27 listopada Polska zacznie wdrażać brukselską dyrektywę o e-fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Zanim jednak pierwsze faktury popłyną sieciowym strumieniem, będzie jeszcze kilka miesięcy na właściwe przygotowanie.

Ustawą, która zacznie obowiązywać od 18 kwietnia 2019 roku będą objęte organy władzy publicznej wszystkich szczebli, w tym jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie publiczne oraz spółki komunalne powołane do realizacji zadań publicznych. Nakazem przyjęcia elektronicznej faktury będą objęte również samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, państwowe i samorządowe instytucje kultury, a także komunalne towarzystwa budownictwa społecznego.

Zgodnie z nowymi przepisami wszystkie te grupy podmiotów będą musiały przyjmować e-faktury w jednolitym, europejskim standardzie od swoich dostawców towarów i wykonawców prac. Co ważne, decyzja o wystawieniu automatycznej e-faktury będzie należeć do dostawcy ponieważ w przypadku zamówień publicznych nie będzie już wymagana zgoda nabywców na wystawianie faktur elektronicznych.

Nowe przepisy w trybie trzech ustaw

Automatyczne przetwarzanie faktur będzie obowiązywać w ustawach Prawo zamówień publicznych, o partnerstwie publiczno-prywatnym i o umowie koncesji na roboty budowlane i usługi. Wyjątkiem będą zamówienia objęte tajnością ze względu na ochronę bezpieczeństwa państwa. Fakturowanie elektroniczne będzie stosowane również w przypadku małych zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej progu równowartości 30 tys. euro. W tym przypadku można wyłączyć stosowanie e-faktur w umowie, ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego.

Co trzecia firma odbiera prawdziwe e-faktury

Główny Urząd Statystyczny sprawdził ile firm prowadzących działalność w 2017 roku miało do czynienia z e-fakturami. W badanej grupie znalazło się 103467 podmiotów gospodarczych. 35,5% z nich zadeklarowało, że odbiera automatyczne e-faktury. Zdecydowana większość, bo aż 94,3% firm przyjmuje dokumenty, które nie nadają się do szybkiego przetwarzania i z automatyzacją nie mają nic wspólnego. Najczęściej jest to zwykły mail z załącznikiem w formacie PDF. Niestety, to powszechna pomyłka w polskim biznesie.

Dominuje papier i niewłaściwy format

Najgorzej prezentują się małe przedsiębiorstwa zatrudniające od 10 do 49 pracowników. Z badania wynika, że 34% z nich odbierało „właściwe” e-faktury. Odsetek wśród średnich przedsiębiorstw był trochę wyższy i wyniósł 41%. Brylują w tym zestawieniu duże firmy zatrudniające minimum 250 osób. Ich wynik w podsumowaniu wynosi 46%. W każdej z tych grup dominowała jednak „udawana” elektroniczna faktura czyli PDF.

Główny Urząd Statystyczny sprawdził także ile przedsiębiorstw wystawiło e-faktury dla innych firm lub administracji publicznej. Aż 84,3% stawiało na papierową formę rozliczania. Rozwiązanie pomiędzy czyli faktury w formie elektronicznej nienadające się do automatycznego przetwarzania wybierało 43,5% przedsiębiorców. Tylko niewiele ponad 13% z nich deklaruje, że wysyłało dokumenty w formatach EDI, UBL lub XML, czyli idealnych do automatycznego przetwarzania.

Nadchodzą zmiany

Prognoza opracowana w 2010 roku przez Komisję Europejską dotycząca korzyści z zastąpienia faktur papierowych elektronicznymi odpowiednikami zakłada oszczędności rzędu 240 miliardów Euro w ciągu 6 lat. Ponadto europejscy urzędnicy prowadzili latem tego roku konsultacje publiczne w celu oceny przepisów dotyczących fakturowania, wprowadzonych w Dyrektywie Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. Chodziło o zebranie opinii ekspertów i podatników ws. osiągniętych do tej pory założeń, oczekiwań i potrzeb zainteresowanych podmiotów. Konsultacje pozwoliły Brukseli na lepszą identyfikację problemów wynikających ze stosowania e-fakturowania na terenie państw członkowskich. W oparciu o te prognozy i oceny KE postanowiła uczynić fakturę elektroniczną dominującą formą fakturowania na obszarze Unii już w 2020 roku.

Źródło: Edison