Digitalizacja dokumentów

Sprawny przepływ dokumentów, w czasach kiedy coraz większą popularnością cieszy się wśród przedsiębiorców digitalizacja działalności, staje się dla wielu nie lada wyzwaniem. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie wydawać może się skomplikowanym systemem. W rzeczywistości jednak jego funkcjonowanie wymaga często jedynie niewielkiej zmiany dotychczasowego sposobu organizacji pracy i nawyków. Korzyści płynące z tej decyzji mogą być ogromne.

Zrównanie efaktury z fakturą papierową, które wprost wynika z obecnie obowiązujących przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług, spowodowało, że wiele firm już od kilku lat posługuje się taką formą wystawiania i wysyłania dokumentów sprzedaży. W formie elektronicznej wystawione mogą być różne rodzaje dokumentów księgowych, takie jak: 

• faktury VAT,
• faktury korygujące,
• noty korygujące, 
• duplikaty faktur. 

Ich elementy muszą być takie same, jak w przypadku tradycyjnej formy papierowej. Analogicznie stosuje się też zasady rozliczania. Z elektronicznym obiegiem dokumentów sprzedaży firmy mają zatem do czynienia od dłuższego już czasu.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie i ich archiwizacja

Wykorzystanie systemu elektronicznej wymiany dokumentów tzw. EDI staje się łatwiejsze także dzięki coraz szerszej ofercie firm, będących jego operatorami. Proponują one nie tylko elektroniczną wymianę dokumentów z partnerami biznesowymi, ale umożliwiają zintegrowanie z wykorzystywanymi programami księgowymi czy magazynowymi, dzięki czemu usprawniają elektroniczny obieg dokumentów w firmie. 

Odpowiednio wdrożony system EDI pomaga także bezpiecznie archiwizować dokumenty w firmie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wystawione i otrzymane efaktury powinny być bowiem przechowywane przez okres 5 lat, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Właściwe usystematyzowanie dokumentów i wymagany ich podział na okresy rozliczeniowe, umożliwiające łatwe odszukanie oraz zweryfikowanie podczas kontroli lub audytu, bez konieczności zapełniania wielu segregatorów, to z pewnością kolejna korzyść, płynąca z elektronicznego obiegu dokumentów. 

Przepływ ustrukturyzowanych dokumentów w zamówieniach publicznych

Ustawą z 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym wprowadzone zostały do porządku prawnego nowe zasady przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w ramach zamówień publicznych. Zgodnie z zapisami ustawy zamawiający zobowiązany jest do odbierania od wykonawcy faktur elektronicznych. W przypadku innych niż faktury ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych możliwe jest ich wysyłanie i odbieranie, jeśli druga strona wyrazi na taką formę zgodę. 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przez uczestników zamówień publicznych nie jest jeszcze obowiązkiem. Jednak obecnie obowiązujące rozwiązania wskazują na wyraźną tendencję do ograniczania tradycyjnego przepływu dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów – sposób na bezpieczny i szybki przepływ danych

Rozważając zastąpienie elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie dotychczasowego sposobu przekazywania informacji i danych, warto także wziąć pod uwagę, że korzystanie z EDI możliwe jest poprzez specjalne aplikacje lub dedykowane portale. Wymiana dokumentów, prowadzona za pomocą szyfrowanych łączy, jest przy tym dużo bardziej bezpieczna niż w przypadku ich wysyłania za pośrednictwem e-maila. 

Elektroniczny obieg dokumentów to również znaczne przyspieszenie przesyłania m.in. dokumentów sprzedaży, a tym samym możliwość szybszego otrzymania zapłaty. Poza wygodą i proekologicznym aspektem elektronicznego przepływu dokumentów, firmy mogą też osiągnąć wymierne korzyści płynące z rezygnacji z tradycyjnego papierowego wystawiania, przesyłania i archiwizowania dokumentów.