Jakie funkcje posiada system do obiegu dokumentów?

System do obiegu dokumentów to cyfrowy nośnik informacji przekazywanych dotychczas nie tylko droga papierową ale również mailową, ustną czy za pomocą innych programów - na przykład arkuszy kalkulacyjnych. Wdrażanie systemu do obiegu dokumentów polega na odwzorowywaniu procesów biznesowych na ekranie komputera. To jakie to będą procesy, a zatem i dokumenty, zależy od branży w której wdrażany jest program. Systemem do obiegu dokumentów można zagospodarować przykładowo następujące obszary:

• Obieg korespondencji
• Rejestr umów
• Archiwizacja dokumentacji
• Elektroniczny obieg faktur kosztowych
• Teczka pracownicza
• Obieg zarządzeń i instrukcji
• Rejestr zasobów firmy
• Obsługa procesu zakupowego

Realne funkcje jakie posiada aplikacja do obiegu dokumentów zależne są od wymagań klienta. Większość rozwiązań na rynku oferuje możliwość personalizacji. Oznacza to, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów rozpoczyna się od analizy przedwdrożeniowej, w czasie której klient przekazuje analitykowi, które procesy powinny zostać odzwierciedlone w systemie. Więcej na temat oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów i jego funkcjach można przeczytać pod adresem https://nextgeno.com/elektroniczny-obieg-dokumentow/ 

Na czym polega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów wdrażany jest we współpracy z analitykiem biznesowym, który zbiera wymagania i w oparciu o nie tworzy dokumentację do akceptacji klienta. W oparciu o zaakceptowaną dokumentację powstaje zlecenie programistyczne lub aplikacja konfigurowana jest przez konsultanta IT. Najoptymalniejszym podejściem jest podzielenie wdrożenia na mniejsze części i praca w cyklach. W ten sposób klient może rozpocząć pracę na pierwszym wycinku systemu zaledwie po kilku tygodniach (lub znacznie szybciej). 

Alternatywą jest tzw. Wdrożenie metodą waterfall, gdzie analizowany, a następnie wykonywany jest cały system. Plusem jest poznanie pełnego budżetu wdrożenia na samym początku, jednak może się to okazać zwodnicze, gdyż prace mogą trwać miesiącami, a finalny produkt może nie pasować do potrzeb przekazanych pół roku wcześniej. Nie jest to też polecane rozwiązanie zważywszy na to, że najlepszym sposobem na dobre wdrożenie jest ciągłe prototypowanie i poprawianie działania systemu. Pozwala to osiągnąć lepszy jakościowo i ergonomicznie produkt.