Z artykułu dowiesz się:

• Czym jest KSeF?
• Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
• Jak we wdrożeniu faktur KSeF może pomóc Ci platforma Comarch EDI?

Co to jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów i skierowana do polskich przedsiębiorców. Za jej pośrednictwem można wysyłać, odbierać oraz archiwizować faktury. Po co to robić i dlaczego potrzebny jest do tego cały system? Związane jest to z planami Ministerstwa na zmianę procesowania e-faktur i przejście z dotychczasowego modelu post-audit na model clearance, który działa już w kilku krajach europejskich i zdobywa coraz większą popularność. Jego największą zaletą jest przejrzystość, która zapobiega wyłudzeniom. Każda faktura jest bowiem rejestrowana w systemie, weryfikowana, dostaje też unikalny numer identyfikujący. Dopiero tak przygotowany dokument wysyłany jest do kontrahenta.

Zgodnie z zapowiedziami od 1 stycznia 2024 roku wymiana faktur będzie odbywać się wyłącznie za pośrednictwem KSeF, a każdy dokument będzie zapisywany w formacie KSeF XML. Faktury ustrukturyzowane będą więc miały określony sposób zapisu i ściśle wyznaczoną strukturę, która została opisana w szczegółowej specyfikacji technicznej.

KSeF – od kiedy można z niego korzystać?

Jak już wspomniano, Ministerstwo Finansów zapowiada, że obowiązek korzystania z KSeF będzie obowiązywał od stycznia 2024 roku. Osoby, które wolą tradycyjne rozwiązania, mogą więc korzystać z nich jeszcze przez niespełna rok. Chętni przedsiębiorcy mogą jednak wystawiać faktury ustrukturyzowane już od 2022 roku. Jeśli więc chciałbyś zapoznać się z Krajowym Systemem e-Faktur już teraz – nie ma przeciwwskazań. W każdej chwili możesz zacząć z niego korzystać.

Dlaczego warto zawczasu zapoznać się z aplikacją KSeF?

• Rozwiązanie to prędzej czy później stanie się obowiązkowe i korzystanie z niego nie ominie żadnego przedsiębiorcy.
• Platforma KSeF dla wielu osób – zwłaszcza tych nieobeznanych z procesami informatycznymi – może być trudna w obsłudze. Lepiej nauczyć się z niej korzystać na spokojnie, mając w perspektywie jeszcze dużo czasu, niż na ostatnią chwilę, gdy terminy integracji gonią, a ministerstwo straszy karami.
• Faktury KSeF mają jednolitą strukturę (stąd nazwa: faktury ustrukturyzowane), a to sprzyja przejrzystości dokumentów i minimalizuje ryzyko pomyłek przy ich wypełnianiu. Łatwiejsze jest też wystawianie faktur korygujących.
• W KSeF faktury archiwizowane są na okres do 10 lat, a przedsiębiorcy korzystający z platformy nie muszą przechowywać ich w formacie JPK, jak to było wymagane dotąd.
• Korzystanie z KSeF to także aspekty środowiskowe i finansowe: faktur nie trzeba drukować i magazynować w fizycznych kopiach. Nie wymagają też przesyłania ich między biurami, angażowania kurierów czy poczty. Wyeliminowanie tych procesów pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze.

Comarch EDI – Twoja pomoc w integracji z KSeF

Mamy nadzieję, że teraz już wiesz, jak przydatnym narzędziem może być Krajowy System e-Faktur. Niestety – jak już wspomniano – wdrożenie go może nastręczać pewnych trudności. Dlatego powstały programy, których zadaniem jest ułatwienie przedsiębiorcom przejścia tego procesu. Jednym z nich jest Comarch EDI. Platforma ta wyręczy Cię w wielu zadaniach, m.in. nada fakturze odpowiednią specyfikację, zadba o walidację systemową i biznesową, a przede wszystkim ułatwi wystawianie faktur ustrukturyzowanych, wysyłanie ich do systemu, archiwizowanie (wraz ze statusami, UPO i numerami ID) i odbieranie. Z taką pomocą korzystanie z KSeF będzie bardzo proste, wygodne i szybkie. Docenisz to Ty, ale także Twoi kontrahenci.

Fot. Shutterstock