według Exea w DI
więcej o opisanych rozwiązaniach chmurowych
więcej o SSC Master

Artykuł powstał we współpracy z firmami Exea i SSC Master.