Współczesna praca biurowa to terabajty danych zapisanych na dyskach komputerowych. Obecnie większość zadań wykonywanych jest na tych urządzeniach, a dokumenty papierowe powoli są zastępowane postacią cyfrową. Jesteśmy na takim etapie zmian, gdzie pojawiają się podpisy cyfrowe lub innego rodzaju autoryzacje potwierdzające tożsamość akceptanta. Minie jeszcze kilka lat, zanim takie rozwiązanie zdominuje tradycyjny podpis na umowie. Do tego czasu musimy zatroszczyć się o sterty dokumentów. Coraz częściej zarządzanie nimi outsorsujemy, ale nadal większość firm swoje archiwa przechowuje w siedzibie. Jak odpowiednio zarządzać danymi w tradycyjnej formie?

System archiwizacji

Prowadząc biznes, generujemy masę dokumentów. Potwierdzenie przyjęcia zlecenia, potwierdzenie zakończenia prac, umowy, wnioski, podania, gwarancje, faktury i wiele, wiele innych ważnych druków. Jeżeli usługa lub sprzedawany przedmiot ma gwarancję, jest kredytowany czy leasingowany w większości przypadków, spotkamy się z umową w formie papierowej. Najczęściej w dwóch lub większej liczbie egzemplarzy w zależności od liczby uczestników transakcji. Taki kwitek musimy przechowywać przynajmniej przez okres jej obowiązywania. Warto jej nie zgubić.

Dopóki jest dobrze, zwykle nie sięgamy po umowę. Jednak, gdy pojawią się trudności np. z terminową płatnością, to musimy znaleźć nasz egzemplarz, aby sprawdzić jej warunki. Jeżeli takich umów podpisujemy dziesiątki lub setki dziennie, to sprawny system zarządzania dokumentacjom jest niezbędny. Planując archiwizację w ramach wewnętrznego zespołu, warto go odpowiednio wyposażyć. W tym celu pomocny będzie system informatyczny, czytniki oraz drukarka etykiet.

Sprzęty w służbie porządku

Komputer z oczywistych względów jest najważniejszy. Warunkiem jest, aby posiadał odpowiednie oprogramowanie archiwizujące. Dzięki niemu zarządzanie katalogami, ustalenie lokalizacji, czy status dokumentu będzie można sprawdzić w każdej chwili. Komplementarnym urządzeniem, które w łatwy sposób pomoże np. przenosić stan faktyczny towarów na magazynie do postaci cyfrowej, jest elektroniczny czytnik, podobny do tych w sklepach spożywczych. Po naklejeniu i zeskanowaniu kodu kreskowego od razu w systemie i na skanerze pojawia się informacja o liczbie części w danej skrzyni czy dokumentacji przypisanej do konkretnego klienta.

Trzecim urządzeniem jest drukarka do etykiet znana jako drukarka do naklejek. To stacjonarne lub mobilne urządzenie, które może wydrukować symbole, nazwy, liczby, znaki i kody kreskowe. We wspomnianym magazynie oznaczone zostały skrzynie, w których jest konkretna ilość części. Inny kod może informować o opisie całego regału lub pojedynczej części. Drukarki etykiet pomogą w oznaczeniu i opisaniu fizycznych przedmiotów. Późniejszy odczyt danych będzie możliwy w systemie komputerowym, ale także bezpośrednio z magazynu przy użyciu czytnika kodów. Przykładowe drukarki etykiet znaleźć można na https://strefadrukarek.pl/drukarki-etykiet.

Drukarki etykiet

Odpowiednio oznaczony magazyn to rzetelna informacja o stanie faktycznym towarów i materiałów. W biurze księgowym ilości dokumentów są przytłaczające. Wynika to z miesięcznych zobowiązań przedsiębiorców względem ZUS i US, ale także w stosunku do banków, gdzie dostarcza się dane finansowe przedsiębiorstwa. Mało aktywna firma wygeneruje pojedyncze dokumenty, które łatwo można odnaleźć w segregatorze. Jednak przedsiębiorstwo produkujące segregator danych w tydzień będzie wymagał lepszego zarządzania danymi.

W takiej sytuacji przyda się drukarka do naklejek. Dzięki odpowiednim opisom w krótkim czasie możemy stworzyć etykietę z nazwą „tydzień 7”, ale równie dobrze opisać poszczególne dni, aby w przyszłości łatwiej je odszukać w segregatorze. Z kolei instalatorzy, używając wersji kompaktowej drukarki, którą łatwo transportować, poradzą sobie z oznaczeniami instalacji hydraulicznej czy elektrycznej. Dodatkowe oznaczenie np. ikonka ognia może sugerować, że dany przedmiot jest gorący. Drukarka do etykiet Brother to sprzęt, który może znacząco ułatwić pracę, a więcej informacji o nim znaleźć można na https://strefadrukarek.pl/drukarki-etykiet-brother.

Praca w biurze, magazynie czy terenie można być wygodniejsza. W przypadku, gdy pracujemy z dużą ilością danych, towarów lub materiałów, łatwy dostęp do danych jest bardzo pożądany. Odpowiednie oznaczenie pomaga łatwo zidentyfikować wielkość stanów magazynowych, ale także w prosty sposób odszukać konkretne części czy dane finansowe. Drukarki do etykiet to przydatny sprzęt, który pomoże w wielu zawodach.