Rynek eventowy jest coraz atrakcyjniejszy. Co rusz powstają nowe firmy zajmujące się organizacją wydarzeń, a ich oferta jest niezwykle bogata. Nie warto jednak do realizacji wydarzenia zatrudniać pierwszej lepszej agencji z brzegu. Aby mieć pewność, że wydarzenie będzie zrealizowane na poziomie konieczne jest dokładne sprawdzenie przyszłego współpracownika.

Opinie

Zanim skontaktujemy się z agencjąeventową (a najlepiej kilkoma) sprawdźmy opinie o niej w Internecie. Znajdziemy je na Google Maps, na Facebooku, czasem na Instagramie. Oceny takich firm raczej będą zgodne z rzeczywistościąi realne. Nie obserwujemy w tej branży zachowań typowych chociażby dla gastronomii, gdzie konkurujące lokale potrafią wystawiać negatywne oceny z „kont duchów”.

Warto zasięgnąć też języka w branży bądź wśród znajomych z innych firm. Bardzo często się bowiem zdarza, że dana agencja eventowa organizowała już wydarzenie dla kogoś innego. Relacja z pierwszej ręki jest zawsze w cenie.

Oprócz tego koniecznie sprawdźmy referencje! Każda szanująca się agencja powinna mieć na swojej stronie internetowej dział, w którym prezentuje rekomendacje od swoich klientów. Duża liczba pozytywnych referencji to sygnał, że firma prężnie działa, posiada odpowiednie doświadczenie i jest uważana za podmiot profesjonalny.

Doświadczenie

Znacie pewnie sytuację, kiedy wchodzicie na stronę agencji i znajdujecie opis oferty opatrzonych kilkoma zdjęciami. Oferta oczywiście tak olbrzymia, że można by eventami obłożyć każdy weekend. Szukamy portfolio i… i nic. Albo go nie ma, albo widnieją w nim trzy wydarzenia na krzyż. Polecamy wówczas zrobić w tył zwrot i szukać dalej.

Aby nie stracić pieniędzy, czasu i wizerunku (słaby event leci na konto firmy), sprawdźmy jak długo agencja eventowa działa na rynku i przestudiujmy dokładnie jej portfolio. Im większe, tym lepiej – wówczas można mieć pewność, że firma wie co robi i nie będzie na nas eksperymentować i na nas budować swojego portfolio.

Komunikacja

Wyznacznikiem, który da nam dużo do myślenia jest sposób komunikacji agencji z klientem. Liczy się w tym przypadku czas odpowiedzi na zapytanie i kultura odpowiedzi. Zazwyczaj w pierwszym kontakcie firma przyśle do wypełnienia Brief. Można w nim znaleźć z pozoru niepotrzebne pytania, ale to wszystko dla dobra klienta. Dzięki szczegółowemu wywiadowi mamy pewność, że agencja eventowa chce jak najlepiej dopasować ofertę do danego zapytania.

W dobrym guście będzie rozmowa telefoniczna zainicjowana przez doradcę agencji. Prawdziwi profesjonaliści od początku dążą do zdobycia naszego zaufania zapraszając nas na spotkanie, podczas którego najprościej i najszybciej będzie omówić wizje przyszłego eventu.

Czas

Jeśli ktoś będzie twierdził, że jest w stanie przygotować duży event w dwa dni, to możemy mieć pewność, że ani oferta, ani późniejsza realizacja nie będą rzetelne. Przygotowanie wydarzenia to niezwykle trudne zadanie, do którego trzeba podejść skrupulatnie i zadbać o każdy, najmniejszy szczegół. Jeśli czas przygotowania oferty zostanie wyznaczony np. na tydzień – nie zrażajmy się. To naprawdę tyle trwa. Pamiętajmy, że profesjonalna agencja evenowa będzie chciała przygotować dla nas jak najlepszy event. Dajmy im na to szansę.

Mamy nadzieję, że teraz wybór agencji eventowej, która przygotuje Wasze wydarzenie nie będzie już tak ciężkie.