W komunikacji pomiędzy firmami e-mail lub faks mogą wiele znaczyć, ale dla urzędów i sądów taka forma komunikacji praktycznie nie istnieje. Wysłanie dokumentu e-mailem może nie mieć znaczenia dowodowego.

Wczoraj Rzeczpospolita, a za nią m.in. IAR podały, że "maile i esemesy będą miały moc dokumentów papierowych". Nie jest to stwierdzenie całkiem precyzyjne, ale prawdą jest, że e-maile, faksy i SMS-y mogą mieć większą rangę dzięki nowelizacji Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego, zaproponowanej przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego.

>>> Czytaj: Już nie będziemy tonąć w fakturach

Osoby bardziej zainteresowane tematem powinny zajrzeć na stronę BIP Ministerstwa Sprawiedliwości. Da się tam znaleźć wspomniany Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks cywilny oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego wraz z uzasadnieniem.

W projekcie czytamy, że "Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie". Taką definicję można uznać za bardzo liberalną. Dalej czytamy, że dla zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczyć  złożenie oświadczenia woli w postaci takiego dokumentu, który umożliwia ustalenie osoby składającej oświadczenie.

W uzasadnieniu projektu czytamy, że przyjęcie definicji dokumentu "zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, dając w ten sposób wyraz szerokiemu ujęciu dokumentu".

W proponowanym ujęciu dokumentu nie ma znaczenia, czy jest on podpisany. Definicja jest też neutralna technologicznie, a treść dokumentu może być dowolnie ujawniona (za pomocą zapisu graficznego, dźwięku lub obrazu). Nośnik informacji też nie ma znaczenia. Jedynym wymogiem jest takie utrwalenie informacji, aby dało się ją odtworzyć. Autorzy nowelizacji przyznają, że wzorowali się m.in. na rozwiązaniach niemieckich.

Dalej w uzasadnieniu projektu czytamy:

Wprowadzenie definicji dokumentu dało impuls do ustawowego uregulowania nowego typu formy szczególnej, jaką ma być forma dokumentowa. Zgodnie z przyjętymi założeniami ma ona stanowić formę o niższym jeszcze stopniu sformalizowania niż forma pisemna, co przede wszystkim przejawia się w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu.

(...)

Przewidziano możliwość zastrzegania formy dokumentowej zarówno jako formy ustawowej, jak i umownej. Początkowo, forma dokumentowa może posiadać większe zastosowanie, jako forma umowna.

(...)

 Jednocześnie umieszczenie definicji formy elektronicznej w odrębnym przepisie jednoznacznie przesądza o tym, że stanowi ona odrębny, choć równoważny w stosunku do formy pisemnej, typ formy szczególnej.

Rzeczpospolita podaje, że projekt jest na ostatnim etapie prac w Ministerstwie Sprawiedliwości i wkrótce trafi do Sejmu, który powinien uchwalić ustawę do końca tego roku.

>>> Czytaj takżę: KIG za zwiększeniem ochrony klientów banków