Wnioski wypełniane online, kalendarz urlopów, automatyczne przesyłanie dokumentów bazujące na uprzednio stworzonej ścieżce akceptacji, employee self-service – każda z tych funkcjonalności zaprojektowana jest, by ułatwić i przyspieszyć pracę oraz zwiększyć transparentność procesów HR. Oszczędność czasu związana z wdrożeniem aplikacji do urlopów (a tym samym oszczędność środków wydawanych na pensję pracowników) jest znacznie większa niż koszt takiego systemu.

W jaki sposób aplikacja urlopowa pomaga zaoszczędzić czas pracownikom działów HR?

1. Pracownik działu HR nie musi odpowiadać na liczne powtarzające się pytania pracowników o wymiar przysługującego im urlopu. W dużych firmach takie zapytania mogą generować nawet 10% wszystkich pytań zadawanych administratorom HR przez pracowników.
   
   
2. W systemach wyposażonych w możliwość zarządzania delegacjami (np. w tomHRM), możliwość wprowadzenia przez pracownika informacji na temat delegacji, otrzymanej zaliczki, dołączenia dokumentów i skanów usprawnia proces rozliczania delegacji.
   
   
3. Wszystkie informacje są w jednym miejscu i nie trzeba ich aktualizować ręcznie. Jeśli w firmie pojawi się nowy pracownik – uzyska on od razu dostęp do systemu. Jeśli manager – będzie on miał podgląd na to, jak wyglądała polityka urlopowa i zarządzanie nią do tej pory. Nie ma konieczności pamiętania o nadawaniu i odbieraniu dostępów pracownikom do kilku rozsianych w różnych miejscach dokumentów (co jest standardem, jeśli urlopami zarządza się przez współdzielone arkusze kalkulacyjne).
   
   
4. System zapisuje daty każdego zdarzenia. Wiadomo, kiedy wniosek został wysłany, kiedy zaakceptowany, kiedy usunięty i kto to zrobił. Nic nie ginie. W ramach procesów administracji urlopami pojawia się znacznie mniej błędów.
   
   
5. Stały dostęp online pozwala sięgnąć po potrzebne informacje w każdym momencie (np. drukowanie karty urlopowej z poziomu aplikacji w dowolnym czasie). Nie ma potrzeby archiwizowania papierowych dokumentów, wnioski można dopiąć do e-teczek pracowniczych. Pracownik nie musi fizycznie chodzić do archiwum, dopinać wniosków do teczek i dbać o ich prawidłową numerację.

W jaki sposób aplikacja urlopowa pomaga oszczędzić czas managerów?

1. Manager otrzymuje powiadomienie o tym, że pracownik wysłał mu wniosek urlopowy do akceptacji bezpośrednio z systemu – może go zaakceptować lub odrzucić w dowolnym czasie.
   
   
2. Manager, mając podgląd do planu urlopów całego działu, może efektywnie planować pracę całej grupy, uwzględniając terminy oddania projektów i inne ważne dla firmy zmienne.
   
   
3. Nie musi odpowiadać na ciągłe pytania pracowników dotyczące ich urlopów.
   Pracownik dzięki dostępowi do aplikacji sprawdza status swoich urlopów sam.
   
   
4. Jeśli w dziale akceptacja wniosków jest kilkustopniowa, manager nie musi sam przesyłać wniosku ani pilnować, by jego przełożony go zaakceptował – wszystko dzieje się automatycznie w systemie.
   
   
5. Manager nie musi konsultować z działem HR czy pracownikowi przysługuje urlop, o który wnioskuje.
   System pozwala złożyć wniosek tylko wtedy, jeśli do takiego urlopu pracownik ma prawo.

Całościowo pozwala to na oszczędzenie około 15 - 20% czasu związanego z administracją pracownikami przez managera.

W jaki sposób aplikacja urlopowa pomaga oszczędzić czas pracowników szeregowych?

1. Pracownik ma stały dostęp do informacji o tym, ile urlopu mu przysługuje. Nie musi pisać maili i pytać się kierownika czy kadrowej. To pozwala mu szybciej i efektywniej zaplanować własny urlop.
   
   Oszczędność –5 min x 5 pytań w roku = 25 min / pracownik
   
   
2. Pracownik generuje wniosek urlopowy z poziomu aplikacji. Koniec z jego drukowaniem, mozolnym odręcznym wypełnianiem i składaniem w gabinecie szefa bądź wysyłaniem mailem.
   
   Oszczędność –10 min x 4 razy do roku = 40 min / pracownik
   
   
3. Pracownik może sprawdzić status wniosku bezpośrednio w aplikacji. Widzi, na jakim etapie akceptacji jest jego prośba, dostaje automatyczne powiadomienie, kiedy przełożony zaakceptuje wniosek.
   
   Oszczędność –3 min x 4 razy do roku = 12 min / pracownik
   
   
4. Dzięki integracji swojego kalendarza z kalendarzem urlopów łatwiej mu zaplanować wypoczynek tak, by nie kolidował z ważnymi sprawami w firmie, zaplanowanymi spotkaniami, wydarzeniami czy szkoleniami.
   
   Oszczędność – 30 min w skali roku / pracownik

Z powyższych szacunków wynika^[i], że aplikacja urlopowa pozwala oszczędzić około 107 minut rocznie na pracownika (1,8 roboczogodziny). Przy 10 pracownikach to już 18 godzin, a przy 100 – 180 godzin, czyli ponad miesiąc pracy.

^[i] Typowe zachowanie pracownika biorącego wolne 4 razy do roku w firmie średniej wielkości. Szacunek oparty o obserwację oraz wywiady z pracownikami działów HR.