„Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?” to tytuł badania zrealizowanego przez firmę szkoleniowo-doradczą 4Results na próbie 492 zarządzających: kierowników i menedżerów z różnych branż. Pokazuje ono wyraźnie, że szefowie w firmach mają tydzień w tydzień wiele różnych spotkań oraz telekonferencji, które dzięki kilku zabiegom mogłyby być przygotowane i prowadzone bardziej efektywnie. Zaoszczędziłoby to czas i energię członków zespołu.

Dużo spotkań bezpośrednich, mało wideokonferencji

Z badania wynika, że zarządzający mają dużo spotkań bezpośrednich. 9 na 10 z nich ma przynajmniej raz w tygodniu takie spotkania w małej grupie, 5 na 10 – w większej grupie osób. Sporo jest spotkań zdalnych. 50% badanych realizuje przynajmniej raz w tygodniu telekonferencje. Co ciekawe, 60% zarządzających nie miewa w ogóle wideokonferencji, a jedynie 8% ma je każdego dnia.

Autorzy raportu rekomendują przeniesienie, tam gdzie to możliwe, części telekonferencji do „reala”. Szczególnie tych, które wymagają podjęcia trudniejszych decyzji, będących efektem negocjacji – po to, aby by podnieść jakość interakcji i uprościć prowadzenie spotkań. Eksperci rekomendują też, jeśli kontakt bezpośredni jest niemożliwy, częstsze wykorzystywanie kamery i realizowanie wideokonferencji, co podnosi zaangażowanie uczestników.

Matryca spotkań: upraszcza zarządzanie

Jakie typy spotkań mają zarządzający? Najczęściej biorą udział w „operatywkach” – krótkich spotkaniach dotyczących bieżącej pracy – codziennie realizuje je 50% menedżerów i kierowników. Co ciekawe, aż 48% zarządzających spotkania z własnym szefem 1:1 ma rzadziej niż raz w tygodniu, a 14% nie ma ich wcale. Rzadkie są też spotkania strategiczne – rzadziej niż raz w tygodniu realizuje je 56% respondentów, a 13% nie miewa ich w ogóle. Autorzy raportu rekomendują uporządkowanie siatki spotkań.

Efektywniejsze spotkania bezpośrednie

Zarządzający mają poczucie traconego czasu i nonsensu wielu spotkań. Chcieliby, aby spotkania były celowe, służyły podejmowaniu decyzji, a nie autoprezentacji członków zespołu czy licytacji osiągnięć. 62% badanych uważa, że spotkania bezpośrednie byłyby skuteczniejsze, gdyby pilnowano, aby kończyły się decyzjami/ustaleniami, 62% – gdyby określano wcześniej cel spotkań, 39% – gdyby ograniczano liczbę uczestników spotkań do niezbędnego minimum. Z kolei mniej istotne jest np. punktualne rozpoczęcie i zakończenia (15% wskazań) czy dbanie o pozytywną atmosferę (18% badanych).

Najbardziej kłuje w oczy szefów brak zaangażowania i koncentracji uczestników spotkań (wskazuje na nie 3 na 10 uczestników badania) czy ignorowanie celu spotkania poprzez korzystanie z telefonów i komputerów w trakcie zebrania (co czwarty badany) oraz wpadanie w dygresje (mówi o tym co piąty badany).

Autorzy raportu rekomendują między innymi określenie celu spotkania w zaproszeniu wysłanym uczestnikom oraz zapraszanie wyłącznie uczestników, którzy są niezbędni na zebraniu. I w końcu: stwierdzają, że obecnie, przy takim wolumenie zebrań, jedną z kluczowych umiejętności menedżerskich jest umiejętnie angażowanie uczestników wydarzeń.

Zdaniem Macieja Robakiewicza, aktora i trenera 4Results, w prowadzeniu efektywnych spotkań kluczowe jest przekazanie energii prowadzącego uczestnikom. A to uzyskamy przede wszystkim najpierw poprzez zadbanie o energię własną prowadzącego, a następnie poświęcenie całej uwagi opiniom zgromadzonych, dopytywanie, angażowanie. Dodaje, że czasami niewiele trzeba, aby »uruchomić« osobę – wystarczy trochę atencji dla wyznawanych przez nią poglądów i proponowanych przez nią rozwiązań.

Źródło: 4Results